Bewaartermijnen

Het Burgerlijk Wetboek Legt aan iedereen die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent, de verplichting op gedurende 7 jaar aantekening te houden van zijn vermogenstoestand en alles wat het bedrijf aangaat. Verder wordt in dit wetboek ook geregeld hoe lang rechten en plichten gelden binnen allerlei overeenkomsten. Hieruit vloeien indirecte bewaarverplichtingen voort van 5, 20 en 30 jaar.

De Algemene wet rijksbelastingen

Verplicht iedereen die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent, om gedurende 7 jaar alle documenten te bewaren betreffende de rechtspositie van het bedrijf en de heffing van de belastingen. Hieronder vallen ook de documenten die een toelichting kunnen geven op het feitelijke doen en laten van een bedrijf.

De Wet op de omzetbelasting

Verplicht tot het bewaren van die documenten uit de administratie voor een periode van 9 jaar die te maken hebben met de BTW-heffing op rechten en verplichtingen voortvloeiende uit onroerende goederen. Aangezien een andere bepaling in deze wet aangeeft dat de administratie volledig dient te zijn kan een administratie niet worden vernietigd na 7 jaar.

De Wet bescherming Persoonsgegevens

Regelt onder andere hoe lang persoonsgegevens bewaard mogen worden. In principe moeten twee jaar na beindiging van de relatie alle betreffende gegevens worden vernietigd.

Overige bewaartermijnen

Naast de wettelijke bewaartermijnen kan een bedrijf natuurlijk ook zelf bepalen hoe lang bepaalde documenten bewaard moeten worden.

Bewaartermijn: permanent

Ieder bedrijf zal de stukken over de historische groei en ontwikkeling van het bedrijf willen bewaren. Het gaat dan bijvoorbeeld om: oprichting statuten inschrijving Kamer van Koophandel beleidsplannen de vermogenssituatie jaarverslagen notulen van belangrijke vergaderingen bedrijfspanden organisatorische opbouw belangrijke gebeurtenissen of activiteiten Bewaartermijn: 0 jaar Alle voor het bedrijf onbelangrijke stukken, die geen enkele betekenis hebben en dus onmiddellijk vernietigd kunnen worden.

Bewaartermijn: 1 jaar

Dit zijn documenten die voor een korte periode belangrijk zijn, zoals bijvoorbeeld: vakantieroosters documenten over de invulling van vacatures verlof verzoeken van medewerkers (verlofbriefjes) declaratieformulieren adreswijzigingen jaarverslagen van andere instellingen vergaderstukken van externe instanties, waaraan medewerkers deelnemen

Bewaartermijn: 5 jaar

Bijna alle documenten, die niet belangrijk zijn voor het historisch archief en waarvoor wettelijk geen bewaartermijn is vastgesteld, kunnen na 5 jaar vernietigd worden. Bij twijfel verleng je gewoon de bewaartermijn. Meer informatie vind je in de archiefwet

© 2011 van Wijhe Consultancy