Heb je binnenkort een evenement of congres die je gaat organiseren? Bij het organiseren van een evenement komt veel kijken. Hieronder vind je een aantal handige tips die je kunnen helpen:

• plan een evenement niet vlak voor of vlak na de avond- of ochtendspits.

• plan een evenement niet direct volgend op het einde van de werkdag.
  Houd rekening met de terugreistijd (per trein/bus/auto, et cetera) van de deelnemers. Het zou jammer zijn als deelnemers voor het einde van het programma op moeten stappen.

• als de volgende dag weer een gewone werkdag is, laat het evenement dan niet tot in de late uurtjes duren.

Bepaal een geschikte dag, maar let erop dat op de maandagen over het algemeen geen geschikte dagen zijn. Bij veel kantoren wordt deze dag als vergaderdag benut. Van dinsdag tot en met donderdag zijn veelal geschikte dagen.

De vrijdagen en zaterdagen zijn alleen geschikt wanneer partners en/of kinderen ook aanwezig zijn. Dat geldt overigens ook voor de zondag. Houd voor de zondag ook rekening met het feit dat mensen op maandag weer moeten werken en dat sommige mensen vanwege, bijvoorbeeld religieuze redenen, niet op zondag willen of kunnen deelnemen.

Verder zijn er nog een aantal ongunstige periodes zoals bijvoorbeeld tijdens vakantieperioden, internationale en nationale feestdagen en op Koninginnedag. Religieuze feestdagen zoals Kerst, Pasen en de Ramadan zijn ook geen gunstige tijden. Mocht  er een WK, EK voetbal of bijvoorbeeld een Olympische Spelen dan is dit ook een zeer ongunstige periode.

De genodigden?

Zijn er bijvoorbeeld VIPS bij of partners en/ of familie van? Hebben die speciale wensen zoals bijvoorbeeld een hotelovernachtingen of misschien hebben zij transportwensen. Verder: hoe moeten de uitnodigingen eruit zien?
Hoe kunnen de deelnemers zich aanmelden? Via de website of zend je een antwoordkaart mee? Allemaal punten die zeer belangrijk zijn en die je beslist moet opschrijven, zodat je niets vergeet.

Doe je de organisatie in je eentje of is er een team

samengesteld voor de organisatie?

Stel een lijst samen met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers. Het is ook heel belangrijk om een goed draaiboek op te stellen.

Hierin vermeld je wat de tijd, plaats en actie is van de verantwoordelijke medewerker. Neem hierin ook op wie de betrokken leverancier is. Houd op zijn minst één keer een vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn
 

Ga je de organisatie van het evenement uitbesteden?

• kies een betrouwbaar bureau (informeer bij collega's en/of brancheorganisaties).

• vraag om duidelijke contracten, met de leverings- en betalingsvoorwaarden en de eventuele annuleringsvoorwaarden.

• spreek af hoe vaak je op de hoogte wil worden gehouden over het verloop van de organisatie.