|
Het registreren van inkomende en uitgaande documenten noemen we postregistratie. In veel organisaties wordt de post centraal gesorteerd, ingeboekt in een postregistratiesysteem en vervolgens de organisatie ingestuurd.
Veel kleine bedrijven vinden een dergelijk postregistratiesysteem vaak te duur. Dat betekent dus dat je zelf een handmatig "postregistratiesysteem" moet maken om belangrijke documenten makkelijk te kunnen terugvinden. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een overzichtje van in- en uitgaande post in Excel.
Voor de registratie van poststukken zijn de volgende punten van belang om in het overzichtje te zetten:
- de poststukken krijgen een nummer en/of kenmerk (opeenvolgend is aan te bevelen)
- de NAW - gegevens van de afzender
- de gegevens van de contactpersoon in de eigen organisatie
- briefdatum, zowel de ontvangstdatum bij binnenkomst als bij uitgaande post
- de verzenddatum
- onderwerp van het poststuk
- wie ontvangt het origineel en wie een kopie?
- eventuele acties die ondernomen moeten worden en wie dat dat zou moeten gaan doen
Software
Er zijn vele softwarepaketten die je kunnen helpen bij de registratie van poststukken. Er zijn vele softwarepakketten beschikbaar, hieronder vind je een aantal handige links naar bedrijven die dergelijke pakketten leveren.
Buitenlandse Post verzenden?
Als je regelmatig post moet verzenden naar het buitenland dan is het van groot belang dat de adressering goed is. Het adres moet alle gegevens te bevatten om de postzending op de plaats van bestemming te krijgen.
Tip: surf naar de site van de Wereldpostunie (UPU) voor hulp bij een correctie adressering
Hier vind je een voorbeeld van een juiste adressering, zowel voor binnenlandse- als buitenlandse adresssering.
|
