Voor de voorbereiding

• stel vooraf doelen die je wilt behalen tijdens de vergadering
• nodig alleen mensen uit die belang bij de vergadering hebben
• kies het juiste tijdstip en de juiste plaats voor de vergadering; fris in de morgen of aan het eind van de middag.
• Maak een agenda en verspreid deze van te voren.

De vergadering zelf

1. Begin op tijd
2. zorg dat iemand de vergadering notuleert
3. kijk nog een keer naar de agenda en informeer of er nog aanpassingen nodig zijn
4. zorg dat de deelnemers elkaar kennen
5. houd je aan de agenda
6. zorg dat er geen of heel weinig onderbrekingen zijn
7. moedig de mensen aan om aan de vergadering deel te nemen
8. sluit de vergadering af door de besluiten die zijn genomen en de opdrachten die zijn gegeven nogmaals samen te vatten.

Wat er na de vergadering gebeurt

• Als er notulen zijn gemaakt verspreid deze dan zo snel mogelijk; Op deze manier herinner je mensen eraan wat er tijdens de vergadering is gebeurd en/ of is afgesproken.
• Als er opdrachten zijn gegeven moet regelmatig de voortgang hiervan bij de betreffende persoon worden gecontroleerd; wacht niet tot de volgende vergadering om te ontdekken dat iemand zijn of haar opdracht niet heeft voltooid.

Telefonisch vergaderen

Een telefonische vergadering is een telefoongesprek met meer dan twee personen. De deelnemers bevinden zich fysiek meestal op verschillende locaties, zij kunnen dan via een vaste of mobiele telefoon gezamenlijk overleg voeren.

Hoe werkt het? Op het afgesproken moment worden de deelnemers gebeld, of zij bellen zelf naar een bij de reservering verkregen telefoonnummer en toetsen de toegangscode in. De deelnemers worden vervolgens in de vergadering geplaatst en hebben direct telefonisch contact: iedereen heeft de mogelijkheid om het woord te voeren en men kan de andere deelnemers horen.

• Kijk voor meer informatie over telefonisch vergaderen op de site van de KPN
  
  
• Cursus Resultaatgericht Vergaderen van MKB Cursus & Training. Klik hier voor meer informatie.