|
Tips voor het opstellen van e-mailberichten:
- Houd e-mailberichten kort en bondig
Is je bericht toch langer? Stuur dan een bijlage mee.
- Wees direct
Voor een papieren brief gaan mensen nog even zitten, maar na jouw e-mail wachten nog 10 ongelezen berichten.....
- Vermijd vervelende mededelingen
Afwijzingen en kritiek komen mondeling beter over, omdat je je stemgeluid kunt aanpassen en dingen beter kunt toelichten. Doe je het toch via de e-mail, dan loop je de kans dat je boodschap helemaal verkeerd wordt opgenomen...met alle gevolgen van dien.
- Geef een duidelijk onderwerp aan
Zonder een onderwerp of subject bestaat de kans dat je mailbericht niet wordt gelezen of zelfs zal worden verwijderd door virusscanners of spam verwijder programma's.
- Splits meervoudige boodschappen op
Heb je toch meerdere boodschappen te melden? Verdeel het dan over meerdere mailtjes: het vergroot de kans dat de ontvanger de mail ook daadewerkelijk leest.
- Gebruik een handtekening met je contactgegevens
Mochten er onduidelijkheden zijn, dan kan de ontvanger je toch makkelijk bereiken.
- Stuur geen grote bijlages
Houd bijlages beperkt qua aantal en grootte, richtlijn is maximaal 1 MB. Stuur je toch een bijlage groter dan 1 MB dan duurt de laadtijd heel erg lang en loop je kans dat de ontvanger het niet leest. Heb je toch een groot bestand? Pak het bestand dan in via winzip. Op deze manier kun je de bestandsgrootte aanzienlijk verkleinen.
- Gebruik niet te veel CC-tjes
Tegenwoordig word je overspoeld door mailtjes, waardoor je mailberichten gaat scannen. Zend je mail dus alleen naar de mensen die het "echt" moeten lezen.
- Moet je toch een bericht sturen naar veel mensen?
Gebruik dan het BCC adres veld i.p.v. het aan/to of CC (Carbon Copy) veld om de e-mailadressen in te plaatsen. Zo voorkom je dat alle geadresseerden van elkaar de e-mailadressen zien.
- Wacht met invullen van het adresveld totdat je het bericht voltooid hebt
Zo voorkom je dat je per ongeluk een half afgeschreven e-mailbericht gaat verzenden.
- Controleer de spelling in de mail voordat je op 'verzenden' drukt
Een van de grootste ergernissen is het grote aantal spel- en tikfouten dat je vaak in mailtjes aantreft.
Handige boeken over e-mailen:
|
