|
Jaargang 1, augustus 2008
Beste Secretaresse,
De vakantieperiode zit er weer bijna op en de meeste van jullie zijn vast alweer aan het werk. Hierbij zend ik jullie dan ook weer graag de nieuwsbrief van SecretaresseNet toe. Dit keer met een column met ervaringen uit de praktijk en een aantal hele interessante tips voor een succesvol uitnodigingstraject.
Graag wijs ik jullie verder nog op de Workshop Efficiënt E-mailen op 23 september a.s. in GoldenTulip Val Monte in Berg en Dal (nabij Nijmegen). Er zijn nog een aantal plaatsen vrij, dus meld je nog even snel aan!
Veel leesplezier!
Ingeborg Lentjes
www.SecretaresseNet.net
Bijdrage met dank aan:
Annemarie de Martines heeft ruim 4 jaar geleden het bureau Quadrant Office Support opgericht. Dit bureau heeft zich gespecialiseerd in het professionaliseren van secretariaten. Door middel van advies, coaching en training zoekt zij met de secretaresse en haar manager naar eenvoudige, effectieve oplossingen voor knelpunten. Drie thema’s heeft Annemarie hoog in het vaandel: minder werkdruk, meer plezier in het werk en tijdwinst voor de manager en de secretaresse.
In deze column schrijft Annemarie de Martines over haar ervaringen in haar dagelijkse praktijk:
Drie jaar geleden werd ik door de directie van een grote organisatie ingeschakeld om iets te doen aan de negativiteit die heerste op het directiesecretariaat. De negatieve spanning en stress voelde je inderdaad als een vlijmscherp mes naar beneden komen op het moment dat je het secretariaat binnen liep. Voor deze situatie waren meerdere oorzaken te benoemen. Ik bespreek er één:
Het was me opgevallen dat de secretaresse van de algemeen directeur (laten we haar Ciska noemen) zich voortdurend negatief uitliet over haar baas en haar 2 collega secretaresses. In een persoonlijk gesprek met Ciska werd me duidelijk dat zij de verkeerde persoon op de verkeerde plek was. Ze klaagde veel over van alles en nog wat. Opvallender was dat ze meer tijd aan haar privéleven wilde besteden en het liefst minder uren wilde werken. In haar huidige positie behoorde dat niet tot de mogelijkheden.
Waarom was Ciska indertijd in deze baan gestapt? Ciska is kostwinner van haar gezin. De financiële beloning die bij de functie van directiesecretaresse hoort, was daarom een belangrijke motivatie om de baan te accepteren. Ciska was destijds nog jong en was vooral gericht op carrière maken. Secretaresse van de algemeen directeur was in dat opzicht de ultieme carrièrestap. Bovendien was ze niet ongevoelig voor de status die bij deze baan hoorde. Nu begon echter de schoen steeds meer te wringen. Ciska had overduidelijk geen plezier in haar werk en ze wilde meer tijd aan haar privéleven besteden. Tijdens ons gesprek kon ze aangeven wanneer ze wél plezier in haar werk zou hebben. Helaas was dat op deze werkplek niet te realiseren.
De klap kwam hard aan toen Ciska te horen kreeg dat ze naar een andere functie moest gaan uitkijken. Terechte boosheid richting werkgever omdat ze eigenlijk nog nooit te horen had gekregen dat ze niet functioneerde. Gevoelens van angst ook omdat alle zekerheid onder Ciska’s voeten werd weggemaaid. Gelukkig was er op een andere afdeling een vacature waar ze een parttime regelneef met cijfermatig inzicht zochten.
Na een aantal weken sprak ik Ciska weer. “En?”, vroeg ik, “bevalt je nieuwe baan?” “Zeker weten!”, antwoordde Ciska, “het was best moeilijk om van directiesecretaresse een stapje terug te moeten doen, maar ik heb er geen spijt van. Sterker nog, was dit maar 5 jaar eerder gebeurd. Ik heb nu een baan die bij me past en ik ga fluitend naar m’n werk. Ook privé heeft het positief uitgewerkt. Ik geniet meer en ik heb weer energie om samen met mijn gezin dingen te ondernemen.”
Meer informatie over Quadrant Office support vind je op de website
Uitnodiging Workshop
Graag nodigen Denise Hulst & SecretaresseNet je uit om deel te nemen aan deze zeer interessante workshop bij Golden Tulip Val Monte in Berg en Dal (nabij Nijmegen). De workshop gaat over "Efficiënt E-mailen" en de onderwerpen die behandeld zullen worden zijn:
Efficiënt e-mailgedrag Handige toepassingen
Do’s & Dont’s
Vormen van ondersteunen
E-mailgebruik Slaaf of baas?
Het programma?
17.30 uur Ontvangst met een hapje en drankje en de gelegenheid om kennis met elkaar te maken.
18.30 uur Inleiding door SecretaresseNet
18.45 uur Inleiding Golden Tulip Val Monte
19.00 uur Begin workshop door Denise Hulst
21.30 uur Eind workshop en korte eindpresentatie
De kosten voor deelname aan de workshop bedragen slechts € 59,50 per persoon excl. BTW. Aanmelden kan door een e-mail te sturen naar info@secretaressenet.nl. Graag tot ziens op 23 september!
De tien geboden voor een succesvol uitnodigingstraject
Een verleidende uitnodiging is van groot belang voor een geslaagd evenement. Een duidelijke, tot de verbeelding sprekende uitnodiging, als verlengstuk van het evenement, die de doelgroep prikkelt en nieuwsgierig maakt, verhoogt de aantrekkingskracht. En dus de respons.
De tien geboden zijn:
-
Zorg voor een up to date adressenbestand.
-
Verstuur de uitnodiging tijdig, zodat de genodigden de agenda kunnen blokken.
-
Richt uitnodigingen altijd persoonlijk, dit vergroot de attentiewaarde.
-
Stel de tekst kort en bondig op.
-
Zorg dat de uitnodiging opvalt, bijvoorbeeld door een gekleurde envelop of een gadget.
-
Maak een vertaalslag van het evenement naar de uitnodiging middels vormgeving, taalgebruik en kleurstelling.
-
De rode draad, titel van het evenement of thematiek dient van start te gaan in het uitnodigingstraject.
-
Zorg voor een eenvoudige, laagdrempelige antwoordmogelijkheid.
-
Bevestig aanmeldingen te allen tijde schriftelijk.Dit committeert mensen.
-
Bouw meerdere contactmomenten in met de doelgroep in het uitnodigingstraject, waardoor je evenement ‘top of mind’ wordt.
Een goed uitnodigingstraject laat het evenement al leven voordat het is begonnen. Het geeft het evenement uitstraling en aantrekkingskracht. Het creëert een gevoel van: ‘Morgen is het the talk of the town dus daar móet ik bij zijn!’
Door:
Lenny Kaarsgaren, Effectivents Evenementenorganisatie, training & advies
Effectivents is een fullservice evenementenbureau en geeft diverse trainingen in het organiseren van evenementen. Informatie: www.effectivents.nl, info@effectivents.nl of telefoonnummer (073) 5944142.
Uw gegevens:
[SUBSCRIPTIONS]
|
