Qua opbouw ziet Outlook 2007 er toch ongeveer hetzelfde uit als Outlook 2003, maar er zijn wel een aantal nieuwe functies bijgekomen. Als eerste is de gebruikersinterface van Microsoft Office Outlook 2007 bij het opstellen van een nieuw e-mailbericht qua uiterlijk wel anders geworden. Het voordeel hiervan is dat je makkelijker toegang hebt tot alle opmaakopties. Er is gebruik gemaakt van "tabbladen" zoals bericht, invoegen, opties en tekst opmaken.

Nieuw: zoekveld

Het eerste wat opvalt is dat er een nieuw zoekveld is toegevoegd om (nog) sneller te kunnen zoeken in de berichten van Postvak IN. Dit zoekveld zit in alle e-mailmappen zodat je de desbetreffende map snel kunt doorzoeken. Een nieuwe functie is ook voorbeeldweergave voor bijlagen. Deze maakt het mogelijk om een voorbeeld te zien van een bijlage zonder dat je de bijlage eerst hoeft te openen. Let er wel op dat als je deze vieuwer aanzet, je een grotere kans hebt voor het ontvangen van virussen.

Nieuw: RSS ondersteuning

Een map onder "persoonlijke mappen" is er bijgekomen genaamd RSS feed. Je kunt hier snel en eenvoudig een RSS feed toevoegen waar Outlook dan een submap van maakt. De RSS feed berichten worden automatisch geupdate en binnengehaald.

Nieuw: de Takenbalk in Outlook 2007

Outlook 2007 beschikt over een nieuw hulpmiddel, namelijk de Takenbalk. In deze balk aan de rechterzijde kun je in één oogopslag de maandkalender, komende afspraken, taken en e-mailberichten bekijken. Deze Takenbalk kun je natuurlijk ook in- & uitschakelen. Om hem uit te schakelen klik je gewoon op het kruisje rechtsboven in de balk. Om hem vervolgens weer aan te zetten kies je voor Beeld, Takenbalk, Normaal.

De Takenbalk kun je ook minimaliseren. Daarvoor dienen de twee pijltjes naar rechts naast de naam. Om de balk weer uit te vouwen klik je op twee pijltjes naar links. Nog veel makkelijk is om de toetscombinatie Alt+F2 te gebruiken om te schakelen tussen de verschillende mogelijkheden. Wil je de Takenbalk groter maken, dan wijs je de rand met de muis aan. Wanneer de aanwijzer verandert in twee pijltjes sleep je deze naar links tot de Takenbalk het gewenste formaat heeft.

Tip: Geen bijlagen in leesvenster

Je kunt bijlagen bekijken in het leesvenster, maar het vergroot de kans op virussen wel aanzienlijk. Daarom is het verstandig om het bekijken van bijlagen in het leesvenster uit te schakelen.

Dit kun je als volgt doen:

• Kies Extra >> Vertrouwenscentrum Klik op Verwerking van bijlagen Zet het vinkje aan bij Voorbeeld van bijlagen in Outlook uitschakelen en klik op OK.

 Tip: Geen waarschuwingen voor nieuwe mail

Outlook genereert een venstertje als je een nieuw e-mailbericht binnenkrijgt. Wanneer Outlook geladen is wordt dit venstertje kort getoond op het bureaublad. Dit venstertje kan behoorlijk irritant zijn, omdat je snel bent afgeleid om toch weer eerst je mail te bekijken.

Je kunt de optie ook gewoon uitschakelen, dat doe je als volgt:

• Ga naar Extra, Opties, E-mailopties Klik op Geavanceerde e-mailopties Zet de optie een waarschuwing voor nieuwe e-mail weergeven uit en klik 3 maal op ok.

Tip: je agenda per e-mail verzenden

Je kunt je Outlook agenda ook verzenden naar elke willekeurige ontvanger. Deze persoon hoeft niet te beschikken over Outlook of Exchange Server. De agenda informatie wordt in een e-mailbericht verzonden als .ICS-bestand. Dit is de extensie voor het internationaal gestandaardiseerde iCalendar-formaat.

Selecteer in het navigatie deelvenster de optie Agenda. Klik op Agenda per e-mail verzenden. Er wordt dan een nieuw e-mailbericht gestart. Kies in het venster het datumbereik. De standaard is Vandaag, maar het is misschien logischer te kiezen voor de volgende 7 dagen. Kies in de lijst Detail het detailniveau dat de geadresseerde te zien krijgt. Met het selectievakje Alleen de tijd binnen mijn werktijden weergeven kun je aangeven dat je alleen de normale werktijden wilt laten zien. Klik op OK. Je kunt het bericht nu verder normaal verzenden

Tip: Back-Ups maken vanuit Outlook

In bijna alle bedrijven worden dagelijks Back-ups gemaakt van het computersysteem of van de netwerkmappen. Maar wist je dat je dit ook heel gemakkelijk zelf kunt doen?

Volg onderstaande stappen en zet je bestanden bijvoorbeeld op een USB-stick, dan heb je altijd nog "zelf" een back-up van belangrijke gegevens.

• Kies voor Bestand - Importeren en exporteren - Naar een bestand exporteren.
• Klik op Volgende.
• Kies voor de optie Naar een bestand exporteren
• In het volgende venster kies je Bestand met persoonlijke mappen (.pst).
• Klik weer op Volgende en selecteer in het venster dat dan verschijnt Persoonlijke mappen.
• Vergeet niet in dit venster het vakje bij Inclusief submappen aan te vinken!
• Klik nog een keer op Volgende.
• In het venster dat nu volgt noteer je de naam voor het back-upbestand en de plek waar dit bestand opgeslagen moet worden.
• Klik op OK geklikt en de back-up wordt gemaakt.

Tip: gemakkelijk feestdagen in je agenda zetten

Altijd makkelijk.....weten wanneer de feestdagen vallen, toch? Wist je trouwens dat het helemaal niet nodig is om alle feestdagen jaar in jaar uit zelf in te tikken of hier repeterende afspraken van te maken? Outlook kan ze namelijk volledig automatisch voor je in de agenda zetten. Je kunt dit heel gemakkelijk doen, door via de Extra / Opties het kadertje Agenda aan te klikken. Vervolgens klik je op de knop Agenda-opties. Een nieuw venster verschijnt met ongeveer in het midden de knop Feestdagen toevoegen. Als je hier op klikt, dan kun je de feestdagen van één of zelfs meer landen aanvinken.

Outlook tip: Agenda opschonen

Bijna iedere manager heeft tegenwoordig een smartphone. Helaas komt het nog wel eens voor dat bestaande afspraken tijdens het synchroniseren niet goed worden herkend. Bovendien zijn er nogal wat managers die zelf een poging ondernemen om zelf afspraken in hun telefoon te zetten. Hoe krijg je deze "ongewenste" afspraken er zonder al te veel moeite weer uit? Je kunt natuurlijk per week alle afspraken bekijken en eventueel verwijderen of wijzigen, maar veel makkelijker is om over te schakelen naar een andere weergave, waarin je alle afspraken op een rijtje kunt bekijken. Ga hiervoor via de menubalk naar Beeld - Huidige weergave - Alle afspraken. Je ziet nu een overzichtelijk lijstje staan met alle afspraken. Je kunt nu makkelijker in een keer (herhalende) afspraken verwijderen en/ of wijzigen. Ook is het mogelijk om op een veld naar keuze te sorteren. Op deze manier kun je makkelijker inschatten welke afspraken moeten blijven en welke niet. Bij de velden Begin en Eind kun je bijvoorbeeld zien wanneer een afspraak is (of was). Meer velden nodig om op te sorteren? Via Beeld - Huidige weergave - Huidige weergave aanpassen kun je velden toevoegen, zo ook het veld Gemaakt. Dit veld kan goed van pas komen om snel alle wijzigingen van één moment te zien, bijvoorbeeld de dag dat er iets fout ging met synchroniseren.

Kalenders over elkaar heen weergeven 

In Outlook 2007 kun je meerdere kalenders over elkaar gebruiken. Uiteraard wil je dubbele afspraken zien te voorkomen. Outlook 2007 kan gelukkig meerdere agenda's naast en over elkaar weergeven. In de kolom Agenda klap je het onderdeel Mijn agenda's uit en selecteer je de agenda's die je tegelijkertijd wilt zien. Nu zet Outlook de agenda's naast elkaar neer. Als je nog sneller wilt zien of er geen dubbele afspraken zijn, dan is het ook mogelijk om de agenda's gecombineerd weer te geven. Klik hiervoor op het pijltje naar links dat je op het tabblad van een agenda rechts in beeld ziet staan.


Terugkerende afspraken maken

Als je in Outlook regelmatig dezelfde terugkerende afspraak hebt, dan is het heel eenvoudig om de afspraak naar een andere dag te kopiëren. Houd hiervoor <Ctrl> ingedrukt en sleep de afspraak naar het gewenste tijd. Er staat nu een kopie van de afspraak, zonder dat de originele afspraak is verplaatst.


Lege kalenders afdrukken

Het is in Outlook 2007 mogelijk om een kalender uit te printen waarbij je kunt kiezen voor een dag-, maand- of jaarweergave. Zo maakt je snel een handige kalender om op  kantoor te hangen. Hoe doe je dit? Klik onder Mijn agenda's je agenda aan en klik in het menu op Bestand en dan op Afdrukken. Mochten er in je agenda allerlei afspraken staan, dan zal de afgedrukte kalender niet leeg......Als je een lege kalender wilt hebben, dan kun je die ook heel makkelijk uitprinten door een nieuwe agenda aan Outlook toe te voegen. Klik hiervoor in het menu op Bestand en kies vervolgens voor Nieuw, Agenda. Geef de Agenda een naam en bepaal in welke map deze moet worden opgeslagen. Vanaf dat moment kun je ook een lege agenda selecteren en op basis daarvan een kalender uitprinten.