Notuleertips

Stel je tijdens een vergadering assertief op. Zeg het wanneer je iets niet begrijpt en vraag regelmatig om een samenvatting.

Werken met een laptop moet je even in de vingers krijgen. Oefen voordat je met de laptop gaat notuleren. Regel er een muis bij!

Als je met Word werkt, kun je het volgende eens proberen: Open Extra en klik vervolgens Autocorrectie aan, waarbinnen je het tabblad autocorrectie opent. Het dialoogvenster wijst je verder de weg. Op deze manier kun je met bijvoorbeeld de code vov de zin 'De voorzitter opent de vergadering' tevoorschijn toveren. Of, nog mooier, maak tekstfragmenten.

Een besluitvormend agendapunt is helder weer te geven door gebruik te maken van de zogenaamde bob-structuur. De eerste b is van beeldvorming, de o staat voor ordening en de laatste b staat voor besluitvorming. Wanneer je volgens deze structuur noteert, krijg je een leesbaar en vooral logisch verhaal, hoe onlogisch wellicht de vergaderdeelnemers ook door elkaar hebben gesproken.

De checklist
Hoe je ook notuleert, de checklist ziet er altijd hetzelfde uit:

• De kop: is de kop voorzien van naam van de vergadering, datum, plaats en eventueel de agenda?
• De presentielijst: zijn de namen goed gespeld en in alfabetische volgorde weergegeven?
• Zijn openings- en sluitingstijd vermeld?
• Is genoteerd of de notulen, al of niet gewijzigd, zijn goedgekeurd?
• Volgt na ieder voorstel een besluit?
• Heb je besluitvormende agendapunten volgens de bob-structuur weergegeven?
• Is ieder actiepunt voorzien van naam en tijdstip?
• Is het verslag objectief?
• Is het verslag na bijvoorbeeld drie jaar ook nog begrijpelijk?
• Is het verslag goed leesbaar?
• Zitten er geen stijl- of spelfouten in?
• Heb je het verslag eerst even aan een ander laten lezen?

Met dank aan: Annet Kooijmans, Trainer Notuleren (op de laptop)

Annet Kooijmans is oprichter van het tekstbureau KM Communicatie in Groesbeek. Kleinschaligheid en persoonlijk contact zijn de kernbegrippen voor dit bedrijf. Steeds weer is er een nauw contact tussen de opdrachtgever en de tekstschrijver, zodat de tekstschrijver goed kan aanvoelen wat nu precies de wens van het bedrijf is. Moet het formeel, dan krijgt u het formeel, mag het informeel, dan krijgt u het informeel. Meer informatie vind je op www.kmcom.nl of mail je vragen of reactie naar kmcommunicatie@wxs.nl

© 2011 van Wijhe Consultancy