E-zine

Beste secretaresse,

Hopelijk hebben jullie het al gezien, maar SecretaresseNet heeft een nieuwe vormgeving. Ik hoop dat jullie het mooi vinden? Bij een nieuwe website hoort ook een nieuwe vormgeving voor de nieuwsbrief, we noemen 'm vanaf nu E-zine.

In dit nummer vertelt Ingrid hoe je Outlook kunt laten opruimen. Diana geeft ons dit keer het advies om aandacht te schenken aan je persoonlijke ontwikkeling en als laatste vertelt Heleen ons dat Het Nieuwe Werken helemaal niet wereldschokkend is.

Veel leesplezier!


Ingeborg Lentjes
www.SecretaresseNet.nl

Laat je mailprogramma je mailbox opruimen!

Wat zou jij er van vinden wanneer je mailprogramma bepaalde mailtjes direct in een archiefmap zou zetten? Bijvoorbeeld mailtjes die je niet direct hoeft te lezen zoals nieuwsbrieven en cc-tjes? Deze mailtjes hoef je niet in je inbox binnen te laten komen. Je kunt je mailprogramma zo instellen dat deze mailtjes direct in de juiste map terecht komen. Zo komen bij mij alle mailtjes die via LinkedIn worden verstuurd in de map LinkedIn. Eens in de paar dagen – wanneer ik er tijd voor heb - kijk ik hier dan naar. In Outlook kun je dit met zogenaamde (Wizard) Regels organiseren.

Wat doen Wizard Regels?
Wizard Regels screent binnenkomende berichten voor jou. Als een bericht voldoet aan de voorwaarden die je zelf hebt ingesteld, dan neemt Outlook een eveneens vooraf ingestelde actie, bijvoorbeeld het verplaatsen naar een map, verwijderen of het doorsturen van een bericht.

Wanneer gebruik je Wizard Regels?
Wizard Regels zijn heel handig wanneer bepaalde berichten regelmatig binnenkomen. Zo’n Regel kun je dan toepassen op berichten van bepaalde personen of op onderwerp. Je kunt bijvoorbeeld verslagen van een bepaalde vergadering direct laten archiveren wanneer je er zelf niet direct iets mee moet maar je het wel moet kunnen terug vinden. Ook kun je een regel toepassen op berichten die in cc aan jou zijn gestuurd.

Hoe maak je een Wizard regel? Lees verder...

Secretaresse in ontwikkeling!

Aan het einde van het jaar vinden in veel organisaties de periodieke functionerings- en/of beoordelingsgesprekken plaats. Een van de gespreksonderwerpen is scholing en ontwikkeling. December is daarom bij uitstek de maand voor secretaresses om eens na te denken over een opleiding of training. Als je nu een aanvraag indient bij je werkgever, kun je vaak begin 2012 al starten.

Blijvend leren
Het is belangrijk om blijvend aandacht te schenken aan je professionele ontwikkeling door middel van scholing. De voordelen zijn groot:

• Door regelmatige scholing blijft je vakkennis actueel.
• Scholing is een stevigere basis om nieuwe uitdagingen aan te gaan.
• Het verstevigt je positie bij je huidige werkgever en vergroot je kansen op de arbeidsmarkt.
• Je creëert voor jezelf mogelijkheden functioneel te groeien, waardoor je de kans op een demotivatie en verveling voorkomt.
• Opkomen voor jezelf en je toekomst motiveert en geeft nieuwe energie.

Kies wat echt bij je past
Het scholingsaanbod voor secretaresses is enorm. Hoe maak je een goede keuze? Lees verder...

H E T N I E U W E W E R K E N – H E L E M A A L ( N I E T?)
W E R E L D S C H O K K E N D

Omsecretaressen, ontsecretaressen, de assisting professional, het nieuwe werken, de veranderende rol van de secretaresse, de managementassistent als gelijkwaardige sparringpartner voor de manager… Als je rondkijkt op het web en in vakbladen gonst het van dit soort kreten. Ze duiden op de digitalisering van ons werk en leven, en de (verstrekkende) gevolgen daarvan voor het managementondersteunende vak.

In november en december doe ik met telefonische interviews een peiling onder tientallen secretaresses en andere managementondersteuners. Het thema is persoonlijke en professionele ontwikkeling in het werk, en de gesprekken vormen een (broodnodige) update op het onderzoek dat ik een kleine twee jaar terug deed met een enquête. Dit keer komt het nieuwe werken ook aan bod in de vragenlijst. In sommige gesprekken komt het prominent naar voren, in andere speelt het nauwelijks een rol.

Degenen die veel met het onderwerp bezig zijn, zijn er vooral zéér enthousiast over. De vernuftige technische mogelijkheden die en passant naar voren komen maken dan ook grote indruk. Op mij in elk geval wel, ik heb nog wel het een en ander te leren op dit gebied, heb ik gemerkt… Dat er de komende jaren nog veel efficiency-slagen gemaakt kunnen en zullen worden is duidelijk. De nieuwe technieken gaan ongetwijfeld veel opleveren aan vrijheid om aandacht aan andere zaken te besteden dan aan uitvoerend werk.

Heel fijn, maar wat als dit allemaal nog wat verder van je af staat? Lees verder...