Nieuwsbrief februari 2011

Beste secretaresse,

Deze keer wil ik jullie voorstellen aan 2 nieuwe columnisten: Yvonne Wouters van Secretary+ en Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo!

De nieuwsbrief is deze keer iets anders opgezet. Dit komt door de grote hoeveelheid aan columns. Ik heb daarom een introductie van het artikel in de nieuwsbrief gezet, wanneer je klikt op "leesverder...", dan kom je op de website en kun je verder lezen.

Natuurlijk hebben Ingrid van Dijk en Heleen ter Avest dit keer ook een leuke column voor jullie geschreven!

Ik wens jullie weer veel leesplezier!


Ingeborg Lentjes
www.SecretaresseNet.nl

Een goede voorbereiding is het halve (vergader-)werk

Hoe beter je je vergadering voorbereidt hoe meer er uit komt. Dat lijkt een open deur. Maar toch hoor en ervaar ik vaak dat mensen onvoorbereid naar een vergadering gaan en het maar over zich heen laten komen. Dat is jammer. Hiermee mis je de kans om tijdens de vergadering je mening te geven en de mogelijkheid om goed onderbouwde kritiek of aanvullingen te geven.

Hoe beter je een vergadering voorbereidt hoe zekerder je ook wordt dat je de onderwerpen goed begrijpt en invloed kan hebben op de  besluitvorming. Met goed voorbereide mensen gaat een discussie sneller en kan een besluit goed onderbouwd genomen worden.

Iedereen kent waarschijnlijk wel de situatie dat iemand iets helemaal uitgelegd wil krijgen, ondanks dat het op papier staat en rondgestuurd is. Of dat iemand vraagt om een leespauze omdat hij of zij een stuk nog niet gelezen heeft. Vaak worden ook agendapunten doorgeschoven naar een volgende vergadering omdat leden van de vergadering het (nog?) niet voorbereid hebben. Dat is niet nodig als iedereen tijd in de voorbereiding stopt.

Met een goede voorbereiding vergader je korter en effectiever. Het levert voor jezelf meer op om je vergadering goed voor te bereiden. Je vergadert korter en effectiever. Bovendien bespaar je anderen ergernis. Immers: als zij het wel voorbereiden en jij niet rem je de vergadering en ervaren ze je niet als gelijkwaardige vergadergenoot. Lees verder....

Hoe bepaal je wat je prioriteiten zijn?

Om te kunnen bepalen wat je op moet pakken is het goed om te kijken wat je prioriteiten zijn. In het Engels zegt men first things first, maar hoe weet je wat in jouw geval first things zijn?

Om het voor jezelf helder te krijgen kun je gebruik maken van het kwadrantenmodel van Eisenhouwer.

Het Kwadrantenmodel van Eisenhower

Neem een vierkant en deel dat in vier delen. De linker kolom is voor Urgent en de rechter kolom voor Niet Urgent. De bovenste rij is voor Belangrijk en de onderste voor Niet Belangrijk. Zo ontstaan er 4 kwadranten, zoals in het plaatje hieronder.



Urgent houdt in dat onmiddellijke aandacht vereist is. Het betekent: nu! Bijvoorbeeld een rinkelende telefoon of een collega die aan je bureau komt. Belangrijk heeft te maken met resultaten; als iets belangrijk is dan draagt het bij aan je voornaamste doelstellingen. Door van elke taak, actie of activiteit te bepalen in welk kwadrant het thuis hoort, krijg je mooi overzicht over wat belangrijk is en wat alleen maar urgent is. Lees verder...

Secretaresses in 2011 behoudend over veranderingsbereid?

Volgens LinkedIn wisselde 30% van mijn contacten het afgelopen jaar van baan. Dit hoge aantal verraste mij en zette me aan het denken. Is dit een trend of is dit toeval?

Toen in 2008 de arbeidsmarkt omsloeg en onzekerder werd, merkte ik dat veel secretaresses terughoudend werden in het wisselen van baan. Ze bleken opeens heel behoudend en risicomijdend. Secretaresses die eerder hadden aangegeven uit te willen kijken naar een andere baan, maar niet met spoed op zoek waren, trokken zich opeens terug; ik zit eigenlijk nog best goed, ik ga mijn vaste baan nu niet opzeggen voor een tijdelijk contract elders. Natuurlijk werd er tijdens de crisis bij sommige bedrijven hard ingegrepen, maar het aantal secretaresses dat op straat kwam te staan bleef beperkt. Werd een contract toch beindigd, dan lukte het een secretaresse relatief snel om een nieuwe uitdaging te vinden. Lees verder... 

K A A K K R A M P

Momenteel ben ik aan de slag met een coachee die de goede gewoonte heeft alles op zichzelf te betrekken. Gaat er iets fout op het werk? Zij gaat bij zichzelf te rade wat ze anders had kunnen doen. Ontstaat er een conflict? Zij biedt haar excuses aan. Dreigen er rampen omdat er een klus niet tijdig afkomt, met als gevolg een ontevreden klant? Zij springt in. Stelt iemand kritische vragen? Zij haast zich te tonen hoe serieus ze die neemt. En alles met een opgewekte glimlach. Fantastisch! Ze krijgt alleen de laatste tijd wat last van kramp in haar kaken.

Als ik haar vraag hoe het nu eigenlijk met haar gaat, haast ze zich te vertellen dat het allemaal reuze meevalt. Ze ratelt door over hoe ze het allemaal best redt door te relativeren en zichzelf af en toe een schop onder haar achterste te geven. Maar hoe het nu met haar gaat, herhaal ik. Tja, wel moe soms, en vaak buikpijn, en die kaakkramp dus, van dat alsmaar blijven glimlachen. Maar er zijn echt veel ergere dingen op de wereld, vertelt ze. Dat snap ik, en toch ben ik benieuwd hoe ze zich voelt. Weer vang ik bot; ze weidt uit over hoe ze gisteren die lastige situatie op haar werk tch heeft weten op te lossen. Als ik vraag wat die fysieke klachten eigenlijk met haar doen, komen er een paar barstjes in haar harnas, dat opgetrokken is uit discipline en de overtuiging dat emoties nu eenmaal weinig zin hebben. Lees verder...

© 2011 van Wijhe Consultancy