Papierloos vergaderen?
Geen losse blaadjes meer op je bureau, geen uitpuilende tassen of document mappen meer, geen verkeerde versies van notulen, agenda’s of vergaderstukken meer…klinkt heerlijk, maar hoe doe je dat papierloos vergaderen nu echt in de praktijk?
Een aantal praktische tips
- Heeft iedereen de beschikking over digitale hulpmiddelen en/of tablets? Een iPad is overigens niet persé noodzakelijk. Je kunt ook een laptop gebruiken. Een iPad is overigens wel heel gebruiksvriendelijk. Bovendien is een tablet gemakkelijk mee te nemen.
- Zorg voor een standaard werkproces dat helder is voor alle deelnemers. Neem hierin een aantal regels op zoals de manier van stukken aanleveren en de wijze van publiceren en raadplegen. Zet geluiden van apparaten uit. Deze worden vaak als storend ervaren. Een efficiënte vergadering vereist ook de aandacht van de deelnemers. Maak dus afspraken over mailen, surfen op het internet, en het raadplegen van Social Media.
- Zorg dat je weet hoe de technologie werkt, zodat je voorkomt dat jij de vergadering vertraagt.
De voordelen
- Omdat alle documenten online staan beschikken alle deelnemers automatisch over de juiste informatie. Op het laatste moment nog even een extra vergaderstukje toevoegen? Geen probleem! Iedereen krijgt maar 1 versie en die is voor iedereen hetzelfde.
- Alle documenten direct bij de hand en nooit meer stukken kwijt of vergeten
- Tijdwinst; de notulen zijn eerder klaar, vaak al direct na de vergadering. De geplande acties kunnen dus meteen door de deelnemers uitgevoerd worden.
- Met papierloos vergaderen bespaar je flink op print-, papier- en verzendkosten. En doordat documenten niet meer geprint hoeven worden, bespaar je nog meer tijd.
Zakelijke Apps voor papierloos vergaderen
- Jeff Meetings
- Dropbox
- OurMeeting
- iAnnotate PDF
- GoodReader
- iBabs
Easy2Meet is een zakelijke app dat gebouwd is op en voor Office 365. Daarmee werkt de app samen met al je contacten, agenda’s en Teams. Documenten worden op je eigen SharePoint opgeslagen.
Notulen Software is een handige vergadertool, en bovendien de best geprijsde tool op het gebied van digitaal vergaderen! (Ook bekend van de online Vergaderbazen community)