Door FindTime toe te voegen aan Outlook is agendabeheer een eitje

Waarschijnlijk ken je de Datumprikker wel. Ideaal om snel een afspraak te maken met meerdere mensen. Zakelijk wordt het soms ook ingezet. Wat ik vaak hoor is dat het nadeel is dat de opties niet in je eigen agenda gezet worden. Dat vond ik ook lastig, daarom maak ik heel veel gebruik van FindTime.

FindTime is een (gratis!) add-in voor Outlook, een toevoeging aan Outlook dus. Het is al lange tijd beschikbaar, al voor Office 365, maar kan tegenwoordig helaas alleen nog geïnstalleerd worden als je met Office 365 werkt. De ontvanger hoeft FindTime niet geïnstalleerd te hebben, die komt uit op een webpagina waar de gewenste opties gekozen kunnen worden.

Om het te installeren ga je naar de website van FindTime, of gebruik je Invoegtoepassingen in Outlook. Let op, het kan zijn dat je toestemming nodig hebt van ict.

Opties aangeven

Wanneer je FindTime hebt geïnstalleerd, zie je een button “Reply with Meeting Poll” en in een nieuwe e-mail (of bij het beantwoorden/doorsturen) een button “New Meeting Poll”.

De eerste keer is een snelle aanmelding noodzakelijk, later hoeft dit niet meer. Je kunt dan aangeven hoe lang je vergadering duurt en of je wilt kijken naar je werkuren of je volledige agenda. Vervolgens kies je de tijden dat je beschikbaar bent om de afspraak te maken. Je kunt maximaal 20 opties aanbieden.

Tip: ik vind het prettiger om de e-mail met FindTime op de ene monitor te zetten en mijn agenda op de andere. Dan kan ik beter zien of ik daadwerkelijk kan of niet. Het is in FindTime ook te zien, maar mijn agenda vind ik net wat overzichtelijker.

Ben je klaar, klik je op Volgende. Vul dan de locatie in. Je kunt hier ook de vergaderinstellingen wijzigen. Hier zou ik zeker even naar kijken, hier bepaal je namelijk welke meldingen je krijgt, of een vergadering automatisch gepland moet worden en of de opties in je agenda gezet moeten worden of niet. Kies vervolgens voor Invoegen in e-mail. De informatie wordt dan in de e-mail gezet. Je kunt de e-mail nu behandelen als iedere andere e-mail.

Tip: het onderwerp van de e-mail wordt de naam van de vergadering in zowel jouw agenda als de agenda van de ontvanger(s). Kies dus voor een duidelijk onderwerp.

Tip: De reclame onderaan haal ik meestal weg, dat vind ik wat professioneler. Ik zet wel altijd in de tekst dat ik FindTime gebruik en waarom. Je kunt de tekst in de tabel aanpassen als je wilt, bijvoorbeeld vertalen naar het Nederlands.

Opties kiezen

Wanneer de ontvanger de e-mail ontvangt, klikt diegene op “Select options”. Hier kan aangegeven worden wanneer hij/zij wel of niet kan en er kan een voorkeur aangegeven worden.

Je krijgt een e-mail als de ontvanger de gewenste tijden heeft ingevuld, daarna kun je de afspraak plannen (of dit gebeurt automatisch, afhankelijk van je bepaalde vergaderinstellingen).

Handig

Op de website van FindTime kun je naar je dashboard gaan. Daar zie je welke vergaderingen er nog open staan, kun je vergaderingen annuleren en een herinnering versturen als iemand nog niet heeft gereageerd. Ook kun je hier de datums nog wijzigen, mocht je een bepaalde datum toch niet meer kunnen of juist nog een datum toe willen voegen.

Belangrijk: FindTime bestaat al sinds 2015, is een relatief klein programma en is eenvoudig in gebruik. Ik heb nog geen problemen met de installatie gehoord. Toch is installeren natuurlijk voor eigen risico. Overleg bij twijfel met je eigen ict’er.