ToDo’s ofwel ‘te doen’ lijsten

Al zolang ik me kan herinneren, werk ik met todo lijsten. Op mijn bureau lag een groot blauw todo blok en als secretaresse liep ik daar ’s ochtends eerst mee richting het kantoor van mijn baas. Alle punten die we bespraken, noteerde ik en voegde daar mijn eigen todo’s aan toe. Dat was de linkerzijde van het blok. Vervolgens zette ik de todo’s aan de rechterzijde in volgorde van prioriteit. Want een todo lijst zonder prio-lijst is maar een aantal woorden onder elkaar geschreven. Toch? Mij geeft het houvast om ze te nummeren in volgorde van belangrijkheid, urgentie.

Tedoens

Al snel noemde ik ze liefkozend mijn tedoens van de dag. Wat heb ik te doen? Waar ga ik mee beginnen en hoe lang ben ik met die tedoens bezig? Op die manier kon ik tijdig aangeven of ik een tedoen misschien niet zou kunnen afhandelen die dag, alles valt en staat met communicatie. Tijdige communicatie, want dan blijkt vaak dat een actiepunt best de volgende dag afgehandeld kan worden. Scheelt een hoop stress, bovendien zijn de tedoens die wel afgehandeld moet worden netjes afgehandeld.

Rust of onrust?

Mijn carrière op kantoor begon heel lang geleden, en daarbij begon ook mijn gewoonte met tedoenlijsten te werken. In al die jaren heb ik in diverse functies gewerkt maar ik ben nooit gestopt met de tedoenlijsten. Sterker nog, ik gebruik ze ook in mijn privé leven. Ik maak tedoens ten aanzien van de huishouding, de kinderen, mijn sociale contacten etc. Reuze handig en eerlijk gezegd zou ik heel veel vergeten zonder die lijstjes. Ik maak lijstjes in notitieblokken, soms heb ik papiertjes in mijn zak, maar ik plak niet overal post-its op. Die mensen schijn je ook genoeg te hebben. Een oud collega van me plakte haar beeldscherm vol met gele post-its, maar dat zou mij juist meer onrust geven dan rust. Overigens kan een todo lijst die uitwerking ook hebben op mensen. Dat ze er juist onrustig van worden om die eindeloos lange lijst actiepunten constant te zien, er mee geconfronteerd te worden waardoor ze minder efficiënt gaan werken. Het tegenovergestelde effect van de aloude todolijst, niet zo handig. Dat komt voornamelijk omdat er soms sneller punten bijkomen dan afgevinkt worden. Dat levert stress op. Als je die nieuwe punten nou meteen op een andere bladzijde noteert, scheelt dat al een hoop onrust.

Digitale lijsten

Het digitale tijdperk heeft er niet voor gezorgd dat die papieren toedoenlijsten compleet verdwenen naar de mobiele apparaten. Althans niet bij mij, en ik ben best een digi-freak. Maar op de een of andere manier blijft het prettig om het op te schrijven, het te zien liggen. Volgens onderzoek van een Nederlands bedrijf ben ik niet de enige. Ongeveer de helft van de ondervraagde werknemers gaven aan met een fysieke todo lijst te werken. Hoewel het gebruik van digitale lijsten wel aan terrein wint, het is ook een kwestie van wennen.

Bottomline

Hoe je er ook mee werkt, op papier of digitaal, iedereen schijnt er op de een of andere manier mee te werken. Ook de lijstjes die je in je hoofd hebt, vallen onder de tedoens. Onthouden wat er gedaan moet worden als een rijtje opgeslagen in de hersenen is ook een tedoen lijst. Er is geen goed of fout, je moet doen wat voor jou prettig werkt. En bij elke lijst is het handig soms gewoon opnieuw te beginnen. Een nieuwe lijst te maken die er weer fris uitziet en waarvan je de zekerheid krijgt dat het allemaal afgehandeld kan worden. Oude lijsten kunnen soms zo rommelig worden, weg ermee en een nieuwe maken. Verschillende lijsten voor verschillende onderwerpen is ook een aanrader, zo blijven de lijsten te overzien. Want zeg nou zelf, soms is de tedoen lijst toch gewoon niet te doen?

Met dank aan: Laura Bellai