Heerlijk zo’n zelfsturend secretariaat?

• Veel organisaties experimenteren momenteel met “zelfsturende teams”. Is dit een hype of toch een blijvertje? En zou dit ook werken op een secretariaat met meerdere secretaresses in een team?

Zelfsturend?

Een zelfsturend team is gezamenlijk verantwoordelijk voor het realiseren van een taak of activiteit. Het verschil met een ‘gewoon team’ is dat er bij een zelfsturend team geen vaste teamleider aanwezig is. Alle medewerkers verrichten in principe alle voorkomende taken binnen het team. Een teamlid neemt per taak of activiteit de coördinatie op zich.

Bedrijven die al werken met zelfsturende team zijn bijvoorbeeld: Stichting Buurtzorg Nederland, Effectory en de JP van den Bent stichting. De pijlers binnen deze bedrijven zijn: vertrouwen, transparantie en persoonlijke verantwoordelijkheid.

De kansen

Het delen van verantwoordelijkheden en taken, de ontwikkelingsmogelijkheden en het oefenen in nieuwe rollen, motiveren leden van zelfsturende teams vaak tot hoge prestaties. Medewerkers hebben binnen zelfsturende teams meer vrijheid en eigen beslissingsbevoegdheid. In de praktijk blijkt dat er minder stress en minder verzuim plaatsvindt in een dergelijk zelfsturend team.

De risico’s

Er kleven natuurlijk ook risico’s bij zelfsturende teams. Zijn teamleden bijvoorbeeld door gebrek aan ervaring of vaardigheden niet in staat op één lijn te komen? Dan liggen er dus teamfrustraties op de loer. Het gebrek aan leiderschap kan dan een groot gemis zijn. Wie neemt dan de verantwoordelijkheid voor het teamproces in handen?

Een zelfsturend team starten?

• Creëer draagvlak. Zorg dat er een gezamenlijke visie en doelstelling komt. Maak duidelijke afspraken over rolverdeling en specialisatie.
• Bouw aan de identiteit van het team. Zorg ervoor dat teamleden iets hebben om trots op te zijn. Die trots kan vervolgens zorgen voor vernieuwend ondernemerschap binnen het team.
• Creëer ruimte voor ontwikkeling door het faciliteren van trainingen. Deel en stimuleer alle kennis die in huis is.
• Beloon successen en proactiviteit. En motiveer teamleden met individuele doelen.
• Zorg dat er altijd ruimte is voor het geven van feedback. Zorg dat er geen angst ontstaat om fouten te maken.

Bronnen: Effectory & Leren.nl

Zou een zelfsturend team mogelijk zijn op een (groot) secretariaat?
Zijn er secretaresses die hier ervaring mee hebben?
Laat het ons weten, we ontvangen graag “best practices”