PMO versus de secretaresse

Een PMO: Project Management Office… Wat is dat precies? Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van een PMO’er?

Mogen we het nu wel of niet vergelijken met een Project Management Assistent of een Project Support Officer? Of noemen we de ondersteuning binnen een project toch anders?

Project Management Office

Een Project Management Office (PMO) is een centrale afdeling die het projectmatig werken ondersteunt, zodat de juiste projecten worden uitgevoerd en op de juiste manier.

Een PMO bestaat uit meerdere personen. Ieder persoon of lid van het PMO heeft zo zijn of haar eigen taken en verantwoordelijkheden.

Er zijn drie niveaus binnen het PMO met elk hun eigen rollen:

• projectmanagement; de rollen die hierbij horen zijn o.a. de procesmentor (zorgt ervoor dat procesverbeteringen worden doorgevoerd) en de Project Management Assistent (is verantwoordelijk voor de planning en voortgang van het project en de rapportage daarvan richting de projectleider)
• portfoliomanagement; gaat over het beheren van het totaal aan systemen (de applicatieportfolio)
• programmamanagement; een rol die hierbij hoort is de governancemanager (zorgt ervoor dat het governanceproces ingericht wordt en dat de beslissers over de informatie beschikken die zij nodig hebben)

Competenties

Vraagt de ondersteuning bij het projectmanagement om andere competenties en kwalificeringen dan een “reguliere” managementondersteuner of secretaresse?

In de praktijk zie je vaak dat de functie van Project Management Assistent door een persoon wordt ingevuld, die nauw samenwerkt met de projectmanager. Deze persoon moet je organisatorisch (organiseert vergaderingen en notuleert) en communicatief (bewaakt acties en informeert de leden/verschillende niveaus over de voortgang) sterk zijn en daarnaast moet deze persoon ook financiële en procesmatige vaardigheden in huis hebben.

De Project Management Assistent is vaak ook de “spin in het web”. Hij of zij is een kei in structureren en organiseren, want de vergaderingen moet ook gepland worden en de administraties moeten “bij” zijn. Een beetje net als de secretaresse of managementondersteuner?

Kunnen we stellen dat de functie van Project Management Assistent wel uitgeoefend kan worden door een secretaresse of managementondersteuner, maar dat een Cursus Projectmanagement hierbij noodzakelijk is?

Werk jij als Project Management Assistent? Wat is jouw ervaring?
Laat het ons dan in een reactie onder dit artikel weten.
We nemen heel graag contact met je op voor een vervolg van dit artikel!