Slim e-mailen: zet jij de handtekeningfunctie al slim in om tijd te winnen?
Stuur jij regelmatig e-mails met grotendeels gelijke inhoud? Typ jij steeds weer hetzelfde mailtje helemaal uit of pas jij hiervoor al een slimme truc toe die je veel tijd bespaart?
Outlook is een super handige tool die je met gemak kunt inzetten om je productiviteit te verhogen. Het zit boordevol handige functies die je in kunt zetten om slimmer te werken. Alleen moet je ze maar net kennen en weten hoe je ze écht slim kunt in zetten.
De handtekeningfunctie is er zo één. Waarschijnlijk ken je deze functie wel, maar zet jij hem ook al écht slim in? De handtekeningfunctie gebruiken de meeste van ons maar voor één ding… je handtekening, bijvoorbeeld; ‘Met vriendelijke groet, je naam en dan een hele reeks van gegevens als adres, telefoonnummer en e-mailadres’.
Maar je kan nog een heleboel meer kwijt in deze functie, namelijk standaard e-mails. Met standaard e-mails bedoel ik e-mails die je regelmatig verstuurd met grotendeels gelijke inhoud.
E-mails die je waarschijnlijk wel kent en ook regelmatig verstuurd, kunnen zijn:
- Afspraakbevestigingen
- Uitvraag voor vergaderpunten voor het opmaken van de agenda van een overleg
- Vergaderstukken
- Het uitsturen van de notulen na het overleg
- Reactie op acquisitie
- Ontvangstbevestigingen
Steeds weer deze e-mails helemaal uittypen is vanaf nu niet meer nodig. Je kunt ze kwijt in de handtekeningfunctie om ze vervolgens op ieder gewenst moment toe te voegen aan een e-mail.
Hoe werkt het?
- Zoek in je ‘verzonden items’ een standaarde-mail op die je regelmatig verstuurd of typ de tekst nog een laatste keer uit in een nieuwe e-mailbericht.
- Kopieer de tekst voor de standaarde-mail inclusief jouw met vriendelijke groet-handtekening.
- Ga naar de instellingen van je handtekeningfunctie.
Dit kan op meerdere manieren en is afhankelijke van de Outlook versie. In het voorbeeld hieronder wordt Microsoft Outlook 2016 gebruikt.
a. In een nieuw e-mailbericht vind je dit op de plek waar je normaal gesproken je handtekening toevoegt.
Of
b. Als je in je ‘Postvak In’ staat: ga naar Bestand –> Opties –> tabblad E-mail –> knop Handtekeningen
Via beide wegen kom je uit op de volgende plek:
4. Klik op Nieuw, vul een toepasselijke naam in voor je handtekening en klik op OK
5. Plak in het tekstvak de tekst van je standaard e-mail.
6. Klik onder het tekstvak op OK
Op deze manier kan je van al jouw standaard e-mails handtekeningen maken. Je hoeft deze e-mails vanaf nu niet steeds opnieuw uit te typen, maar kunt ze in een paar seconden toevoegen aan een nieuwe e-mail. Het enige wat je eventueel nog moet invullen zijn de wisselende velden, zoals in het voorbeeld hierboven; de datum en tijd van de afspraak en het kamernummer.
Welke 3 standaard e-mails gebruik jij vaak en kan jij toevoegen als standaard e-mail in de handtekeningfunctie? Inspireer je collega secretaresses, laat het hieronder weten in een reactie!
Tip! Stel jij ook regelmatig belangrijke of moeilijke taken uit? Lees ook de vorige bijdrage van Vivianne “Start je dag met een kikker” met praktische tips!
Geschreven door: Vivianne Kroone
Vivianne Kroone is expert op het gebied van slimmer werken. Met haar trainingen en coachingsprogramma’s helpt ze vanuit haar eigen bedrijf professionals inzicht te krijgen in hun werkzaamheden, zodat ze meer resultaat behalen in hun werk. Hierdoor komt meer rust, energie en tijd voor de dingen die zij écht belangrijk vinden in het leven.
Haar carrière als management assistent nam een vogelvlucht toen zij slim haar werk leerde te organiseren en vanaf dat moment besloot ze iedere dag een paar procent persoonlijk te groeien. Zo groeide ze door naar officemanager en later naar coördinator van het secretariaat binnen een grote gemeentelijke organisatie.
Vivianne zet graag slimme tools en programma’s in om het werk makkelijker te maken. Zo is Outlook één van haar favoriete tools. Meer inspiratie over slimmer werken vind je op viviannekroone.nl
Dank je wel voor de tips. Dit kan ook via Snelonderdelen in Outlook.
Hey Annemarie, dat klopt inderdaad. Dankjewel voor je waardevolle toevoeging. 🙂
Waarom ik zelf de handtekeningfunctie gebruik voor standaardmails en niet de Snelonderdelen, heeft te maken met de extra klik die er voor nodig is om bij Snelonderdelen te komen.
In een nieuwe e-mailbericht kun je een handtekening direct toevoegen, voor de Snelonderdelen moet je eerst nog naar tabblad ‘Invoegen’. Dus de handtekening invoegen is daarmee net is makkelijker.
De Snelonderdelen zijn daarentegen wel weer iets geavanceerder in te stellen dan de handtekening. Uiteindelijk besparen beide functies in ieder geval veel tijd. 😉
Hoi Vivianne, bedankt voor het delen (zie het bericht nu pas). Als toevoeging op snelonderdelen, je kunt dit ook met sneltoetsen oproepen met naam en F3. Dan krijg je het bericht ook gelijk. Hoef je dus niet naar invoegen. Scheelt je weer klikken :).
Bedankt voor deze handige tips. Ik ga ze direct toepassen.
Leuk Anne! 🙂
Dit wilde ik al heel lang doen, maar wist nooit hoe het moest, bedankt! Is erg handig!
Graag gedaan Loes. Dat komt mooi uit dan! 😉
Hoi Vivianne,
Een tijdje geleden had ik jou gemeld dat ik erg blij was met jouw uitleg. Dat was ik ook, maar de volgende dag was de door mij aangemaakte handtekening verdwenen. Heb jij enig idee hoe dat kan en hoe ik ervoor kan zorgen dat de handtekening blijft staan?
Groeten,
Loes
Hoi Loes,
Ik heb het inderdaad vaker gezien. Vaak heeft dit te maken heeft met de serverinstellingen bij je werkgever. Je zou even contact kunnen opnemen met jullie ICT helpdesk om navraag te doen. Meestal kunnen zij exact aangeven hoe het zit met jullie specifieke serverinstellingen en wat jij eventueel zou kunnen doen om te zorgen dat de handtekening blijft staan.
Groeten,
Vivianne
Hoi Vivianne,
De serverinstellingen zijn bij ons inderdaad zo ingesteld, dat ik dit elke dag opnieuw zou moeten doen. Niet handig dus, maar inmiddels heb ik iets nieuws ontdekt, waarmee je hetzelfde bewerkstelligt, namelijk “Snelle stappen”, ideaal! Hierbij kun je verschillende standaardmails opslaan en heel gemakkelijk versturen. Misschien ‘es de moeite waard om naar te kijken?
Hoi Loes,
Mooi om te lezen dat je een weg hebt gevonden waarmee je hetzelfde effect hebt bereikt. De ‘Snelle stappen” functie is ook een super handige functie. Mooi dat deze bij jullie serverinstelling wel bewaard blijven.
Marieke heeft hier een tijdje terug ook een blog over geschreven: https://www.secretaressenet.nl/secretaresse-nieuws/de-snelle-stappen-functie-in-outlook/
Wellicht kun je daar nog nieuwe handigheidjes uit halen.
Groeten Vivianne Kroone
Ik maak vaak gebruik van mijn signature met routebeschrijving; een Nederlandse en een Engelse versie. Handig bij het uitsturen van een meeting request.
Dat is zeker handig Kim! 🙂