Slimmer werken op het secretariaat?
Kanban is ontwikkeld door Taiichi Ohno (Toyota) om een systeem te vinden, waarmee het mogelijk was om een hoog niveau van productie te behalen. Kanban bestaat uit de Japanse woorden ‘kan’ ‘visueel’ en ‘ban’ ‘kaart of bord’. Het is een systeem om te signaleren (met bijvoorbeeld kaartjes) wanneer iets nodig is.
Kanbanborden worden gezien als variaties van de traditionele kanbankaarten. In plaats van een kanbankaart die een vraag of een capaciteit weergeeft, wordt op een bord gebruikgemaakt van magneetjes, plastic kaartjes, plakkaartjes, stickers of post-its, die een hoeveelheid werk of een taak vertegenwoordigen. Elk van deze kaartjes vertegenwoordigt een product in een productieproces en de beweging over het bord visualiseert de beweging door het productieproces.
Een tool die je hiervoor kunt gebruiken is: Kanbanflow. Het is een gratis tool die draait op PC’s, Mac’s, Tablets en Smartphones. Het werkt via de browser en vrij simpel in het gebruik.
Hoe werkt het?
- Je start door alle taken die er op het secretariaat zijn in de ‘Master’ kolom te plaatsen. Hier kun je een naam van jezelf of van een teamlid aan toevoegen.
- Bepaal Wie de taak, Wanneer gaat doen (versleep de taak naar de kolom ‘Doing’.
- Alle taken zijn zichtbaar voor iedereen. Als er een taak klaar is, dan sleep je deze naar de kolom ‘Done’.
- Alle werkdagen vormen een soort van carrousel die ‘doorloopt’ (ma-di-woe-do-vrij). En zo houd je zicht op de korte termijn (een werkweek) en blijf je gefocust op het behalen van taken in die week.
- Taken die buiten de werkweek vallen sleep je naar ‘Later’.
Offline gebruiken
- Bestel hiervoor een Whiteboard met een aantal gekleurde Whiteboard markers en verdeel het board in kolommen.
- Al het werk dat gedaan moet worden kun je – met (gekleurde) post-its – ophangen in de “Master” kolom (de eerste kolom).
- Vanaf deze “Master” kolom verplaats je de post-its vervolgens naar het Kanbanbord. Je kunt de post-its op het bord verschuiven van ‘To Do’ via ‘Doing’ naar ‘Done’. Taken die kunnen wachten verplaats je naar ‘Waiting of Later’.
Een echt kenmerk van Kanban is dat je een maximum stelt aan het aantal taken, die in sommige kolommen mogen hangen, omdat je dan een overzichtelijke hoeveelheid werk op je bordje hebt (je kunt toch niet alles tegelijk doen). Eventuele blokkades kun je nu ook sneller signaleren en oppakken.
Start je dag met je collega’s bij het kanban board en neem dan de post-its op het bord samen door. Op deze manier heb in je in een halftje uur de hele werkweek doorgenomen. Succes!
Wij werken er nog niet mee op het secretariaat maar vanuit het secretariaat ondersteun ik een project team wat dat wel doet. Ik vind het een goede manier om overzicht te houden op de taken. De voorkeur gaat uit naar een digitale vorm, zeker als je zoals bij ons op verschillende locaties werkt.
Hoi Judith, bedankt voor je reactie! Welk online systeem gebruiken jullie? Zou je een dergelijk programma kunnen aanbevelen voor de lezers hier?
Ik zie uit naar je reactie.
Groet, Ingeborg