Bestuurssecretaresse

Ben jij een positieve en enthousiaste persoonlijkheid? Heb jij al een aantal jaar ervaring als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur? Ben jij op zoek naar een nieuwe baan waarin je samen met jouw collega’s het verschil kunt maken voor onze inwoners? Dan zijn wij op zoek naar jou!

We zoeken een:

Bestuurssecretaresse
32 uur per week

Wat ga je doen?

Samen met je collega-bestuurssecretaresses zorg je ervoor dat de agenda’s van onze wethouders en directie gestructureerd, vlot en soepel verlopen.

Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team Bestuur- en Managementondersteuning, het Centraal Secretariaat en met de vakinhoudelijke teams in de organisatie.

Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college en directie. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden zet je vergaderstukken klaar, ontvang je bezoek, regel je facilitaire zaken en ga je, waar nodig, mee met de wethouder bij uitreikingen of bijvoorbeeld bezoekjes aan 60+-huwelijken en 100+-jarigen. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.

Jouw team

In De Bilt werken we in zelforganiserende teams. Jij gaat deel uitmaken van het team Bestuur- en Managementondersteuning (BMO). Dit team bestaat uit het bestuurssecretariaat, bestuursadviseurs, juridisch medewerkers en juridisch controller, functionaris gegevensbescherming en ambtelijk secretaris ondernemingsraad.

Het subteam bestuurssecretariaat bestaat uit 5 secretaresses en is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het College van B&W, de directie en de stukkenstroom voor bestuurlijke besluitvorming. Een enthousiast team waarin hard gewerkt, maar ook graag gelachen wordt. Met elkaar steeds beter worden en wezenlijke stappen zetten. Daarom is structuur krijgen en behouden belangrijk zodat iedereen zijn/haar taak kan uitvoeren. Samenwerken als team is belangrijk. We helpen en vervangen elkaar waar nodig.

Wat neem je mee?

Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk, ook naar je collega’s toe, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denk proactief mee en vooruit. Ook op de inhoud en in de breedte en de diepte. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team te vinden.

• Je hebt al een aantal jaar ervaring als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur op mbo+-niveau.
• Ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving is een pre.
• Je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bent bereid wanneer nodig om langer door te werken (geen 9-tot-5 mentaliteit).
• Je kunt de juiste prioriteiten stellen om jezelf, de bestuurder/manager en de omgeving te managen.
• Je hebt ervaring met werken in een dynamische omgeving en bent politiek-bestuurlijk sensitief, je bent je bewust van de omgeving waarin je je begeeft.
• Natuurlijk ben je zeer digitaal-vaardig en bij voorkeur al bekend met de systemen die gebruikt worden (Outlook, Teams, Zaaksysteem, Ibabs)

Wat bieden we?

Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in Nederland. In jouw functie draag je bij aan een mooiere wereld voor onze inwoners. Je kunt werken waar en wanneer je wilt, maar uiteraard ontmoeten we elkaar regelmatig in ons goed bereikbare gemeentekantoor. Je krijgt 230 nieuwe collega’s die jou waarderen en inspireren. In onze Bilthal kun je altijd terecht voor een praatje met een van hen. En als je daar toch bent, neem je meteen even een stuk fruit mee. Klinkt goed, toch?

• Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal € 2.878,- (schaal 8) tot maximaal € 4.052,- (schaal 8) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 2 januari 2023).
• We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden.
• Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen.
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding.
• Een zakelijke telefoon en een laptop.
• Actieve personeelsvereniging.
• 194,4 vakantie-uren bij een 36-urige werkweek.
• Opleidingsmogelijkheden onder andere via ons eigen leerportaal.

Zó werkt het in De Bilt

Gemeente De Bilt heeft ruim 43.000 inwoners en bestaat uit zes kernen: Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Wij werken aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Zin om hieraan bij te dragen? Kijk op ons YouTubekanaal om te zien wat gemeente De Bilt nog meer te bieden heeft.

De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgavengestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht. Meer weten? Lees ons organisatieverhaal en bekijk wat gemeente De Bilt nog meer te bieden heeft op onze website: www.debilt.nl.

Interesse?

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan bij gemeente De Bilt? Solliciteer dan meteen! Wij ontvangen jouw cv en/of motivatiebrief graag via het sollicitatieformulier op onze website. Je kun je brief richten aan Jeroen Botman, HRBP. De gesprekken zijn in week 38 en week 39.

Heb je nog vragen? Die beantwoorden we graag! Bel Sandra Faas, Senior Medewerker Bestuursondersteuning 06 28 14 97 08 of mail naar s.faas-buitenhuis@debilt.nl.

Heb je vragen over de procedure kan je contact opnemen met Jeroen Botman, senior HRBP, via telefoon 06 39 36 06 30.

Je bent ook altijd welkom om een kopje koffie te komen drinken en kennis te maken.

De vacature wordt intern en extern tegelijk uitgezet.

Delen? Ja graag! Acquisitie? Nee, bedankt.