Notuleren kun je leren

Notuleren is zeker niet de favoriete taak van secretaresses. Sterker nog, als docent/trainer hoor ik vaak dat secretaresses ronduit een hekel hebben aan dit onderdeel van het vakgebied. Zelf vond ik notuleren altijd interessant om te doen: je ontvangt veel informatie over wat er speelt in een organisatie en je krijgt ook veel inzicht in de manier waarop managementteams besluiten nemen. Echt boeiend om mee te maken. Als ik dus hoor dat andere secretaresses liever niet notuleren, ben ik direct nieuwsgierig naar de achtergrond daarvan.

Als ik doorvraag blijkt dat secretaresses notuleren eerder lastig vinden dan niet leuk. Vooral het uitwerken van aantekeningen van rommelige besprekingen is een struikelblok. Hoe maak je van een discussie waar iedereen door elkaar heen praat nu een professionele samenvatting? Veel secretaresses proberen in een dergelijke situatie zoveel mogelijk op te schrijven in de hoop dat dit hen later helpt bij het uitwerken. In de praktijk kost dit juist heel veel tijd. Formuleren van de zin, de zin weer herschrijven en nog eens aanpassen. Voor je het weet ben je meer dan een half uur bezig met één agendapunt uit te werken.

Tijdens de training leer ik secretaresses vooral niet snel mee te schrijven maar actief te luisteren. Maak onderscheid tussen inhoudelijke bijdragen, procedurele opmerkingen en sociale interacties tussen de deelnemers. Hoe rommeliger de discussie hoe minder nieuwe inhoudelijke bijdragen. Door deze focus aan te brengen, leer je alleen aantekeningen te maken die daadwerkelijk nodig zijn voor je samenvatting. Je kunt hiervoor gebruik maken van het discussiemodel dat bestaand uit vijf vragen:

• Waar gaat dit punt over en waarom staat het op de agenda?
• Over welke deelaspecten bestaat overeenstemming?
• Over welke deelaspecten is verschil van mening?
• Welk besluit is er genomen?
• Welke afspraken en vervolgacties zijn er gemaakt?

De beknopte antwoorden op deze vragen leiden tot een bondige en professionele verslagging van lastige besprekingen. Het is een misverstand dat lange besprekingen automatische tot lange verslaglegging dienen te leiden. Integendeel: veel voorzitters willen juist een beknopte notulen. Als jij als notulist volgens dit model gaat werken en met een laptop notuleert, dan is je korte samenvatting al bijna klaar aan het einde van de vergadering. Notuleren kun je leren. Iedere secretaresse kan het leren. Ook jij!

Diana van Riel verbetert de managementondersteuning in organisaties en is eigenaar/seniortrainer van opleidings- en adviesbureau Rieel. Zij verzorgt o.a. de training “Notuleren met een laptop”. Kijk voor meer informatie over de open trainingen voor secretaresses op http://www.rieel.nl/Activiteiten/notuleren-met-een-laptop-20130424/