Slim plannen in Gmail met ‘Help me schedule’

Wat doet ‘Help me schedule’?

De functie maakt gebruik van Gemini AI, de slimme assistent van Google. Zodra je in Gmail een e-mail ontvangt waarin een afspraak of overleg ter sprake komt, kun je op Help me schedule klikken. Gemini leest de context van het bericht, herkent wat er gepland moet worden en doet vervolgens voorstellen voor data en tijden.

Je kunt deze voorstellen meteen aanpassen en bevestigen, waarna Gmail automatisch een concept-uitnodiging in Google Calendar aanmaakt. Je hoeft dus niet meer handmatig te schakelen tussen e-mails en je Google agenda.

Hoe werkt het in de praktijk?

Het gebruik is vrij eenvoudig of je nu reageert op een voorstel, of zelf een afspraak wilt plannen.

1. Open in Gmail een e-mail waarin iemand een overleg voorstelt, of start een nieuw bericht waarin jij zelf een moment wilt voorstellen.
2. Klik op de drie puntjes rechtsonder in het antwoordveld en kies vervolgens ‘Vergadertijd voorstellen’ (Help me schedule).
3. Gemini stelt één of meerdere opties voor, met datum, tijd en locatie (of een Google Meet-link).
4. Jij controleert de details, past eventueel iets aan en klikt op Insert om het voorstel toe te voegen aan je e-mail of agenda.

Wat kun jij hier als secretaresse mee?

• Sneller afstemmen van vergaderingen: minder e-mails heen en weer, Gemini doet al een passend voorstel.
• Tijdwinst bij drukke agenda’s: vooral handig als je agenda’s van meerdere managers beheert.
• Betere voorbereiding: Gemini kan relevante details uit de e-mail meenemen, zoals onderwerp of deelnemers.
• Eenvoudig afspraken opvolgen: de gegenereerde e-mail is professioneel geformuleerd en makkelijk aan te passen.

For your info: In mijn test werkte het direct in Gmail met zowel interne als externe contacten. Vooral bij e-mails waarin concrete dagen genoemd worden
(“volgende week dinsdag of woensdag?”) pakt Gemini dat snel op.

Vergelijking met Outlook: wat is anders?

Als je werkt met Microsoft 365, ben je waarschijnlijk al bekend met de Planningsassistent of Planningspeiling in Outlook. Daarmee kun je snel beschikbare tijden van collega’s checken en in één overzicht zien wie wanneer kan, handig voor interne vergaderingen.

De nieuwe Gmail-functie Help me schedule werkt op een andere manier. De kracht zit niet zozeer in het vergelijken van agenda’s, maar in het automatisch herkennen dat er in een e-mail over een afspraak gesproken wordt. Gemini analyseert de context en stelt vervolgens zelf een aantal mogelijke tijden voor, direct in je mail. Bovendien is deze functie ook beschikbaar is voor iedereen met een gratis Gmail-adres. Je hoeft dus geen Google Workspace-account te hebben om het te gebruiken. Dat maakt het laagdrempelig om te testen.

Wat zijn de beperkingen?

Geen enkele AI-functie is perfect en dat geldt ook voor deze. Een paar dingen om rekening mee te houden:

• De functie werkt momenteel alleen in Gmail (webversie), nog niet in de mobiele app.
• Voorlopig vooral bedoeld voor afspraken tussen twee personen. Bij grotere groepen is extra afstemming nodig.
• Gemini gebruikt de taal van je Gmail-omgeving; Nederlands werkt, maar Engels levert soms betere suggesties op.

Toekomst: meer AI in Gmail

Google heeft aangekondigd dat er de komende maanden nog meer AI-functies aan Gmail en Calendar worden toegevoegd. Denk aan slimme samenvattingen van mailthreads of automatische vergadernotities.

Note: Ik heb Help me schedule alvast getest en ja, het werkt verrassend goed. De functie is nog niet overal zichtbaar, maar de uitrol is in volle gang. Het loont dus om nu alvast te ontdekken wat Gemini zoal kan en dan loop je vanzelf weer voor op de rest.

Handige tip: Gebruik in je testfase de functie eerst voor interne afspraken of korte check-ins. Zo leer je hoe Gemini reageert op verschillende situaties. En mocht een voorstel niet helemaal kloppen, dan kun je het snel corrigeren vóór je het verstuurt.

Van mail naar meeting in één klik

De nieuwe Help me schedule-functie in Gmail laat zien hoe AI ons werk stap voor stap slimmer maakt. Waar je vroeger vijf mails nodig had om één afspraak vast te leggen, doe je dat straks met één klik.

Een slimme, praktische innovatie die jou helpt om tijd te besparen, de agenda strak te houden en je rol als onmisbare planner nog sterker neer te zetten.