Management Assistent / Secretaresse

Wat ga je doen?

Als management assistent / secretaresse word je onze spil in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van ons MT(of teamleiders). Jouw talent voor het organiseren en snel schakelen, zorgt ervoor dat alles op tijd en op de juiste manier accuraat wordt afgehandeld. Jij ontzorgt proactief door het overzicht en de ruimte in de agenda’s te behouden. Dit vraagt rust in de chaos, flexibiliteit, het kunnen en willen samenwerken en een prettig gevoel voor humor is daarom altijd welkom!

Natuurlijk ken je het begrip hospitality en ondersteun je op facilitaire zaken, zoals het regelen van zalen, bestellen van koffie/thee/lunches, kantoorbenodigdheden en alle andere zaken die geregeld moeten worden. Gastvrijheid is key en je werkt daarin proactief mee.

De werkzaamheden:

Je ondersteunt het management en leidinggevenden bij de uitvoering van hun taken. Deze taken zijn zeer divers en bevatten onder meer:

• Het maken van (complexe) afspraken en het bijhouden van agenda’s. Waarbij de uitdaging is om voldoende tijd en ruimte in de voorbereiding van afspraken te behouden. Tevens signaleer je op tijd om de gemaakte afspraken ook na te komen;
• Het beheren van de mailboxen, waarbij je helpt voorsorteren op urgentie en alvast filtert daar waar kan;
• Het opstellen en controleren van concepten voor diverse (in) formele correspondentie alsmede presentaties;
• Het onderhouden van (telefonische) contacten met in- en externe netwerkorganisaties, waaronder Gemeenten;
• Het notuleren van verschillende type (MT) vergaderingen, het archiveren en het delen met de juiste personen;
• Het mede doen van verbeter voorstellen op het gebied van verdere professionalisering. Die ten goede komen aan een effectieve en efficiënte afdeling. Zonder daarbij de gezellige, informele en collegiale werksfeer te verliezen.  Waarbij wordt samengewerkt en wordt ingesprongen voor elkaar, daar waar nodig.

Nieuwsgierig?

Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging? Via Werken in Gelderland is het mogelijk om de volledige vacature te bekijken en te solliciteren.