Wanneer AI je juist minder professioneel laat overkomen
AI is inmiddels niet meer weg te denken uit het dagelijkse werk. Even snel een e-mail laten herschrijven, een samenvatting maken van een overleg of een tekst net iets netter formuleren. Het voelt efficiënt en slim. En eerlijk is eerlijk: dat is het vaak ook.
Misschien geen verrassing: AI dacht mee bij dit artikel. Wat je leest, is het resultaat van selecteren, schrappen en bijschaven.
Maar er zit ook een andere kant aan. Want steeds vaker hoor je opmerkingen als: “Dit klinkt wel heel erg als AI” of “Ik moest deze mail drie keer lezen, maar hij zei eigenlijk niets.” En juist daar wringt het. Wat bedoeld is om je werk professioneler te maken, kan soms het tegenovergestelde effect hebben.
In dit artikel kijken we niet naar wat AI allemaal kan, maar naar wanneer AI je juist minder professioneel laat overkomen. En vooral: hoe je dat voorkomt.
Te perfecte mails die niet meer persoonlijk zijn
Een van de eerste dingen waarvoor AI wordt ingezet, is e-mail. Logisch ook. AI schrijft snel, foutloos en netjes. Misschien zelfs nét iets te netjes.
Wat er dan vaak gebeurt, is dat de mail grammaticaal perfect is en de zinnen beleefd en correct zijn, maar dat de toon afstandelijk of generiek aanvoelt. Voor de ontvanger mist er iets: nuance, relatie en gevoel voor de context.
Zeker in rollen waarin je communiceert namens een ander, zoals als secretaresse of projectassistent, is dat een risico. Een mail is nooit alleen tekst. Het is ook timing, afstemming en relatiebeheer. AI kent die onderlaag niet. Jij wel.
Een professionele mail past bij de situatie en de ontvanger. Daarom kijk je er altijd zelf nog even kritisch naar.
Blind vertrouwen op AI-teksten
Een andere valkuil is het klakkeloos overnemen van AI-teksten. Zeker als het druk is, ligt dat op de loer. Je denkt: “Het ziet er goed uit, dus ik stuur ’m door.”
Maar AI maakt fouten. Soms klein, soms inhoudelijk. Het kan aannames doen, context missen of informatie net verkeerd interpreteren. En op het moment dat jij de tekst verstuurt, ben jij verantwoordelijk. Niet de tool.
Professioneel werken betekent ook kritisch blijven lezen. Klopt dit inhoudelijk? Past dit bij wat er eerder is afgesproken? Is dit gevoelig, politiek of relationeel beladen? Dat zijn vragen die AI niet voor je beantwoordt.
Wanneer AI nuance wegpoetst
AI is goed in neutraliseren. Dat klinkt positief, maar dat is het niet altijd. In organisaties draait veel om nuance. Om wat je wel zegt, maar ook om wat je juist níét zegt.
AI maakt teksten vaak glad, algemeen en conflictvrij. Dat lijkt veilig, maar kan in de praktijk juist onhandig zijn. Soms moet iets bewust voorzichtig worden geformuleerd. Of juist iets steviger. Jij voelt aan wanneer dat nodig is. AI niet.
Juist in gevoelige mails, terugkoppelingen of besluitvorming komt jouw rol duidelijk naar voren. Je weet wat er speelt, wie erbij betrokken is en waar de gevoeligheden liggen. Dat maakt jouw oordeel belangrijker dan een perfect geformuleerde zin.
AI ziet woorden, maar geen onderstroom. Jij voelt aan wat er speelt, wat gezegd kan worden en wat beter nog even blijft liggen.
Als snelheid belangrijker wordt dan kwaliteit
AI nodigt uit tot snelheid. Even snel een tekst maken, even snel samenvatten, even snel reageren. Maar sneller is niet altijd beter.
Wat je soms ziet, is dat er minder aandacht gaat naar formulering en timing. Correcties komen achteraf, misverstanden moeten later worden rechtgezet en de communicatie voelt minder doordacht.
Professionele communicatie zit niet alleen in efficiëntie, maar ook in aandacht. Juist daarin onderscheid jij je als support professional. AI kan je helpen om tijd te winnen, maar alleen als je die tijd ook benut om te checken, af te stemmen en aan te scherpen.
Sneller werken is niet automatisch beter werken. Professionele communicatie vraagt soms juist om vertraging en aandacht.
Hoe gebruik je AI dan wél professioneel?
Dit artikel laat (hopelijk 🙂) zien hoe waardevol AI kan zijn, zolang je het bewust en kritisch inzet.
Een paar praktische uitgangspunten helpen daarbij. Gebruik AI als een eerste of tweede versie, niet als eindproduct. Lees altijd vanuit het perspectief van de ontvanger en pas toon, lengte en timing bewust aan.
AI denkt mee. Jij beslist.
Professionaliteit zit niet in perfecte zinnen
Bij het werken met AI gaat het uiteindelijk niet om foutloze teksten of slimme formuleringen, maar om inzicht, timing en afstemming. Om weten wanneer je iets wel of juist niet moet sturen en aanvoelen hoe een boodschap landt. Jouw ervaring en gevoel voor context maken dus echt het verschil.
Andere artikelen over AI om te lezen?
- Hoe werkt Microsoft Copilot? Dit zijn de verschillen per versie
- Zo formuleer je de juiste ‘Prompts’
- De toekomst van notuleren: AI-tools die je moet kennen
Volg ons