Zo word jij de proactieve secretaresse die het verschil maakt

Er zijn van die dagen dat je vooral lijkt te wachten. Op antwoorden, besluiten en bevestigingen, terwijl jouw eigen taken zich maar blijven opstapelen. Herkenbaar? Dan weet je hoe frustrerend het kan zijn als je werktempo ineens afhangt van anderen. Toch hoeft het niet zo te blijven. Een beetje meer regie nemen maakt al een wereld van verschil. Want eerlijk is eerlijk: iemand herinneren aan iets wat nog niet is opgepakt voelt soms een beetje ongemakkelijk. Maar juist daar laat een proactieve secretaresse zien wat ze waard is. Ze wacht niet tot dingen vanzelf gebeuren, maar zorgt dat ze gebeuren: met tact, overzicht en een flinke dosis vriendelijke vastberadenheid. En precies dat maakt haar onmisbaar in elk team. Meer weten over hoe je dat aanpakt? Lees dan vooral verder.

Waarom afwachten je meer kost dan je denkt

Veel secretaresses schrijven in hun takenlijst: “wachten op reactie” of “in afwachting van bevestiging”. Op papier lijkt dat overzichtelijk, maar in de praktijk schuif je daarmee de controle van jouw werk naar iemand anders.

Afwachten leidt vaak tot kleine verstoringen die grote gevolgen kunnen hebben:

• Een late reactie op een vergadering zorgt dat de agenda niet klopt.
• Een vergeten goedkeuring vertraagt een project.
• Een onbeantwoorde vraag maakt dat je leidinggevende onvoorbereid een overleg ingaat.

Het probleem? Jij kunt weinig doen terwijl de tijd verstrijkt. En dat voelt frustrerend, want jouw werktempo hangt ineens af van anderen.

Een proactieve secretaresse laat dat niet gebeuren. Ze houdt overzicht, volgt op het juiste moment en weet precies hoe ze beweging krijgt in vastgelopen processen zonder dat het geforceerd overkomt.

Van reactief naar proactief werken

De oplossing ligt in een simpele maar krachtige verschuiving: denk niet meer in termen van “ik wacht op”, maar in “ik volg op”.

Een proactieve secretaresse:

• Houdt overzicht over lopende acties, ook die bij anderen liggen.
• Plant opvolgmomenten in haar agenda.
• Herinnert mensen vriendelijk maar consequent aan wat nog openstaat.
• Zorgt dat er voortgang blijft, ook als anderen druk of afgeleid zijn.

Dat is geen controlfreakgedrag, maar professioneel verwachtingsmanagement. Je laat zien dat je niet alleen uitvoert, maar ook zorgt dat dingen écht gebeuren. En juist dat maakt je zo waardevol en onmisbaar binnen het team.

Hoe neem je slim de regie als proactieve secretaresse

1. Gebruik een duidelijk opvolgsysteem

Noteer niet alleen wat jij zelf moet doen, maar ook waar je nog op wacht van anderen. Maak bijvoorbeeld in Outlook of Teams een categorie of takenlijst “Wachten op”. Zo blijft het zichtbaar en voorkom je dat dingen blijven hangen.

Tip: als je dit consequent bijhoudt, hoef je minder te onthouden. Dat geeft rust én overzicht.

Er zijn verschillende tools waarmee je dit slim kunt organiseren:

• Microsoft To Do -> makkelijk te koppelen aan Outlook en Teams, zodat alles op één plek samenkomt.
• Planner (Microsoft 365) -> handig als je visueel werkt met borden en labels, bijvoorbeeld “Wachten op” of “Afgerond”.
• Trello -> ideaal als je graag overzicht houdt met kaarten per project of persoon.
• Asana -> geschikt als je veel met meerdere afdelingen of externe partijen werkt.

Werk je liever met e-mail of in een spreadsheet? Ook dan kun je een eenvoudig opvolgsysteem maken:

• In Outlook kun je vlaggen of kleurcategorieën gebruiken om acties te markeren.
• In Gmail gebruik je de Snooze-functie of een label “Wachten op”.
• Of maak een Excel-overzicht met kolommen zoals: Datum – Onderwerp – Verwachte reactie – Opvolgdatum – Status.

Of je nu kiest voor Outlook, Trello of gewoon een goed georganiseerd Excel-bestand: het belangrijkste is dat je één systeem gebruikt waarin alles samenkomt. Zo voorkom je dat dingen tussen wal en schip raken en houd je grip op wat er nog openstaat.

2. Stel reminders in

Koppel elke openstaande actie aan een concreet moment.

“Als ik donderdag geen antwoord heb, stuur ik een korte follow-up.”

Zet die reminder direct in je agenda of takenlijst. Zo maak je opvolgen een gewoonte in plaats van een toevallige ingeving.

3. Communiceer helder en vriendelijk

Laat anderen weten wanneer jij verwacht iets terug te horen.

Bijvoorbeeld:

“Fijn als ik dit voor vrijdag kan ontvangen, dan kan ik het voorstel nog doorzetten.”

Zo houd je het professioneel én prettig in de toon. Mensen waarderen duidelijkheid; het helpt hen net zo goed als jou.

4. Prioriteer wat écht belangrijk is

Niet alles vraagt evenveel opvolging.

• Belangrijke beslissingen? Dagelijks even checken.
• Kleine updates? Wekelijks nalopen is voldoende.

Door vooraf te bepalen wat urgent is en wat even kan wachten, blijft je werkdag behapbaar.

5. Escaleer op tijd, niet te laat

Als iemand structureel niet reageert of deadlines mist, bespreek het met je leidinggevende. Een proactieve secretaresse signaleert vroegtijdig wanneer iets vastloopt en komt met een oplossing, in plaats van te wachten tot het probleem groter wordt.

Wat levert proactief werken je op?

Wie systematisch opvolgt, laat zien dat hij of zij eigenaarschap neemt. Dat maakt jou een betrouwbare spil in de organisatie: iemand die niet alleen regelt, maar ook bewaakt dat het geregeld blijft.

De voordelen zijn groot:

• Meer overzicht: je weet precies wat nog openstaat.
• Meer vertrouwen: jouw manager weet dat jij grip hebt op processen.
• Minder stress: je hoeft minder te onthouden, want alles ligt vast in je systeem.
• Meer invloed: jij bepaalt het tempo, in plaats van dat het tempo jou bepaalt.

En misschien nog wel het belangrijkste: het geeft je meer zelfvertrouwen. Want hoe beter jij het overzicht houdt, hoe minder snel je achter de feiten aanloopt en hoe sterker je positie wordt binnen het team.

Kortom: een proactieve secretaresse vergroot niet alleen de productiviteit van haar leidinggevende, maar ook haar eigen impact en werkplezier.

De regie nemen is geen controlfreakgedrag

Sommige secretaresses zijn bang dat opvolgen overkomt als ‘duwen’. In werkelijkheid is het juist het tegenovergestelde: het is professioneel, zorgvuldig en efficiënt.

Je houdt overzicht, voorkomt fouten en laat zien dat je vooruit denkt.

Dus de volgende keer dat je jezelf hoort zeggen “ik wacht nog even af”, vervang dat dan eens door “ik volg dit morgen even op”. Die kleine verschuiving maakt een groot verschil: in je werk, in je samenwerking én in hoe je gezien wordt binnen de organisatie.