De planningsassistent in Outlook
Een vergadering planning met meerdere mensen kan soms een hele uitdaging zijn. Gaat het om een vergadering met alleen collega’s uit je eigen organisatie? Dan kan je sinds kort gebruikmaken van een nieuwe optie: de planningsassistent. Hoe de optie werkt leggen we uit in dit blog.
- open de Agenda en maak een nieuwe afspraak
- geef een titel op
- voeg deelnemers toe
- en klik op nieuwe planningspeiling
Recht in beeld verschijnt er een nieuw scherm. Hier kan je wat dingen aanpassen, zoals tijd(zone), duur en datum. Je ziet meteen poppetjes verschijnen (groen=beschikbaar). Pijltje naar beneden is meer informatie bekijken. Wil je meerdere data selecteren? Dan kan je aan de rechterkant op hoogte van Datum meerdere data selecteren.
Als je dat hebt gedaan ga je naar volgende en verschijnt het volgende scherm:
Hier kan je de locatie nog aanpassen. Ook kan je nog de Pollinstellingen beheren. Hierbij is het zelfs mogelijk om de vergadering automatisch te laten inplannen als iedereen gestemd heeft. Er zijn nog wat meer opties, kijk er even na wat voor jou handig is. Het wijst eigenlijk wel een beetje voor zich.
Tip: Wil je niet dat deelnemers zelf extra momenten (datum/tijden) voorstellen? Zet het vinkje dan even aan bij Enquête vergrendelen voor deelnemers.
Daarna klik je op Poll maken en dan verschijnt het volgende scherm in een nieuwe e-mail.
Ben je klaar? Verzend dan de e-mail en klaar!
Ander handige Office 365 tips nodig? Kijk dan ook even naar onderstaande blogartikelen
- Zo krijg je meer overzicht in de mailbox (van je manager!)
- Outlook tips die je veel tijd besparen
Ik heb de planningsassistent in Outlook 1 keer gebruikt en voor ons is die niet handig. Als één van de secretaresses die moet invullen voor de manager, dan moet ze in Outlook eerst inloggen onder het account van die manager. Niet handig. Dan gebruik ik liever de good old datumprikker.
Bedankt Else voor je feedback. Jammer dat je eerst moet inloggen alvorens je de beschikbaarheid kan invullen. Misschien weet iemand hoe dit anders kan?
Hoi Else,
Bij Pollinstellingen beheren zie ik een optie “vereisen dat deelnemers hun identiteit verifiëren”. Mogelijk moet je hier het vinkje weghalen? Ik ben benieuwd of dat een oplossing is zodat je niet hoeft in te loggen.
Groet, Ingeborg
We zijn benieuwd!
Je kunt mensen machtigen in eigen organisatie om o.a. mail te lezen, editen etc. Machtigen kan ook met een agenda.
Hallo,
Ik vraag me ook af of er een optie is voor secretaresses die vergaderingen plannen waarbij ze zelf niet aanwezig zijn. Ik kan mezelf wel op optioneel zetten maar Planningspeiling neemt dan toch mijn agenda mee in het zoeken naar geschikte data en tijden.
Ik dacht een oplossing te hebben gevonden voor alle afspraken die ik maak met externe deelnemers maar helaas.
Heeft er iemand ervaring met Planningspeiling en een oplossing gevonden?
M.vr.gr.
Petra
Hoi Petra,
Zet het vinkje dan even uit bij “Pollinstellingen beheren”. Je ziet daar “geselecteerde op mijn agenda vasthouden”. Vink de optie uit en dan zou het opgelost moeten zijn.
Groet, Ingeborg