Waarom jouw rol als secretaresse belangrijker is dan je denkt

Het is vaak een klein moment. Een collega die even vraagt of haar aanpak logisch is. Iemand die wil checken hoe jullie met een bepaalde manager omgaan. Of een nieuwe medewerker die voorzichtig informeert hoe dingen hier meestal lopen. Je luistert, denkt mee, geeft een korte toelichting en gaat weer verder met je werk. Klaar.

Voor jou voelt het misschien als iets kleins. Voor de ander kan het precies het duwtje zijn dat nodig is om met meer vertrouwen verder te gaan. En juist daarom zit er in jouw rol als secretaresse iets wat vaak wordt onderschat: de betekenis die je hebt voor collega’s.

Je doet meer dan je zelf doorhebt

In ondersteunende functies gebeurt veel tussen de regels door. Je vangt signalen op, ziet spanningen aankomen en weet vaak al hoe iets zal landen voordat het wordt uitgesproken. Die ervaring gebruik je niet alleen voor je eigen werk, maar ook voor anderen.

Nieuwe collega’s kijken vaak eerst de kat uit de boom. Ze voelen feilloos aan wie ze wel en niet kunnen benaderen. Dat jij regelmatig wordt aangesproken, zegt iets. Niet omdat je alles beter weet, maar omdat je betrouwbaar overkomt en overzicht uitstraalt.

Begeleiden zonder dat het zo heet

Het woord begeleiden klinkt al snel formeel, terwijl het in de praktijk juist heel informeel is. Het zit in kleine dingen. In hoe je reageert, welke nuance je meegeeft en hoe je iemand geruststelt.

Je begeleidt collega’s bijvoorbeeld wanneer je:

• uitlegt waarom iets hier op een bepaalde manier gaat
• benoemt dat twijfelen heel normaal is
• deelt hoe jij zelf met een vergelijkbare situatie bent omgegaan
• aangeeft wie handig is om ergens bij te betrekken

Daar komt geen titel of functiebeschrijving aan te pas. Toch help je iemand om steviger te staan in zijn of haar werk.

Waarom deze rol vaak niet wordt herkend

Veel secretaresses zorgen ervoor dat het werk gewoon doorgaat. Je stemt af, lost kleine dingen op en voorkomt gedoe voordat het ontstaat. Daardoor valt je bijdrage minder op. Als alles soepel loopt, lijkt het voor de buitenwereld alsof er niets bijzonders gebeurt.

Daarbij sta je zelf vaak niet stil bij wat je betekent voor anderen. Wat voor jou dagelijkse routine is, een uitleg, een korte tip of een geruststellende opmerking, kan voor een collega precies zijn wat nodig is om verder te kunnen. Zeker bij nieuwe collega’s of bij momenten van twijfel blijft zo’n korte uitwisseling vaak langer hangen dan je verwacht.

Wat voor jou dagelijkse routine is, kan voor een collega precies het inzicht zijn dat nodig is om verder te kunnen.

Wat dit zegt over jouw positie in het team

Dat collega’s bij je aankloppen, gebeurt niet zomaar. Het laat zien dat je wordt gezien als iemand die:

• rust brengt
• helder communiceert
• de organisatie begrijpt
• oog heeft voor mensen

Dat zijn eigenschappen die verder gaan dan taken en to-do’s. Ze maken je tot een belangrijk ankerpunt binnen het team, ook al staat dat niet expliciet op papier.

Twijfels horen erbij

Misschien herken je ook de gedachte: maar ik ben zelf ook nog lerende. Of: ik heb het al zo druk. Dat is begrijpelijk. Begeleiden betekent niet dat je altijd een antwoord moet hebben of extra tijd moet vrijmaken.

Soms is samen nadenken genoeg. Of eerlijk zeggen dat je iets niet zeker weet, maar wel mee wilt kijken. Juist die openheid maakt het contact prettig en gelijkwaardig.

Hoe dit past binnen je werkdag

Je hoeft geen extra tijd vrij te maken of een nieuwe rol op je te nemen om van betekenis te zijn voor collega’s. Wat je doet, past al binnen je werkdag. Het gaat vooral om hoe je reageert op momenten die zich vanzelf aandienen.

• Neem vragen serieus, ook als ze tussendoor worden gesteld
• Deel je ervaring wanneer dat helpend is, zonder die op te leggen
• Laat ruimte voor iemands eigen manier van werken
• Bewaak je grenzen en neem geen taken over

Zo blijft het begeleiden van collega’s onderdeel van je dagelijkse werk, zonder dat het ten koste gaat van je eigen overzicht, rust of energie.

Meer invloed dan je denkt

De waarde van jouw rol laat zich niet altijd meteen zien. Soms merk je het pas later, wanneer een collega zelfstandiger werkt, met meer vertrouwen keuzes maakt of zelf weer iemand op weg helpt. Dan wordt duidelijk dat jouw aanwezigheid en ervaring hebben bijgedragen aan iets dat verder gaat dan dagelijkse taken. Je hoeft daar geen naam aan te geven en niets extra’s voor te doen. Door simpelweg jezelf te zijn en te handelen zoals je gewend bent, heb je meer invloed dan je misschien beseft.