Evenementen organiseren: Tips voor een succesvol event

Ga je binnenkort een bijeenkomst, congres of bedrijfsfeest organiseren? Dan weet je dat evenementen organiseren meer is dan alleen een datum prikken en een locatie regelen. Denk aan het programma, de uitnodigingen, de logistiek en de planning van de dag zelf. Juist daarom is een goede voorbereiding belangrijk. Bij evenementen organiseren komt veel kijken en er zijn veel dingen waar je rekening mee moet houden. Met een duidelijke planning, een goed draaiboek en heldere afspraken voorkom je stress op het laatste moment. In dit artikel vind je een aantal praktische tips die je helpen bij het organiseren van een evenement of congres.

Kies een geschikte datum en tijd

Bij evenementen organiseren is het slim om goed na te denken over de datum en het tijdstip. Plan een bijeenkomst bijvoorbeeld liever niet vlak voor of vlak na de ochtend- of avondspits. Voor veel deelnemers betekent dat extra reistijd en een gehaaste start van het evenement.

Begin een evenement ook niet direct na het einde van een werkdag. Veel deelnemers moeten nog reizen en het zou jammer zijn als mensen het programma eerder moeten verlaten om op tijd thuis te komen.

Is de volgende dag weer een gewone werkdag? Dan is het meestal beter om het evenement niet tot laat in de avond te laten duren. Zo blijft het programma voor iedereen prettig vol te houden.

Kies een geschikte dag van de week

Niet elke dag van de week werkt even goed voor een evenement. De maandag staat in veel organisaties vaak in het teken van interne overleggen en vergaderingen. Daardoor wordt deze dag minder vaak gekozen voor bijeenkomsten of congressen.

Veel zakelijke evenementen worden daarom gepland op dinsdag, woensdag of donderdag. Deze dagen vallen midden in de werkweek en deelnemers zijn dan meestal goed beschikbaar.

Tegelijk kan het juist interessant zijn om bewust voor een andere dag te kiezen. Wanneer veel evenementen op dezelfde dagen plaatsvinden, kan een bijeenkomst op een vrijdagmiddag of -avond bijvoorbeeld juist beter opvallen en meer ruimte bieden bij locaties of sprekers.

Let op vakantieperiodes en feestdagen

Bij het organiseren van een evenement is het verstandig om ook naar de kalender te kijken. Tijdens vakantieperiodes of feestdagen is de kans groter dat genodigden niet beschikbaar zijn. Denk dus aan:

• schoolvakanties
• nationale feestdagen
• religieuze feestdagen zoals Kerst, Pasen of de Ramadan
• grote sportevenementen zoals een WK of EK voetbal of de Olympische Spelen

Tijdens zulke periodes zijn mensen vaak op vakantie of hebben zij andere plannen. Daardoor kan de opkomst van een evenement lager uitvallen.

Denk goed na over de gastenlijst

Wie je uitnodigt, bepaalt voor een groot deel wat je moet regelen. Een interne bijeenkomst voor collega’s vraagt meestal iets anders dan een evenement voor klanten, relaties of sprekers. Denk bijvoorbeeld aan de sfeer, de locatie, de ontvangst en het programma.

Kijk ook of bepaalde gasten extra wensen hebben. Sommige sprekers of relaties willen bijvoorbeeld vervoer geregeld hebben, een hotelovernachting of speciale dieetwensen doorgeven. Als je dat ruim van tevoren inventariseert, voorkom je gedoe op de dag zelf.

Zorg voor een duidelijke uitnodiging

De uitnodiging is vaak het eerste wat deelnemers van het evenement zien. Zorg er daarom voor dat deze duidelijk en compleet is, zodat genodigden meteen weten wat ze kunnen verwachten.

Vermeld in de uitnodiging bijvoorbeeld:

• naam van het evenement
• datum en tijd (en eventueel inloop vanaf)
• locatie en volledige adresgegevens
• programma of belangrijkste onderdelen
• informatie over parkeren of openbaar vervoer
• een routebeschrijving of link naar een kaart
• hoe deelnemers zich kunnen aanmelden
• een aanmelddatum (RSVP)
• een contactpersoon bij vragen

Aanmelden kan bijvoorbeeld via een website, een online formulier of een aanmeldlink in de uitnodiging. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld Microsoft Forms gebruiken. Daarmee kun je eenvoudig een aanmeldformulier maken en meteen informatie verzamelen zoals dieetwensen, allergieën of andere bijzonderheden.

Bij grotere evenementen kan het daarnaast ook praktisch zijn om deelnemers te laten aangeven of zij bijvoorbeeld gebruik willen maken van een hotelovernachting of speciaal vervoer.

Maak een goed draaiboek

Een draaiboek is eigenlijk onmisbaar bij evenementen organiseren. Daarin leg je vast wat er op welk moment gebeurt, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke leveranciers betrokken zijn. Zo blijft het overzicht behouden en weet iedereen precies wat er moet gebeuren op de dag van het evenement. In het artikel over een draaiboek maken voor een evenement lees je hoe je zo’n planning stap voor stap kunt opstellen.

Werk samen met een duidelijk organisatieteam

Bij grotere evenementen zijn meestal meerdere collega’s betrokken bij de organisatie. Het helpt dan om een overzicht te maken van wie meewerkt aan het evenement, inclusief contactgegevens en verantwoordelijkheden. Zo weet iedereen wie waarvoor aanspreekpunt is. Plan daarnaast vooraf ook een overleg met het organisatieteam en de belangrijkste leveranciers, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt en de werkzaamheden goed op elkaar aansluiten.

Overweeg om (een deel van) het evenement uit te besteden

Bij evenementen organiseren kan het soms handig zijn om bepaalde onderdelen uit te besteden aan een professioneel evenementenbureau. Vooral bij grotere evenementen kan dat veel werk schelen.

Een bureau kan bijvoorbeeld helpen met:

• het regelen van een locatie
• techniek en audiovisuele middelen
• catering
• registratie van deelnemers

Door vooraf goed naar het budget te kijken en leveranciers te vergelijken kun je vaak kosten besparen bij het organiseren van een evenement.

Let bij het kiezen van een bureau op een paar belangrijke punten:

• kies een betrouwbaar bureau en informeer eventueel bij collega’s of brancheorganisaties
• zorg voor duidelijke contracten
• leg leverings- en betalingsvoorwaarden vast
• bespreek annuleringsvoorwaarden
• spreek af hoe vaak je een update ontvangt over de voortgang

Een goede voorbereiding maakt het verschil

Succesvol evenementen organiseren begint met een goede voorbereiding. Door op tijd een geschikte datum te kiezen, een duidelijke planning te maken en heldere afspraken te maken met collega’s en leveranciers, voorkom je veel gedoe op de dag zelf.

Met een goed draaiboek en duidelijke communicatie verloopt een evenement vaak een stuk soepeler. En minstens zo belangrijk: deelnemers gaan met een positieve indruk naar huis. Wil je typische valkuilen vermijden? Kijk dan ook eens naar deze 10 blunders bij het organiseren van evenementen.