De rol van secretaresse verandert en dit kun je doen

De manier waarop we werken verandert snel. AI is in opkomst, duurzaamheid staat steeds hoger op de agenda en veel standaardtaken worden inmiddels overgenomen door slimme systemen. Dat merk jij als secretaresse of managementassistent waarschijnlijk nu al en die ontwikkeling zet zich verder voort. De rol van secretaresse verandert mee en misschien ziet jouw werk er over een paar jaar wel heel anders uit. Maar laat dat je niet afschrikken. Zie het juist als een kans om mee te bewegen, nieuwe vaardigheden te leren en je rol opnieuw vorm te geven. Een rol met meer impact, meer inhoud en vooral meer ruimte om echt het verschil te maken. In dit artikel lees je hoe je dat aanpakt met vier praktische stappen die je helpen groeien in een werkwereld die continu in beweging is.

1. Laat creatief denken je superkracht zijn

Stel dat AI straks al die standaardtaken uit handen neemt, zoals agendabeheer, het invoeren van gegevens en het versturen van routinemails. Wat blijft er dan over? Precies: het werk waarin jij écht waarde toevoegt. Denk bijvoorbeeld aan:

• Problemen slim oplossen
• Meedenken over efficiëntere werkprocessen
• Leuke invalshoeken voor teamdagen, verrassende presentaties of slimme manieren om intern te communiceren
• Planningen analyseren en verbeteringen voorstellen

Je rol verandert dus mee: het gaat allang niet meer alleen om uitvoeren, maar juist om meedenken en daarin kun jij echt het verschil maken.

Tip: Train je creativiteit

Creatief denken klinkt soms groot, maar het begint bij kleine dingen. Je hoeft echt geen kunstenaar te zijn om creatief te denken. Het gaat erom dat je durft af te wijken van de standaard. Vraag jezelf eens af: Kan dit ook anders, leuker of slimmer?

Dat kan al tijdens een vergadering, als je meedenkt over een werkproces. Of gewoon als je een tekst schrijft en probeert het nét iets origineler te verwoorden. Zelfs een dagelijks puzzeltje of een Wordle helpt je om anders te denken en je brein flexibel te houden.

Voorbeeld: Organiseer je vaak vergaderingen? Denk eens na over een andere locatie, een verrassende opzet of een creatieve vergadervorm. Kleine aanpassingen kunnen al veel effect hebben.

2. Werk mét AI in plaats van ertegen

AI is geen bedreiging voor je functie, maar juist een handige extra hulp. Als je weet hoe je ermee werkt, kun je er flink wat tijd mee besparen. Denk bijvoorbeeld eens aan:

• ChatGPT gebruiken voor een eerste opzet van een e-mail of verslag
• Automatische transcripties in Teams laten maken
• Herhalende taken automatiseren, zodat jij ruimte hebt voor belangrijker werk

Tip: Verdiep je in AI

Je hoeft echt geen techneut te zijn. Veel AI-tools zijn juist gemaakt om jouw werk makkelijker te maken. Het belangrijkste is dat je gewoon begint. Probeer iets uit, klik op die knop of kijk een korte tutorial. Je hoeft niet alles direct te snappen, als je het maar durft te proberen.

Voorbeeld: Maak tijdens een vergadering aantekeningen en laat ChatGPT je helpen om daar een helder notulenverslag van te maken. Dat scheelt tijd én je kunt het daarna makkelijk aanpassen naar je eigen stijl. Nieuw met ChatGPT? Lees dan ook het artikel: Notuleren met ChatGPT.

3. Duurzaam werken? Daar kun jij het verschil maken

Duurzaamheid is allang geen tijdelijke trend meer, maar een serieuze richting die veel organisaties bewust kiezen. En ook al denk je misschien niet direct dat het bij jouw werk hoort, als secretaresse kun je hier dus echt wel iets in betekenen. Of het nu gaat om het kiezen van een duurzamere leverancier of het organiseren van een groener teamuitje, jij hebt invloed op veel praktische keuzes binnen de organisatie.

Tip: Kijk waar jij kunt verduurzamen

Denk eens na over zaken als bestellingen, catering, reizen of het printbeleid. Kan het duurzamer? En is daar al iets over geregeld binnen jouw organisatie? Zo niet, dan is het misschien juist een mooi moment voor jou om het onderwerp aan te kaarten.

Voorbeeld: Moet je iets bestellen voor een bijeenkomst? Kies voor een leverancier die gerecyclede materialen gebruikt of duurzaam bezorgt. Klein gebaar, groot signaal.

4. Soft skills zijn in je voordeel

Technologie kan veel, maar mensenwerk blijft mensenwerk. En juist daar liggen jouw kansen. Vaardigheden zoals luisteren, samenwerken, schakelen en verbinden worden steeds belangrijker. Waarom? Omdat organisaties behoefte hebben aan mensen die:

• Tussen de regels door horen wat er speelt
• Problemen signaleren en oplossen
• Zorgen voor een fijne samenwerking, ook als het druk is

Tip: Werk bewust aan je soft skills

Dat kan al door actief te luisteren, vaker open vragen te stellen of door feedback te vragen na een overleg. Ook je veerkracht en aanpassingsvermogen zijn goud waard in een wereld die constant verandert.

Voorbeeld: Vraag een collega na een overleg eens: Wat vond je van mijn aanpak? Zo laat je zien dat je wilt groeien én krijg je waardevolle inzichten over je manier van werken.

De kunst is meebewegen zonder jezelf kwijt te raken

Je hoeft jezelf niet opnieuw uit te vinden. Het gaat erom dat je open blijft staan voor verandering, nieuwe dingen probeert en blijft investeren in je eigen ontwikkeling. De tijd van alleen maar ‘uitvoeren wat er gevraagd wordt’ ligt achter ons. Jij mag meedenken, meebepalen en meebewegen.

Dus kijk eens kritisch naar je werkweek. Waar ligt jouw toegevoegde waarde? Wat zou je willen leren? Waar kun je experimenteren?

Tot slot: de toekomst wacht niet, en jij hoeft dat ook niet te doen

De rol van secretaresse is in beweging. Maar jij hebt alles in huis om daarin mee te groeien. Door nieuwsgierig te blijven, nieuwe vaardigheden te leren en actief mee te denken, maak je jezelf waardevoller dan ooit.

Niet uit angst dat AI jouw werk overneemt, maar omdat jij weet dat je veel meer te bieden hebt.