Vacature: Office Manager in Utrecht

Eastmen focust zich in Nederland op functies waar schaarste heerst. Wij helpen onze klanten met het oplossen van hun problemen bij het vinden van de beste vakmensen. We doen dit o.a. binnen de installatietechniek, elektrotechniek, metaal en logistiek. In onze internationale wervingskantoren zijn onze recruiters continu actief om experts te rekruteren die in Nederland onvindbaar zijn of waar een groot tekort aan is.

Eastmen verzorgt het gehele traject voor deze vakmensen: de reis naar Nederland, de huisvesting en assistentie bij alles wat nodig is. Daarnaast heeft Eastmen in Nederland coördinatoren in dienst die 24/7 bereikbaar zijn voor onze uitzendkrachten als er hulp nodig is of vragen zijn.

Ons hoofdkantoor is centraal gelegen in Utrecht langs de A2. Ook hebben wij twee eigen wervingskantoren in Oost-Europa:

• Boedapest (Hongarije)
• Târgu-Mureș (Roemenië)

We zijn op zoek naar een enthousiaste Office Manager voor 40 uur per week.

Wat zijn jouw verantwoordelijkheden?

• Voorraad bijhouden en dagelijks bestellen van zaken voor kantoor zoals laptops, telefoons, printers, promotieartikelen en alle overige kantoorartikelen.
• Installeren computers, telefoons en werkplekken.
• Faciliteren dagelijkse lunch; boodschappen bestellen.
• Toezicht houden op het schoon en opgeruimd houden van de keuken en opstellen schoonmaakroosters/regels.
• Medewerkers aanspreken op het niet opruimen van de keuken of het niet naleven van de clean desk policy.
• Het ontvangen van gasten die binnenkomen.
• Dagelijks in ontvangst nemen en verzenden van (internationale) post en pakketten.
• Organiseren van uitjes en boeken van vliegtickets en hotels.
• Jaarlijkse reis voor alle kantoren organiseren en regelen.
• Geschenken en de kerstpakketten regelen voor medewerkers en uitzendkrachten.
• Helpen organiseren van activiteiten zoals hardloopwedstrijden inclusief het regelen van bedrukte bedrijfskleding.
• Het laten repareren van bijvoorbeeld defecte sloten, deuren of systemen.
• Contact onderhouden met schoonmaak, gebouwbeheer en overige externe partijen ten behoeve van het kantoor en onderhandelen over tarieven.
• In de toekomst het coördineren van de verhuizing van kantoor.
• Coördineren van aan- en afwezigheid van medewerkers, denk aan het online doorschakelen van telefoons.
• Het opstellen, implementeren en beheren van procedures en processen voor de Office Taken.

Wat vragen wij van jou:

• Je hebt doorzettingsvermogen en kan goed in een internationaal team samenwerken.
• Je vindt het een uitdaging om met veel verschillende dingen tegelijk bezig te zijn zonder de prioriteit uit het oog te verliezen.
• Eigen initiatief wordt gewaardeerd en aangemoedigd.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Dagelijkse communicatie in het
• Engels, in woord en geschrift.
• Je hebt hbo-werk- en -denkniveau.
• Je bent zelfstandig, nauwkeurig en gaat gestructureerd te werk.
• Stressbestendig en kan met werkdruk omgaan.

Wat kunnen wij jou bieden:

• Snel starten is mogelijk.
• Marktconform bruto maandsalaris: afhankelijk van leeftijd en ervaring.
• Ruime mogelijkheden om je verder te ontwikkelen in je vak door middel van trainingen en cursussen.
• Telefoon + laptop.
• Gevarieerde betaalde lunch op kantoor.
• 40 uur per week, parttime is bespreekbaar.
• 25 vakantiedagen.

Interesse in de functie van Office Manager bij Eastmen regio Utrecht? Reageer dan nu via het sollicitatieformulier op onze website voor 17 oktober 2022.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.