Versterk je “merk” tijdens je welverdiende (Kerst)vakantie

De kerstvakantie lijkt nog even weg, maar voor je het weet is het zover. Terwijl je langzaam aftelt naar die welverdiende vrije dagen, is dit hét moment om alvast je out of office-bericht klaar te zetten. Met een beetje aandacht maak je van dat automatische mailtje iets wat niet alleen informatief is, maar ook jouw persoonlijke merk versterkt.

Maak van je out-of-office een visitekaartje

Een standaardzin als “Ik ben afwezig en lees mijn e-mail niet” is duidelijk, maar ook een beetje saai. Zie je out of office-bericht liever als een mini-visitekaartje: kort, persoonlijk en behulpzaam. Je laat er niet alleen mee zien dat je georganiseerd bent, maar ook dat je aandacht hebt voor de ontvanger.

Tip: In het artikel Een out-of-office instellen in Outlook: zo doe je dat leggen we je stap voor stap uit hoe je een melding instelt in Outlook.

Niet zo handig:

Van 23 december tot 6 januari ben ik niet aanwezig. Mijn e-mail wordt niet gelezen.

Veel beter:

Ik geniet van mijn kerstvakantie en ben op 6 januari weer terug. Heb je een vraag die niet kan wachten? Mijn collega Marije helpt je graag verder via marije@bedrijf.nl of 010-1234567.

Zo maak je meteen duidelijk dat de ander niet hoeft te wachten, en dat jij de zaken goed hebt geregeld.

Lees je e-mail wel of niet tijdens je vakantie?

Soms is het lastig om echt los te komen van werk. Je wilt ontspannen, maar toch even kijken of er nog iets belangrijks in je inbox zit. Bedenk vooraf wat voor jou werkt, en communiceer dat duidelijk in je out-of-office-bericht.

Optie 1: Helemaal offline

Vermeld in je afwezigheidsbericht dat je je e-mail niet leest. Dat geeft rust en duidelijkheid.

Voorbeeld:
“Ik ben er even tussenuit om van de feestdagen te genieten. Vanaf 6 januari lees ik mijn e-mail weer met frisse energie.”

Optie 2 – Af en toe een check

Als je het prettig vindt om af en toe te kijken, vermeld dit dan eerlijk.

Voorbeeld:
“Tijdens de feestdagen lees ik mijn e-mail beperkt. Dringende vragen kunnen naar mijn collega Annette via annette@bedrijf.nl.”

Zo voorkom je onrealistische verwachtingen en houd je zelf de regie.

Wat doe je bij spoedvragen?

Soms kan iets echt niet wachten. Geef in je afwezigheidsmelding dan duidelijk aan wat iemand moet doen bij spoed. Bijvoorbeeld door een apart telefoonnummer of e-mailadres te vermelden.

Voorbeeld:
“Ik ben van 23 december t/m 5 januari met kerstvakantie. Voor spoed kun je contact opnemen met onze planning via planning@bedrijf.nl
of 06-98765432.”

Let erop dat de collega die je noemt hiervan op de hoogte is, niets zo vervelend als iemand die verrast wordt door spoedmails in jouw vakantie.

Waar moet een goede out-of-office minimaal aan voldoen?

Een afwezigheidsbericht lijkt misschien iets kleins, maar een goede structuur maakt het verschil tussen ‘handig’ en ‘verrassend professioneel’. Door een paar vaste onderdelen op te nemen, geef je de ontvanger precies de informatie die hij of zij nodig heeft.

Checklist voor een duidelijke out-of-office:

• Periode van afwezigheid: geef duidelijk aan van wanneer tot wanneer je weg bent.
• Terugkeerdatum: vermeld de dag waarop je weer bereikbaar bent.
• Alternatief contactpersoon: noem wie jouw taken tijdelijk overneemt, met naam, e-mail en eventueel telefoonnummer.
• Spoed: Wat moet iemand doen bij spoed? Vermeld dit kort en concreet.
• Toon: gebruik woorden die passen bij de cultuur van je organisatie en bij jouw eigen schrijfstijl: helder, professioneel en persoonlijk.

Je kunt deze basis altijd aanvullen met iets persoonlijks of iets dat past bij het moment, zoals een korte kerstgroet of een wens voor het nieuwe jaar.

Veelgemaakte fouten

• Alleen melden dat je ‘afwezig’ bent zonder datum of terugkeerdag.
• Geen collega noemen, waardoor de ontvanger niet weet bij wie hij terechtkan.
• Te formeel of te vaag taalgebruik, waardoor je bericht onpersoonlijk overkomt.
• Een te lange tekst vol interne details of grapjes die niet voor iedereen begrijpelijk zijn.

Met deze checklist zit je altijd goed: duidelijk, vriendelijk en professioneel.

Geef een persoonlijk tintje

Een out of office-bericht hoeft niet afstandelijk te zijn. Je kunt best iets persoonlijks delen, zolang het past bij je organisatie en doelgroep. Denk aan:

• een luchtige verwijzing naar de feestdagen;
• een korte wens voor het nieuwe jaar;
• of een knipoog naar je vakantieplannen.

Voorbeelden:

• “De komende dagen geniet ik van winterse wandelingen, familie en veel te veel kerstlekkers. Vanaf 3 januari beantwoord ik mijn e-mail weer met frisse energie.”
• “Ik wens je warme dagen vol lichtjes, rust en gezelligheid. Vanaf 6 januari ben ik weer aanwezig om met plezier je mail te beantwoorden.”

Zo laat je iets van jezelf zien, zonder dat het te persoonlijk wordt. Zie deze voorbeelden ook vooral als inspiratie: jij weet zelf natuurlijk het beste wat past bij jouw toon, jouw organisatie en de mensen met wie je werkt.

Denk aan je toon en doelgroep

Werk je in een formele organisatie? Houd je bericht dan wat zakelijker. In een kleinere of informelere organisatie mag het best wat warmer of luchtiger klinken.

Formeel:

“Bedankt voor je bericht. In verband met de kerstperiode ben ik afwezig tot 6 januari. Voor dringende zaken kun je terecht bij mijn collega via support@bedrijf.nl. Ik wens je fijne feestdagen en een goed begin van het nieuwe jaar.”

Informeel:

“De komende dagen ruil ik mijn mailbox in voor kerstkransjes en bordspellen. Op 6 januari ben ik weer terug. Voor iets wat echt niet kan wachten, kun je mailen naar mijn collega via info@bedrijf.nl.”

Creatief:

“Mijn inbox is even op wintersport. En ik ook trouwens. Vanaf 6 januari glijd ik weer soepel door mijn e-mails heen. Fijne feestdagen en tot in het nieuwe jaar!”

Je merk straalt ook als jij even niet werkt

Een doordachte out-of-office maakt niet alleen een vriendelijke indruk, maar versterkt ook jouw persoonlijke merk. Je laat zien dat je nadenkt over communicatie, verantwoordelijkheid neemt en oog hebt voor service. Dat zijn precies de eigenschappen die jou als secretaresse onderscheiden.

Terwijl jij geniet van wat welverdiende rust, doet jouw out of office-bericht stilletjes zijn werk. En dat is misschien wel de fijnste vorm van professionaliteit.