Wat is IoT en hoe kan het jou helpen als secretaresse?

Techniek is niet meer weg te denken uit je werk als secretaresse of managementassistent. En nee, dit keer gaat het niet over AI, maar over iets waar je misschien ongemerkt al mee te maken hebt: het Internet of Things, kortweg IoT. Grote kans dat je er al (deels) mee werkt, bijvoorbeeld via slimme vergaderruimtes of printers die automatisch een seintje geven als de toner bijna op is. Maar wat is het precies? En vooral: wat kun jij ermee?

Wat is IoT?

IoT staat voor Internet of Things, oftewel: het internet der dingen. Het gaat om apparaten die via internet met elkaar én met mensen communiceren. Waar vroeger apparaten los van elkaar werkten, zijn ze nu steeds vaker verbonden. Denk aan lampen die automatisch aangaan als iemand binnenkomt, of een thermostaat die zichzelf aanpast op basis van bezetting.

Een herkenbaar voorbeeld:
Vroeger stond je soms minutenlang voor een rood voetgangerslicht, terwijl er niemand aankwam. Tegenwoordig werken veel stoplichten met sensoren, waardoor ze alleen op rood blijven staan als het nodig is. Dat principe: sensoren die data verzamelen en delen, zie je op steeds meer plekken in kantoren terug. Eigenlijk is dat een voorloper van het IoT, het enige verschil is hierbij dat met het IoT apparaten verbonden zijn via het internet en op die manier met elkaar communiceren. Die apparaten worden dan ‘slim’ of ‘smart’ genoemd. Maar hoe kan jou dit helpen als secretaresse?

Slimme vergaderplekken

Heb je wel eens een vergaderruimte geboekt, maar blijkt die toch bezet? Frustrerend. Gelukkig kun je dat met IoT-technologie voorkomen. Slimme sensoren in ruimtes geven in realtime aan of een ruimte daadwerkelijk gebruikt wordt. Dat voorkomt dubbele boekingen én onnodige rondjes lopen.

Nog handiger: sommige systemen regelen automatisch de temperatuur en verlichting op basis van het aantal mensen in de ruimte. Zo zit je nooit meer te vergaderen in een koud of benauwd kantoor.

Slimme werkplekken

In tijden van hybride werken en flexplekken is het lastig te voorspellen wie waar zit. Met IoT kun je realtime zien welke werkplekken vrij zijn. Bijvoorbeeld via een app of een overzichtsscherm bij de ingang. Superhandig als jij collega’s ontvangt of de planning beheert. En daar blijft het niet bij: je kunt ook het klimaat per werkplek laten aanpassen of zien welke bureaus nog schoon zijn na gebruik. Dat geeft rust én overzicht.

Voorraadbeheer

Herinner je je dat moment dat het printpapier ineens op was, nét voor die grote mailing? Of die keer dat de koffiebonen op waren tijdens een vergadering? Met IoT hoef je daar niet meer van wakker te liggen.

Slimme sensoren kunnen bijhouden hoeveel voorraad er nog is van bijvoorbeeld:

• printpapier en cartridges
• koffiebonen of bekers
• schoonmaakmiddelen
• handzeep of desinfectiegel

Zodra een product bijna op is, krijg je automatisch een melding – of wordt het zelfs meteen bijbesteld. Zo blijf jij altijd een stap voor.

Met data sta je sterker

Soms merk je dat iets beter kan, zoals het aantal werkplekken of de bezetting van vergaderruimtes. Maar hoe overtuig je het management? Met gevoel? Of met cijfers?

IoT geeft je toegang tot data. Bijvoorbeeld:

• hoeveel vergaderruimtes dagelijks écht gebruikt worden
• welke werkplekken structureel bezet zijn
• of bepaalde printers overbelast raken

Met die gegevens kun je makkelijk onderbouwen waarom er iets moet veranderen. Of het nu gaat om extra werkplekken, een andere indeling of slimmer plannen: jij hebt het inzicht in handen.

Wat heb jij aan IoT als secretaresse?

Achteraf weet je het vaak precies: “We hadden echt meer werkplekken nodig.” Maar alleen op gevoel kom je niet ver. Het management wil cijfers zien. Met data uit IoT-systemen kun jij zwart-op-wit aantonen dat ruimtes structureel te vol zitten of werkplekken vaak bezet zijn. En dát maakt het een stuk makkelijker om verbeteringen op de agenda te krijgen.

Oftewel; IoT helpt je als secretaresse om tijd te besparen, overzicht te houden en in het verlengde hiervan foutjes te verminderen. En heb je een goed idee? Dan kun je dat gemakkelijk staven met de data vanuit het IoT!