Zo werkt de Voorwaardelijke Opmaak functie in Outlook

door Ingeborg · 2 juli 2023

De functie Voorwaardelijke Opmaak in Outlook kan je gebruiken om bepaalde regels toe te passen op bijvoorbeeld e-mails, agenda-items en/of taken. Je kunt het ook wel een beetje vergelijken met regels die je in staat stellen om visuele aanpassingen te maken op basis van specifieke criteria. Zo zou je bijvoorbeeld aan alle nieuwe, inkomende e-mails, die je van je manager binnenkrijgt een kleur kunnen meegeven. Zo zie je in een oogopslag welke mail je prioriteit moet geven. Een ander voorbeeld van een Voorwaardelijke Opmaak instellen, is dat je alle mails met een specifiek onderwerp (bijvoorbeeld factuur o.i.d.) weer een ander kleur kunt meegeven. Die kan je dan direct naar een map slepen (of als je de regel uitbreidt direct naar een map laten verplaatsen). Wil je deze functie ook eens proberen? Lees in dit artikel dan eerst even de stapsgewijze checklist door en doe er je voordeel mee!

Open Outlook

Ga naar het tabblad Beeld – Weergave-instellingen – en daar zie je de als 3e van beneden de Voorwaardelijke opmaak functie staan.

Klik dan op de knop Toevoegen om eerst een Nieuwe Voorwaarde aan te maken. Geef de voorwaarde een naam, bijvoorbeeld Ongelezen e-mails van <naam manager>.

Klik dan op de knop Voorwaarde… om de criteria voor de opmaakregel te definiëren. Je kunt verschillende criteria kiezen, zoals het onderwerp van de e-mail, de afzender, de ontvanger, de grootte van de e-mail en nog veel meer. Selecteer het gewenste criterium en vul de bijbehorende waarde in.

Nadat je de criteria hebt ingesteld, ga je naar het gedeelte Opmaak om de visuele opmaak in te stellen. Pas daar de kleur van de tekst aan, het lettertype, de grote van het lettertype en/of de stijl aan.
Klik dan op Ok om de instellingen op te slaan.
In het dialoogvenster Voorwaardelijke Opmaak kan je meer voorwaarden instellen door op de knop Toevoegen te klikken en dezelfde stappen te herhalen.
Gebruik de pijlknoppen in het dialoogvenster Voorwaardelijke Opmaak om de volgorde van de voorwaarden te wijzigen.
Klik op Ok en sluit het venster.
Nu zal Outlook de Voorwaardelijke Opmaakregels toepassen op de mails die aan de door jou opgegeven criteria voldoen. Test welke opmaakregels voor jou handig zijn.