Snelle tips om samen te werken in een gedeelde mailbox
Als je met meerdere mensen samen in een mailbox moet werken, dan heb je – naast dat je met elkaar een aantal goede afspraken maakt – natuurlijk ook een aantal tips nodig om snel te zien hoe het met de afhandeling van een mail gesteld is. Hierbij een aantal tips om handig samen te werken in die gedeelde mailbox!
Ga labelen
In het tabblad Start vind je de knop Categoriseren. Hier heb je de mogelijkheid om kleuren en labels aan te passen. Deze opties is erg handig als je met meerdere mensen in één mailbox werkt. Geef ieder teamlid een eigen kleur (Gele mails zijn voor Petra en blauwe voor Suus). Voorwaarde is natuurlijk wel dat je vertrouwen in je collega’s hebt dan zij hun eigen taken ook echt zelf afhandelen, maar dat spreekt voor zich.
Tip: Om op de hoogte te blijven zou je ook per collega een label ‘afgehandeld + naam collega kunnen maken. In dezelfde kleur als het label van de collega. Als ieder dan op bijv. vrijdag de afgehandelde mails leest van haar collega dan is iedereen op de hoogte wat er speelt en mis je niks. Degene die als laatste de afgehandelde mails leest archiveert of verwijdert ze.
Maak gebruik van Snelle stappen
In het tabblad Start vind je ook een optie Snelle stappen. Ontvang je bijvoorbeeld veel facturen en wil je daarvoor een akkoord van iemand hebben? Maak dan een Snelle Stap aan. Je kunt in het artikel “De Snelle Stappen functie in Outlook” lezen hoe je een Snelle stap kunt maken. Nog meer informatie over deze handig functie vind je via deze link op de website van Microsoft.
Ga slepen
Het slepen van een e-mailbericht naar de agenda is erg handig. Zo maak je van een e-mailbericht bijvoorbeeld meteen een afspraak. Selecteer hiervoor het bericht (niet dubbelklikken!) en sleep het naar de agenda (linksonder). Er wordt meteen een nieuwe afspraak aangemaakt. Let op: je moet natuurlijk nog wel even de datum en tijdstippen aanpassen…
Extra tip: Dit kan je ook doen met (nieuwe) contactpersonen? Lees hoe dit moet in het blogbericht “Sleep jij al in Outlook?”
Ben jij assistant en heb je nog meer tips die we zeker moeten vermelden in dit (of een volgend artikel?) laat het ons dan weten via info@secretaresssenet.nl
Volg ons