Zorgeloze zendingen vanuit het secretariaat

Een pakket op tijd bij een klant of collega krijgen lijkt misschien vanzelfsprekend, maar als secretaresse weet je dat er meer bij komt kijken. Denk aan het checken van het adres, het zorgvuldig verpakken én het vergelijken van verzendkosten. Met een slim proces bespaar je geld, voorkom je gedoe én houd je zelf meer rust in je werkdag. Met deze tips heb je alles in de hand – van het inpakken tot de aflevering.

Voorbereiden en tarieven vergelijken

Begin elke verzendtaak met een checklist. Controleer eerst de naam, straat en huisnummer in de database – dus niet zomaar kopiëren uit een e-mail. Zo voorkom je fouten en bespaar je op retourkosten. Kijk daarna naar het gewicht en formaat van het pakket. Meet het doosje op drie punten en rond de maten iets naar boven af. Zo krijg je een realistische prijsberekening en voorkom je onverwachte naheffingen.

Bepaal vervolgens hoe snel de zending écht moet aankomen. Is het pas overmorgen nodig? Dan is standaardverzending vaak prima – en dat helpt je om goedkoop een zakelijk pakket te versturen. Vergelijk daarna verschillende aanbieders via een online verzendportaal. Veel koeriers bieden korting als je vóór 09.00 uur boekt. Leg dit proces vast in een duidelijke werkinstructie, zodat collega’s ook weten hoe ze goedkoop een zakelijk pakket kunnen versturen als jij er niet bent.

Slim verpakken en labelen

Kies altijd een doos die goed past bij de inhoud. Een te grote verpakking betekent onnodig opvulmateriaal én hogere verzendkosten door het volume. Voor breekbare items gebruik je noppenfolie en stevig karton, zodat de impact goed wordt verdeeld. Sluit zware dozen af met brede tape in een H-vorm – zowel aan de boven- als onderkant – zo blijft alles netjes dicht bij het tillen of schudden.

Print het verzendlabel direct vanuit het verzendportaal, bij voorkeur in zwart-wit voor een scherpe barcode. Plak het label op de grootste vlakke kant van de doos en verwijder oude labels als je een verpakking hergebruikt. Stop voor de zekerheid ook een extra label met het adres in de doos, voor het geval de buitenkant beschadigt of nat wordt.

Plaats de pakbon in een plastic insteekhoes aan de buitenkant, zodat die niet tussen de producten belandt. En schrijf het ordernummer duidelijk met stift bovenop de doos – zo vinden je collega’s het pakket makkelijk terug als de klant belt met een wijziging.

Volgen, communiceren en evalueren

Vergeet niet om track-and-trace notificaties aan te zetten en de link automatisch door te sturen naar de ontvanger. Zo voorkom je dat mensen jou gaan bellen met de vraag waar hun pakket blijft. Rond een uur of vier check je of alle zendingen van die dag zijn opgehaald. Staat er nog een doos? Bel dan direct met de koerier om vertraging te voorkomen.

Houd daarnaast een overzicht bij in Excel met de verzenddatum, vervoerder en kosten. Evalueer dit maandelijks: welke partij is het snelst, wie levert zonder schade? Zo’n overzicht helpt je bij het onderhandelen over betere tarieven. Vraag na de levering even bij de ontvanger of alles in goede staat is aangekomen – die feedback helpt om je verzendproces steeds verder te verbeteren.

Tot slot: houd je werkplek georganiseerd. Vouw dozen plat op nummer en bewaar tape en labels in aparte bakken. Zo heb je alles snel bij de hand – ook op drukke dagen, zoals vlak voor de feestmaanden.