AI voor de secretaresse: 7 slimme manieren om tijd te winnen

De agenda puilt uit, je telefoon blijft rinkelen en ondertussen moet je ook nog de vergadering van vanochtend samenvatten. Waar haal je de tijd vandaan? Stel je eens voor: een collega die altijd beschikbaar is, razendsnel werkt en nooit moppert. Klinkt te mooi om waar te zijn? Helemaal niet. Welkom in de wereld van AI voor de secretaresse: jouw slimme collega die je werkdag een stuk lichter maakt.

In het secretaressevak draait alles om overzicht houden, snel schakelen en zorgen dat alles soepel verloopt. AI neemt geen werk van je af dat alleen jij kunt doen, maar helpt je wel om tijdrovende klussen sneller en efficiënter uit te voeren. Zo houd je meer ruimte over voor de taken waarbij jouw ervaring en inzicht onmisbaar zijn.

Waarom AI voor de secretaresse onmisbaar wordt

Secretaresses zijn organisatietalenten, multitaskers en planners pur sang. Je houdt alle balletjes in de lucht: van agendabeheer tot notuleren en van last-minute verzoekjes tot complexe draaiboeken. AI kan je helpen door de tijdrovende of repetitieve taken sneller en makkelijker te maken.

Belangrijk om te onthouden: AI is geen vervanger van jou. Het is een hulpmiddel. Jij hebt de mensenkennis, de ervaring en het gevoel voor nuance. En AI heeft de snelheid en de rekenkracht. Samen is dat een gouden combinatie!

7 manieren waarop AI jouw slimme collega kan zijn

1. Vergaderingen samenvatten

Met AI-gestuurde notulentools zoals Otter.ai, Read.ai of de ingebouwde transcriptie in Microsoft Teams kun je vergaderingen automatisch laten samenvatten. Gebruik daarna Microsoft Copilot of ChatGPT om de tekst overzichtelijk te maken, bijvoorbeeld door er een actielijst of besluitenoverzicht van te laten maken.

Extra tip: wil je weten welke AI-notulentools het beste werken in jouw situatie? Lees ons uitgebreide artikel “Notuleren met AI: 12 tools die je werk makkelijker maken”.

2. E-mailconcepten schrijven met AI: sneller en makkelijker

Moet er snel een uitnodiging, bedankmail of bevestiging de deur uit? AI voor de secretaresse kan in seconden een concept maken in de juiste toon. Geef in je prompt altijd aan: wat, voor wie, welke toon en welke details erin moeten.

Voorbeeldprompt:

• “Schrijf een korte, vriendelijke bedankmail voor de spreker van onze teamdag. Benoem dat we veel hebben gehad aan haar tips over timemanagement.”

Wil je meer weten over hoe je AI slim inzet voor het schrijven van teksten? Lees het artikel “Tekst schrijven met AI: iets voor jou?”.

3. Slim zoeken in Teams met Microsoft Copilot

Met Microsoft Copilot in Microsoft 365 kun je razendsnel alle relevante informatie opvragen uit documenten, chats en vergadernotities. Ideaal als je bijvoorbeeld wilt weten wat er is afgesproken in de laatste projectvergaderingen of als je snel de kern wilt uit een lange Teams-chat.

Voorbeeld:

• “Zoek alle actiepunten uit de laatste drie projectvergaderingen en zet ze in een overzicht met deadlines.”

Copilot filtert dan de relevante informatie voor je, zodat je niet eindeloos hoeft te scrollen of bestanden hoeft te openen. Wil je precies weten wat Copilot nog meer kan? Lees dan ook het artikel “Microsoft Copilot – de ultieme assistent in Office 365”.

4. Presentaties voorbereiden met AI: van opzet tot tijdlijn

AI kan in no-time een eerste opzet voor je PowerPoint maken: compleet met indeling, titels en zelfs sprekersnotities. Jij geeft daarna de presentatie je eigen stijl en tone of voice.

Wil je extra impact? Voeg een tijdlijn toe. Lees dan het artikel: “Tijdlijn maken in PowerPoint? Volg dit stappenplan” voor een visueel sterke dia met stijl, kleur en overzicht.

5. Reisplannen en draaiboeken maken met AI

Met AI kun je in een paar minuten een compleet reisschema laten opstellen, inclusief vluchten, hotels en routebeschrijvingen. Handig bij zakenreizen, events of klantbezoeken.

Zo pak je het aan met Google Flights of de site van een luchtvaartmaatschappij:

• Zoek via Google Flights of rechtstreeks op de site van een luchtvaartmaatschappij naar vluchtopties. Filter op datum, vertrektijd, prijs, aantal overstappen en bagageregels. Zo krijg je snel een actueel overzicht en kun je direct de voorwaarden bekijken.
• Selecteer een paar interessante opties en kopieer de gegevens (prijs, totale reistijd, aantal overstappen, vertrek- en aankomsttijd).
• Plak deze informatie in ChatGPT of Microsoft Copilot en geef een gerichte opdracht, bijvoorbeeld:
  • “Vergelijk deze vluchten en adviseer de beste keuze op basis van prijs, reistijd en zo min mogelijk overstappen. Houd rekening met vertrek na 09:00 uur en aankomst vóór 18:00 uur. Zet de beste optie + één alternatief in een tabel met voor- en nadelen.”
• AI analyseert de gegevens, maakt een overzicht en kan het direct aanvullen met hotelopties, vergaderlocaties, routebeschrijvingen en contactgegevens, zodat je in korte tijd een volledig draaiboek hebt.

Belangrijk: neem het advies van AI nooit klakkeloos over. Controleer altijd zelf of de prijzen, tijden en voorwaarden nog actueel zijn in Google Flights of op de site van de luchtvaartmaatschappij, voordat je definitieve keuzes maakt of gaat boeken.

Extra tip: laat AI ook meteen een checklijst maken voor je reis, inclusief documenten, bagage en eventuele reserveringsnummers, zodat je niets vergeet.

6. Teksten vertalen en herschrijven met AI

Werk je met internationale teams? Laat je notulen of e-mails vertalen naar het Engels, Frans of Duits. Dit is ideaal voor snelle communicatie en scheelt veel handmatig werk. Gebruik AI ook om teksten te herschrijven in een andere stijl (formeler, vriendelijker of juist korter).

Handige promptvoorbeelden:

• “Vertaal deze e-mail naar het Engels en houd de toon vriendelijk en zakelijk.”
• “Herschrijf deze alinea korter en actiever, geschikt voor een interne nieuwsbrief.”
• “Maak van deze notulen een puntsgewijze samenvatting met besluiten en actiepunten.”

Tip: Meer hierover lees je in ons artikel Zo formuleer je de juiste prompts.

7. Creatieve ideeën brainstormen

Of het nu gaat om een thema voor een teambijeenkomst, pakkende teksten voor de interne nieuwsbrief of ideeën voor Secretaressedag: AI geeft je in seconden een lange lijst met opties. Vraag om 10 – 20 ideeën, laat AI ze clusteren en schrijf daarna zelf bij wat wél of niet past bij jullie organisatiecultuur.

Handig vervolg om te lezen: “Creatief schrijven: versterk ook jouw schrijfvaardigheid”: voor extra technieken om ideeën uit te werken tot sterke teksten.

Zo houd jij de regie over je slimme AI-collega

AI is geweldig, maar het is geen allesweter. Zo houd je zelf de regie:

• Bescherm vertrouwelijke informatie: gebruik alleen veilige, goedgekeurde AI-tools binnen je organisatie.
• Controleer altijd: vertrouw niet blind op AI, kijk kritisch naar inhoud en toon.
• Blijf leren: AI ontwikkelt snel: volg trainingen en webinars om bij te blijven.

Gebruik AI als startpunt, niet als eindproduct: jij bent degene die de menselijke touch toevoegt.

Een blik op de toekomst: AI voor de secretaresse

De komende jaren wordt AI alleen maar slimmer en naadlozer geïntegreerd in je werkdag. Denk aan live vertalingen tijdens meetings, AI die zelf agendavoorkeuren voorstelt of automatische herinneringen voor actiepunten verstuurt zonder dat jij erom hoeft te vragen.

Toch blijft jouw rol onmisbaar. Jij kent de mensen, voelt de sfeer in een vergadering haarfijn aan en weet precies hoe je een boodschap moet verpakken – iets wat AI (nog) niet kan.

AI inzetten: begin klein en ontdek wat werkt voor jou

AI is geen vervanger, maar een slimme collega die altijd paraat staat. Het maakt je werk makkelijker, geeft je meer tijd voor het écht belangrijke werk en kan zelfs zorgen voor meer plezier in je dag. Begin met één of twee toepassingen die je het meest aanspreken en breid het daarna langzaam uit.