De voor- en nadelen van AI voor het secretariaat

AI-tools zijn tegenwoordig niet meer weg te denken op de werkvloer, ook niet op het secretariaat. Of je nu werkt met ChatGPT, Microsoft Copilot of de automatische transcriptie in Microsoft Teams: steeds meer taken kunnen met een beetje hulp van slimme technologie sneller, makkelijker of zelfs automatisch. Superhandig natuurlijk. Maar je vraagt je misschien ook af: wat betekent dit voor mijn werk? Wat zijn de risico’s? En hoe blijf ik als secretaresse van toegevoegde waarde als AI steeds meer taken overneemt? In dit artikel zetten we de voor- en nadelen van AI op een rij. Wat werkt er écht? En waar moet je mee oppassen?

Waarom raakt AI juist jouw werk als secretaresse?

Als support professional werk je dagelijks met informatie, communicatie en planning. En laat dat nu precies het terrein zijn waar AI zich razendsnel ontwikkelt. Denk aan tools die teksten schrijven, vergaderingen automatisch samenvatten of je helpen prioriteiten te stellen in een overvolle inbox. Veel van die taken die je eerder handmatig deed, kunnen nu met een paar klikken worden geregeld.

Misschien heb je al gemerkt dat Outlook steeds slimmer wordt, dat je in Word ineens hulp krijgt van Copilot of dat je een mail laat herschrijven door ChatGPT. Die tools zijn er om je te helpen, maar ze veranderen óók de manier waarop jij je werk doet. Daarom is het handig om de voor- en nadelen van AI goed te kennen. Zodat je weet wat je ermee kunt én wanneer je beter op je eigen kennis en ervaring kunt vertrouwen.

De voordelen van AI voor het secretariaat

1. Je bespaart flink wat tijd

AI is als een extra assistent die op de achtergrond met je meedenkt. Stel je voor: je krijgt een lange e-mail van een leverancier met meerdere actiepunten. In plaats van alles zelf uit te pluizen, laat je Microsoft Copilot of ChatGPT een korte samenvatting maken. Binnen enkele seconden weet je precies wat belangrijk is en wat je moet doen.

Een ander voorbeeld: je moet een nieuwe vergadering inplannen, inclusief agenda en deelnemers. Vraag aan ChatGPT: “Maak een formele vergaderuitnodiging over het kwartaaloverleg met ruimte voor agendapunten en notulen”. Binnen no-time heb je een concepttekst die je alleen nog hoeft aan te passen aan je eigen stijl. En dat scheelt heel veel tijd.

2. Je teksten worden duidelijker en professioneler

Een goede e-mail of memo schrijven kost tijd – zeker als je even geen inspiratie hebt of twijfelt over je formulering. Gelukkig zijn er AI-tools die je helpen om je teksten te verbeteren qua stijl, toon en taalgebruik.

Een hele fijne tool hiervoor is DeepL Write. Die is speciaal ontwikkeld voor het verbeteren en herschrijven van teksten in het Nederlands (en andere Europese talen). De tool kijkt niet alleen naar grammatica, maar ook naar toon en leesbaarheid.

Voorbeeld uit de praktijk:
Je schrijft een e-mail aan een externe relatie over een wijziging in het planningsproces. De e-mal moet professioneel overkomen, maar mag niet te afstandelijk zijn. Je voert een concepttekst in bij DeepL Write en je kiest voor een zakelijke of vriendelijke toon. DeepL komt vervolgens met en voorstel. Pas het naar wens aan en klaar is kees! Weer tijd bespaart!

3. Geen stress meer over notulen: AI typt mee

Tijdens drukke vergaderingen is het lastig om én goed te luisteren, én alles tegelijk op te schrijven. Gelukkig doet Microsoft Teams dat tegenwoordig voor je met de transcriptie-functie. Zodra je de vergadering start, zet je de transcriptie aan. Teams maakt automatisch een woord-voor-woord verslag van alles wat er gezegd wordt.

Praktijkvoorbeeld:
Je zit in een overleg met het MT waarin allerlei ad-hoc besluiten genomen worden. Na afloop open je het transcript, markeert de besluiten, en gebruikt die als basis voor je notulen. Resultaat: je notulen zijn sneller klaar, completer én minder foutgevoelig.

Let op: informeer je collega’s vooraf dat je de transcriptie aanzet – dit is wel zo netjes en transparant.

4. Meer overzicht in een volle werkdag

AI-tools helpen je om overzicht te houden. Microsoft Copilot kan je bijvoorbeeld in één oogopslag laten zien welke e-mails nog aandacht vragen, welke afspraken eraan komen en wat je taken zijn voor vandaag.

Er zijn ook slimme agenda-tools zoals Motion of Clockwise die automatisch focustijd inplannen. Heb je bijvoorbeeld een drukke week met veel vergaderingen, dan plant de tool voor jou blokken in om belangrijke taken af te ronden. Zo werk je proactiever in plaats van reactief.

5. Meer creatieve ondersteuning bij communicatie

Soms wil je iets leuks of origineels maken, maar ontbreekt het even aan tijd of inspiratie. AI helpt je dan op weg.

Voorbeelden:

• Je moet een collega feliciteren via het intranet. ChatGPT helpt je in 10 seconden aan een originele, warme tekst.
• Je maakt een PowerPointpresentatie voor je manager en Canva AI maakt op basis van steekwoorden al een professioneel ontwerp.
• Je wilt een korte aftermovie maken van een intern evenement. Lumen5 maakt er op basis van je foto’s en notities een kant-en-klare video van.

De nadelen en valkuilen van AI voor het secretariaat

1. AI maakt (soms grote) fouten

AI klinkt slim, maar het is geen mens. Tools zoals ChatGPT kunnen overtuigende teksten schrijven, maar verzinnen soms informatie of geven een te algemene reactie. Dat noemen we ook wel ‘hallucinaties’. Zo kan een tekst grammaticaal kloppen, maar inhoudelijk compleet fout zijn.

Voorbeeld:
Je vraagt ChatGPT om een samenvatting van een beleidsdocument, maar de tool baseert zich op standaardvoorbeelden in plaats van de werkelijke inhoud. Als je dat niet goed controleert, stuur je misschien iets door wat feitelijk niet klopt – en dat kan je reputatie schaden.

Tip: Controleer altijd wat een AI-tool genereert. Gebruik je gezonde verstand, check bij twijfel de originele bron.

2. Privacy en gegevensbescherming zijn een risico

Veel AI-tools draaien online, op externe servers. Dat betekent dat alles wat je invoert, mogelijk wordt opgeslagen of geanalyseerd. En dat is een risico, vooral als je werkt met vertrouwelijke informatie of andere persoonsgegevens.

Voorbeeld:
Je plakt de inhoud van een HR-document in ChatGPT om een nettere e-mailtekst te laten maken. Klinkt handig, maar je weet niet waar die informatie terechtkomt of hoe lang die bewaard blijft. In sommige gevallen overtreed je daarmee zelfs het privacybeleid van je organisatie.

Tip: Gebruik geen gevoelige informatie in openbare AI-tools. Vraag je IT-afdeling welke tools wél veilig zijn en of er interne alternatieven beschikbaar zijn (zoals bijv. Microsoft Copilot via een beveiligde bedrijfsomgeving).

3. Je eigen vaardigheden kunnen verslappen

AI kan snel en slim zijn, maar dat betekent niet dat jij alles uit handen moet geven. Als je te veel vertrouwt op tools, raak je het gevoel voor taal, structuur of planning kwijt. En dát zijn nu juist je sterke punten als secretaresse.

Voorbeeld:
Je laat AI standaard je e-mails schrijven, herschrijven en controleren. Na een paar maanden merk je dat je zelf moeite hebt om een duidelijke tekst op te stellen zonder hulpmiddel. En dat is zonde! AI kan je ook minder scherp maken.

Tip: Gebruik Ai om tijd te besparen of inspiratie op te doen, maar blijf zelf nadenken en schrijven. Zo behoud je jouw toegevoegde waarde.

4. Niet alles is te automatiseren

Een van de belangrijkste vaardigheden van een secretaresse is mensenkennis. Aanvoelen wat iemand bedoelt, opmerken dat een collega gespannen is of de juiste toon vinden bij slecht nieuws – dat zijn dingen die AI (nog lang) niet kan.

Voorbeeld:
Een collega stuurt een boze e-mail over een misgelopen afspraak. ChatGPT stelt een formele reactie voor, maar jij voelt aan dat een persoonlijke, iets luchtigere toon de kou uit de lucht haalt. Juist jouw empathie maakt hier het verschil.

Tip: Gebruik AI waar het efficiëntie oplevert, maar vertrouw op jezelf als het gaat om relaties, gevoel, nuance en timing. Daar zit jouw échte kracht.

Meer inspiratie? Ontdek handige AI-tools die je zó kunt gebruiken

Wil je zelf eens experimenteren met AI in je werk? Lees dit artikel dan eens:

• Gratis AI-tools die elke secretaresse zou moeten kennen

Tot slot: jouw rol blijft belangrijk

AI verandert het werk van secretaresses, dat is duidelijk. Maar dat betekent niet dat jouw rol minder belangrijk wordt – integendeel. Juist omdat veel standaardwerk geautomatiseerd wordt, komt er meer ruimte voor jouw inzichten, jouw aanpak en jouw manier van samenwerken. Laat AI jou dus ondersteunen, maar blijf zélf de regie houden!