Tekst schrijven met AI, iets voor jou?

Stel je voor: het is maandagochtend, je mailbox stroomt vol, de vergadering van straks moet nog voorbereid worden en je krijgt het verzoek om ‘even snel’ een concepttekst voor de interne nieuwsbrief te maken. Herkenbaar? Dan weet je hoe prettig het zou zijn om sneller goede teksten te kunnen maken. Steeds meer secretaresses ontdekken daarom de voordelen van tekst schrijven met behulp van AI. Met slimme tools zet je in een paar klikken een eerste opzet klaar, of het nu gaat om een mail, verslag of interne update. Benieuwd of AI tekst schrijven ook iets voor jou is? In dit artikel vind je praktische tips en voorbeelden om ermee aan de slag te gaan.

Aan de slag met AI tekst schrijven

Je hebt vast al eens geëxperimenteerd met AI-tools of er in elk geval over gehoord. Maar hoe gebruik je AI nou echt handig als het gaat om het schrijven van teksten? Het principe is simpel: jij geeft een duidelijke opdracht, en de tool genereert een eerste versie van de tekst. Daarbij kun je zelf aangeven welke toon de tekst moet hebben, hoe lang hij moet zijn en wat er zeker in moet staan.

Zo kun je de toon bepalen:

Wil je dat de tekst professioneel en to-the-point is, of juist vriendelijk en informeel? Je kunt dit gewoon letterlijk aangeven in je opdracht:

• Schrijf een korte, zakelijke e-mail over het verplaatsen van een afspraak.
• Maak een vrolijke LinkedIn-post over een jubileum, met een luchtige toon.

Lengte instellen? Ook dat kan:

Afhankelijk van je doel geef je aan hoe lang de tekst mag zijn:

• Geef een samenvatting in 3 zinnen van deze notulen.
• Schrijf een toelichting van ongeveer 250 woorden over het nieuwe roosterbeleid.

Inhoud aanleveren doe je zo:

AI werkt op basis van jouw input. Je hoeft geen lange zinnen te typen: steekwoorden of een korte omschrijving zijn genoeg:

• Vacaturetekst voor een secretaresse, parttime, 24 uur, standplaats Utrecht, met klantcontact.
• Mail naar het team over de kerstborrel op donderdag 14 december, locatie volgt nog.

Hoe concreter jij je wensen beschrijft, hoe beter de tekst. Zo kan jij met AI tekst schrijven razendsnel een professionele opzet genereren, die je daarna alleen nog even finetunet op je eigen stijl.

Hoe helpt AI jou tijd besparen?

Iedere secretaresse weet dat teksten schrijven veel tijd kan kosten. Vooral als je met een lege pagina moet beginnen. Denk hierbij aan uitnodigingen, aankondigingen of korte presentatieteksten. Met AI kun je veel sneller van start. Jij levert de input en AI doet het eerste schrijfwerk. Daarna hoef je alleen nog maar te redigeren.

Zo zet jij AI praktisch in bij je schrijftaken

Benieuwd hoe je AI concreet inzet in je dagelijkse werk? Hier zijn vijf veelgebruikte toepassingen die je makkelijk kunt uitproberen:

1. E-mails opstellen

Je hoeft niet langer te twijfelen over hoe je een e-mail netjes en duidelijk formuleert. Geef AI de kernboodschap, bijvoorbeeld:

• Verzoek om afspraak te verzetten van 15 naar 22 mei, vriendelijk geformuleerd.
• Binnen een paar seconden krijg je een nette, professioneel klinkende mail.

Je kunt ook aangeven of het formeel of informeel moet zijn.

2. Samenvattingen maken van lange teksten

Heb je een document van tien pagina’s dat je in een paar zinnen moet samenvatten voor je manager? Laat AI je helpen. Je plakt de tekst in een AI-tool, vraagt om een samenvatting in begrijpelijke taal, en klaar. Zeker handig bij rapportages, beleidsstukken of notulen van lange vergaderingen.

Tip: Vermeld ook altijd hoe lang je de samenvatting wilt hebben, bijvoorbeeld:

• Geef een samenvatting van max. 5 zinnen in eenvoudige taal.
• Vat dit samen in één alinea van ongeveer 100 woorden.

Zo zorg je voor duidelijke output die precies past bij jouw doel.

3. Concepten voor LinkedIn-posts of interne nieuwsbrieven

Wil je snel een leuke en duidelijke tekst maken voor een LinkedIn-post of interne nieuwsbrief? Ook daar is AI ideaal voor. Stel: je wilt iets delen over het teamuitje, een jubileum, een nieuw project of een aankondiging. Je hoeft dan alleen wat steekwoorden of kernpunten in te voeren, zoals: teamuitje, escape room, vrijdagmiddag, gezellige sfeer.

AI maakt er vervolgens een vlotte, samenhangende tekst van in de gewenste toon: luchtig, professioneel of juist feestelijk. Zo heb je binnen een minuut een eerste concept, zonder dat je zelf hoeft te worstelen met de juiste formulering. Daarna kun je de tekst eenvoudig aanpassen aan je huisstijl of eigen toon.

Ook voor terugkerende teksten – zoals een interne nieuwsbrief of een korte update op het intranet – is dit handig. AI helpt je snel aan een eerste opzet, zodat jij meer tijd hebt voor het verfijnen van de inhoud en toon.

4. Notulen structureren

Tijdens de vergadering heb je losse aantekeningen gemaakt. Als je die puntsgewijs in een AI-tool zet, kun je vragen om er een helder verslag van te maken. Let op: gebruik hierbij géén vertrouwelijke of privacygevoelige informatie. Maar voor interne overzichten of agendapunten kan dit veel tijd schelen.

Tip: Wil je weten hoe je ChatGPT inzet om sneller betere notulen te maken? Lees dan ook: Notuleren met ChatGPT – zo maak je sneller betere notulen

5. Templates of standaardteksten genereren

AI is ook heel handig voor teksten die je regelmatig gebruikt. Denk aan standaardreacties op veelgestelde vragen, bevestigingen van afspraken of afwezigheidsmeldingen. Je voert een duidelijke opdracht in, bijvoorbeeld:

• Schrijf een korte, vriendelijke e-mail waarin we een klant bedanken voor het contact en bevestigen dat we uiterlijk maandag (+de datum) reageren.

AI maakt daar een professionele, goedlopende tekst van, die je eenvoudig kunt opslaan als sjabloon in bijvoorbeeld Outlook of Word. Zo heb je altijd een basis klaarstaan die je snel kunt hergebruiken. Met behulp van AI tekst schrijven werk je niet alleen sneller, maar zorg je ook voor een consistentere uitstraling in je communicatie.

Blijf kritisch en let op de inhoud

Hoe handig tekst schrijven met AI ook is, het blijft belangrijk dat jij de eindcontrole houdt. Gebruik dus geen gevoelige informatie in je AI-tool, en controleer altijd de toon en feitelijke juistheid van de gegenereerde tekst. AI heeft geen gevoel voor nuance of context, maar dat heb jij als professional wél!

Tip: hoe duidelijker jij je opdracht formuleert (ook wel prompt genoemd), hoe beter de output. Meer inspiratie nodig? Lees dan ook het artikel: Zo formuleer je de juiste Prompts voor ChatGPT.

Jij blijft de belangrijkste schakel

Zie tekst schrijven met AI als een handig steuntje in de rug. Jij bepaalt wat er moet staan, in welke toon en voor welk doel. AI helpt je verder. En de afwerking? Die blijft natuurlijk altijd jouw verantwoordelijkheid!

Zelf proberen?

Nieuwsgierig geworden? Tools zoals ChatGPT, Grammarly, Notion AI of Copy.ai zijn laagdrempelig en gratis te proberen. Start met iets kleins, zoals een standaardmail of een korte tekst, en kijk wat het je oplevert. Wedden dat je er binnen no-time handigheid in krijgt?