De rol van de C-Level Assistant: ondersteuning voor topbestuurders

In het bedrijfsleven verwijst de term C-Level naar leidinggevende functies met het woord Chief in de titel. Denk hierbij aan functies zoals bijvoorbeeld de Chief Executive Officer (CEO) en de Chief Financial Officer (CFO). In dit soort posities speelt men een cruciale rol bij het vormgeven van de strategie en het leiden van een organisatie naar haar doelen. Op dit niveau rapporteert men alleen nog aan een eventuele Raad van Bestuur en/of aandeelhouders op Executive Niveau. In dit blog richten we ons op de C-Level Assistant: assistants die belast zijn met het ondersteunen van topbestuurders. We gaan het hebben over een aantal strategieën om als C-Level Assistant sterke werkrelaties op te bouwen en bij te dragen aan de besluitvorming op het hoogste niveau in de organisatie.

#1 Toegang maximaliseren voor optimale impact

Zorg ervoor dat je maximale toegang hebt tot relevante informatie, systemen en documenten. Dit zorgt ervoor dat je de impact van je ondersteuning zo groot mogelijk kan maken. Dit kan betekenen dat je onder andere actief betrokken bent bij strategische vergaderingen, toegang hebt tot belangrijke rapporten en documenten, en dat je direct contact hebt met andere sleutelpersonen binnen en buiten de organisatie. Daarnaast ben jij natuurlijk degene die de mailbox van je C-manager beheert. Hiermee heb je front row toegang tot vrijwel alle relevantie informatie die jou in staat stelt om je rol als Assistent zo goed mogelijk te vervullen.

#2 Open en transparante communicatie

Effectieve communicatie is de basis voor elk succesvol partnerschap. C-Level Assistants moeten open communicatiekanalen met hun leidinggevenden opzetten, waardoor een duidelijke uitwisseling van ideeën, zorgen en verwachtingen mogelijk wordt. Maak hierover duidelijke werkafspraken met elkaar.

Communiceer open en transparant met de leidinggevende, collega’s en andere belanghebbenden. Zorg ervoor dat je duidelijk bent over je taken, verantwoordelijkheden, deadlines en eventuele uitdagingen waarmee je wordt geconfronteerd. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat je regelmatig updates geeft over de voortgang van projecten, zowel mondeling als schriftelijk.

#3 Betrouwbaarheid en competentie aantonen

Als C-Level Assistant moet je natuurlijk de gemaakte afspraken en beloften consequent nakomen, verantwoordelijkheid nemen voor taken en continue laten zien dat je de juiste competenties hebt. Door betrouwbaar en proactief te zijn, kun je vertrouwen opbouwen bij en met je leidinggevenden, wat leidt tot grotere verantwoordelijkheden en je de kans biedt om meer impact te maken in je functie.

Laat je betrouwbaarheid en competenties zien door consistente en hoogwaardige ondersteuning te bieden aan je leidinggevende. Zorg ervoor dat je taken nauwkeurig en tijdig worden uitgevoerd en dat je altijd klaar staat om te helpen wanneer dat nodig is. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat je deadlines strikt naleeft en dat je proactief oplossingen aanreikt voor eventuele problemen.

#4 Wederzijds respect en waardering

Een productieve en effectieve band tussen een leidinggevende en zijn of haar assistant is gebaseerd op wederzijds respect en waardering voor elkaars bijdragen. Het erkennen van de waarde die jij als C-Level Assistant brengt, bevordert een ondersteunende omgeving waarin beide partijen kunnen gedijen.

Toon daarbij ook respect en waardering voor je leidinggevende door zijn of haar standpunt en beslissingen te respecteren, zelfs als je het er niet volledig mee eens bent. Laat zien dat je zijn of haar bijdragen waardeert en erken de uitdagingen waarmee hij of zij wordt geconfronteerd. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat je regelmatig feedback geeft voor prestaties en successen.

#5 Proactieve probleemoplossing als C-Level Assistant

Anticipeer op mogelijke problemen en uitdagingen door proactief oplossingen te identificeren voordat ze zich voordoen. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat je risico’s analyseert en preventieve maatregelen neemt, of dat je alternatieve plannen voorbereidt voor verschillende scenario’s. Door proactief te zijn bij het oplossen van problemen, kun je de leidinggevende helpen om snel en effectief te handelen wanneer dat nodig is. En natuurlijk al voordat eventuele problemen zich voordoen.