Initialen in een zakelijke brief of e-mail: Hoe gebruik je ze correct?

Het schrijven van een zakelijke brief of e-mail lijkt eenvoudig, maar zodra je te maken krijgt met de initialen van iemands naam, kan het toch best lastig worden. Gebruik je alleen de voorletters, of ook de achternaam? En hoe zorg je ervoor dat je formeel, maar toch persoonlijk overkomt? In dit artikel leggen we uit wanneer en hoe je initialen correct gebruikt in zakelijke correspondentie.

Wat zijn initialen precies?

Initialen zijn de eerste letters van iemands voornamen (dat kunnen er meerdere zijn waaronder doopnamen), soms gevolgd door de eerste letter van de achternaam. Ze worden vaak gebruikt in formele communicatie, zoals in brieven of e-mails, vooral wanneer je de volledige naam van de ontvanger niet kent of als de afzender op een formele manier zijn naam wil weergeven. Maar hoe zorg je ervoor dat je initialen correct gebruikt in een zakelijke brief of e-mail?

Gebruik van initialen bij aanhef

Het gebruik van initialen in de aanhef van zakelijke correspondentie is in de afgelopen jaren minder gebruikelijk geworden, maar het komt nog steeds voor, vooral in formele contexten of wanneer de volledige naam van de ontvanger niet bekend is.

Bijvoorbeeld:

Geachte Dhr. J.P. van der Meer,
Geachte Mevr. A.M. de Jong,

Waarom worden initialen soms toch nog gebruikt?

In formele brieven, vooral wanneer je iemand aanspreekt die je niet persoonlijk kent, kunnen initialen een professionele afstand creëren. Dit wordt vooral gedaan in sectoren waar formele communicatie nog steeds de norm is, zoals de juridische of academische wereld.

Tegenwoordig geven veel bedrijven en professionals de voorkeur aan een persoonlijke en toegankelijke toon. In dat geval is het gebruik van de volledige voornaam een betere keuze, omdat dit minder afstandelijk oogt.

Bijvoorbeeld:

Geachte mevrouw Annemarie Janssen,

Tips voor verbetering:

• Gebruik altijd een komma na de achternaam in de aanhef.
• Vermijd het gebruik van voornamen in formele brieven, tenzij je weet dat dit geaccepteerd wordt in jouw branche.

Initialen in de ondertekening

Bij de ondertekening van een zakelijke brief of e-mail kun je ook initialen gebruiken, vooral als je jezelf formeel wilt presenteren. In dat geval gebruik je je voorletters en achternaam, zonder een komma erachter.

Voorbeeldzin:

Met vriendelijke groet,

J.M. Peters

Tips voor verbetering:

• Gebruik geen komma tussen je initialen en achternaam in de ondertekening.
• Voeg bij een formele afsluiting je functie toe, bijvoorbeeld:

Met vriendelijke groet,

J.M. Peters
Secretaresse, XYZ Bedrijf

Initialen bij afkortingen

Soms worden initialen gebruikt als onderdeel van een afkorting van iemands naam, bijvoorbeeld in interne communicatie of notulen. Dit komt vooral voor wanneer iemand een lange naam heeft of wanneer dezelfde naam veel voorkomt binnen een bedrijf.

Bijvoorbeeld:

Dhr. P.R. is verantwoordelijk voor de volgende vergadering.
Mevr. L.J. heeft het rapport gisteren verzonden.

Tips voor verbetering:

• Gebruik initialen alleen als de ontvanger precies weet wie je bedoelt.
• Bij externe correspondentie kun je beter de volledige naam gebruiken om verwarring te voorkomen.

Wanneer gebruik je geen initialen?

In informele correspondentie, of als je een sterke persoonlijke band hebt met de ontvanger, is het gebruik van volledige voornamen vaak beter. Dit creëert een meer persoonlijke en toegankelijke toon.

Bijvoorbeeld:

(formeel): Geachte Dhr. B.L. Janssen,
(informeel): Beste Bart Janssen,

Tip voor verbetering:

• Kies voor volledige voornamen als je informeel wilt overkomen.

Initialen bij onbekende ontvangers

Als je de volledige naam van de ontvanger niet weet, is het soms nodig om alleen een titel te gebruiken zoals “Dhr.” of “Mevr.”, gevolgd door de achternaam.

Bijvoorbeeld:

Geachte heer of mevrouw,
Geachte Mevr. de Vries,

Tips voor verbetering:

• Als je niet zeker weet hoe je iemand moet aanspreken, is het beter om volledigere titels zoals “Dhr.” of “Mevr.” te gebruiken zonder initialen.
• In gevallen waarin je de naam helemaal niet weet, is de algemene aanhef “Geachte heer of mevrouw” de veiligste keuze.

Gerelateerde artikelen:

• Het einde van een formele brief
• De kracht van de juiste aanhef in een zakelijke brief of e-mail