I.o. ondertekenen: voorbeeld voor brief of e-mail

Je kent het vast wel: je moet een e-mail of brief versturen namens je leidinggevende, maar die is er op dat moment niet om zelf te ondertekenen. In zo’n geval onderteken jij het bericht — niet uit eigen naam, maar in opdracht. Daarvoor gebruik je de afkorting “i.o.” Heb jij deze afkorting al vaker gebruikt? Dan vraag je je misschien af: gebruik ik ’m eigenlijk wel op de juiste manier? En — niet onbelangrijk — is het juridisch gezien eigenlijk wel geldig? In dit artikel lees je alles wat je daarover moet weten: van duidelijke voorbeelden en praktische tips tot juridische aandachtspunten en veelvoorkomende misverstanden.

In opdracht ondertekenen – zo zit het

I.o. is de afkorting van: in opdracht. Als je die afkorting gebruikt onder een brief of e-mail, dan geef je aan dat jij dit bericht niet uit eigen naam verstuurt, maar namens iemand anders. Jij voert de communicatie uit, maar de inhoud en verantwoordelijkheid liggen bij bijvoorbeeld je manager of directeur.

Gebruik dit alleen als je hier ook echt toestemming voor hebt

Voorbeelden van correct ondertekenen met i.o.

Hoe je ondertekent met i.o. hangt niet alleen af van wie je vertegenwoordigt, maar ook van de toon van je bericht. Hieronder zie je een aantal voorbeelden voor verschillende situaties.

In een formele brief:

Gebruik je een officiële of juridische toon? Dan past een formele afsluiting als:

Hoogachtend,

i.o. mevrouw A. Jansen
Sophie de Boer
Secretaresse Raad van Bestuur

In een zakelijke brief met iets neutralere toon:

Geschikt voor interne communicatie of formeel contact met een zakelijke partner:

Met vriendelijke groet,

i.o. de heer M. van Dijk
Linda Vermeer
Directiesecretaresse

In een korte memo, bevestiging of uitnodiging:

Voor berichten die informeel maar toch professioneel zijn:

Hartelijke groet,

i.o. mevrouw R. Vos
Daan Peters
Managementassistent

Je kiest dus de afsluiting die het beste past bij de context van je boodschap. Formeel of juist wat losser — zolang het maar professioneel blijft en de i.o.-regel netjes boven je eigen naam staat.

Tip: werk je vaak in opdracht? Maak een paar standaardteksten of snelle stappen (in Outlook) met de juiste toon en afsluiting die je eenvoudig kunt aanpassen.

Is i.o. ondertekenen eigenlijk wel rechtsgeldig?

Dat is een goede vraag! Het korte antwoord is: nee, niet altijd. Een i.o.-ondertekening is niet automatisch rechtsgeldig voor officiële documenten of juridische stukken, zoals contracten, overeenkomsten of besluiten met juridische of financiële gevolgen.

Dat komt omdat jij als ondertekenaar i.o. niet zelf de verantwoordelijkheid draagt, maar handelt namens iemand anders. De persoon namens wie je tekent is juridisch gezien de afzender – maar alleen als hij of zij hier ook expliciet toestemming voor heeft gegeven.

Bij informele of interne communicatie (denk aan uitnodigingen, memo’s of berichten namens een manager) is i.o. prima bruikbaar. Maar bij formele documenten geldt vaak: alleen de bevoegde persoon mag tekenen – en dan dus ook zelf.

Twijfel je of iets juridisch bindend is? Vraag dan altijd even na bij je leidinggevende, HR of de juridische afdeling. Zo voorkom je dat je iets tekent wat eigenlijk niet geldig is – of waarvoor jij misschien niet de juiste bevoegdheid hebt.

Hier gaat het vaak mis (en zo hoort het)

Het ondertekenen met i.o. of b.a. gaat toch nog weleens mis. Hieronder zie je wat veel voorkomt – en hoe je het eenvoudig kunt voorkomen:

• i.o. of b.a. achter je eigen naam zetten
  Zet de afkorting altijd boven je naam. Niet erachter.
• Geen naam noemen van de leidinggevende
  Altijd duidelijk aangeven namens wie je handelt (bij i.o.).
• Zomaar b.a. gebruiken zonder bevoegdheid
  b.a. mag alleen als je formeel als vervanger bent aangewezen.
• Te informele toon gebruiken bij een officiële brief
  Let op: als je i.o. of b.a. gebruikt, is de rest van je communicatie ook formeel.

Wat betekent b.a. en wanneer gebruik je dat?

Naast i.o. kom je ook weleens de afkorting b.a. tegen. Dat staat voor bij afwezigheid. Je gebruikt dit als jij tijdelijk iemand vervangt en daarom zelf mag ondertekenen, zonder dat je de opdracht hebt gekregen van die persoon.

Je bent in dat geval tijdelijk bevoegd – bijvoorbeeld als interim leidinggevende of tijdens verlof van een collega met ondertekenbevoegdheid. Anders dan bij i.o. ben je dus niet de uitvoerder van een opdracht, maar echt de tijdelijke verantwoordelijke.

Gebruik b.a. alleen als je ook formeel bevoegd bent om iemand te vervangen. Twijfel je? Dan liever niet doen.

Het verschil tussen i.o. en b.a. in één oogopslag

Andere afkortingen die je weleens tegenkomt

Naast i.o. en b.a. bestaan er nog een paar andere afkortingen die je af en toe kunt tegenkomen in zakelijke communicatie. Ze worden minder vaak gebruikt, maar het is handig om te weten wat ze betekenen:

• p.p. -> per procuratie: je tekent namens iemand anders op basis van volmacht. Deze afkorting wordt vaak gebruikt bij juridische of financiële stukken.
• p.o. -> per order: een formele variant van “in opdracht van”. Je ziet deze vooral in formele brieven of oudere correspondentie.
• o.l. -> op last van: een verouderde vorm van “in opdracht van”. Wordt nog weleens gebruikt in juridische of overheidsdocumenten.
• b.a. -> bij afwezigheid: zoals hierboven uitgelegd, gebruik je deze als je tijdelijk iemand vervangt en zelfstandig mag ondertekenen.

De afkortingen i.o. en b.a. zijn het meest gangbaar in de dagelijkse praktijk. De andere vormen kom je vooral tegen in specifieke sectoren of formele documenten.

Slim ondertekenen begint bij jou

Als secretaresse ben jij vaak degene die namens een ander communiceert. Dan is het extra belangrijk dat je precies weet hoe je dat duidelijk en correct doet. Door slim en zorgvuldig te ondertekenen met bijvoorbeeld i.o. of b.a., laat je zien dat je professioneel handelt, verantwoordelijkheid neemt en weet waar je mee bezig bent. Het voorkomt verwarring, zorgt voor helderheid richting collega’s of externe contacten en versterkt het vertrouwen in jouw rol als verbindende schakel binnen het team.