Zo geef je de afkorting ‘niet aanwezig’ duidelijk aan
Je notuleert een vergadering, iemand ontbreekt, en je schrijft: n.a.. Handig, toch? Totdat je collega vraagt: “Wat betekent dat eigenlijk?” Jij bedoelde natuurlijk dat ze niet aanwezig was, maar zij dacht dat het misschien een actiepunt was of dat er iets mis was gegaan. Het zijn van die kleine misverstanden die je zó over het hoofd ziet, maar die wél tot verwarring kunnen leiden. Hoe geef je dan netjes aan dat iemand er niet bij was met een duidelijke afkorting voor niet aanwezig? Gebruik je n.a., afw. of toch iets anders? En hoe voorkom je dat iedereen het op een andere manier interpreteert?
In dit artikel lees je welke afkorting voor niet aanwezig je het best kunt gebruiken, welke verwarring kunnen veroorzaken én hoe je zorgt voor heldere communicatie in je notulen, roosters of planningen.
Welke afkorting voor niet aanwezig kun je het best gebruiken?
De meest gebruikte afkorting voor niet aanwezig is zonder twijfel n.a. – het is kort, duidelijk en in veel organisaties een vaste (notuleer)term. Een andere veelgebruikte variant is afw., dat staat voor afwezig en is wat formeler.
Daarnaast zijn er nog wel een aantal andere varianten die je in de praktijk kunt tegenkomen. Die zijn niet altijd even officieel of bekend, dus gebruik ze alleen als je zeker weet dat je collega’s of lezers snappen wat je bedoelt.
| Afkorting | Betekenis | Wanneer te gebruiken | Let op |
| n.a. | Niet aanwezig | Dé standaard in notulen en roosters | Kort, duidelijk, overal bruikbaar |
| afw. | Afwezig | Formele contexten, HR-registraties | Iets formeler, maar duidelijk |
| niet aanw. | Niet aanwezig | Informele notulen of intern gebruik | Liever vermijden in formele communicatie |
| niet opg. | Niet opgegeven | Roosters, planningsoverzichten | Alleen intern gebruiken als dit is afgesproken |
| ontbr. | Ontbreekt | Tabellen of registratielijsten | Minder gebruikelijk, soms wat afstandelijk |
| abs. | Absent | Bij Engelstalige of internationale teams | Bekend in meertalige contexten |
| n.v. | Niet verschenen | Juridische of officiële documenten | Te formeel voor dagelijks gebruik |
| voluit schrijven | bv. wegens verlof | In roosters, e-mails of officiële communicatie | Netjes en duidelijk, vooral extern of formeel |
Tip: Twijfel je of iets duidelijk is? Schrijf het dan liever voluit. Dat voorkomt verwarring en maakt je verslag of planning direct professioneler.
Veelgemaakte foutjes (en hoe jij ze voorkomt)
- nvt gebruiken terwijl je niet aanwezig bedoelt
Je ziet het vaak: achter een naam staat “nvt”. Maar dat betekent eigenlijk niet van toepassing – en dat suggereert dat die persoon niks met het overleg te maken had. Dat kan dus verkeerd overkomen.
Beter: gebruik n.a. of schrijf het gewoon even voluit. - Iedere keer een andere afkorting gebruiken
In het ene verslag gebruik je afw., in het volgende misschien iets anders. Dan moet iedereen elke keer opnieuw gokken wat je bedoelt. Niet handig.
Beter: kies één vaste afkorting voor niet aanwezig, zo houd je het voor iedereen overzichtelijk én professioneel. - Geen uitleg geven bij afkortingen
Voor jou is n.a. misschien vanzelfsprekend, maar dat geldt niet voor iedereen – zeker niet als je notulen ook naar externen of het MT gaan.
Beter: zet bovenaan of onderaan in de notulen even een uitleg, zoals:
n.a. = niet aanwezig | afw. = afwezig - Afkortingen gebruiken in formele communicatie
Een e-mail aan een klant of officiële memo? Dan kun je die afkorting beter achterwege laten.
Beter: schrijf het even netjes uit:
“Mevrouw Jansen was niet aanwezig bij de vergadering.” - Geen toelichting geven bij afwezigheid
Was iemand met vakantie? Ziek? In een andere afspraak? Een beetje extra info helpt vaak om vragen achteraf te voorkomen.
Beter: n.a. (verlof) of n.a. (ziekte) – kort, maar wel duidelijk.
Verder lezen?
- Ben je benieuwd naar meer veelgebruikte afkortingen in zakelijke e-mails of brieven? Lees dan ook:
Veelgebruikte afkortingen voor zakelijke e-mails en brieven - Veelgebruikte Engelse afkortingen en hoe je ze correct gebruikt
Volg ons