Uitstelgedrag herkennen en doorbreken

Iedereen stelt wel eens een taak uit. Een e-mail die je nog moet beantwoorden, een verslag dat je moet schrijven of een project waar je eigenlijk al lang aan had willen beginnen. Je weet dat het moet gebeuren, maar toch begin je er niet aan. Uitstelgedrag komt veel voor op het werk. Zeker wanneer je veel verschillende taken tegelijk hebt, is het verleidelijk om een lastige of grote klus nog even vooruit te schuiven. Toch voelt dat vaak niet prettig. De taak blijft in je hoofd rondzingen en ondertussen groeit de druk alleen maar verder. Het helpt om eens stil te staan bij de vraag: waarom vertonen we eigenlijk uitstelgedrag? Wanneer je de oorzaak van je uitstelgedrag herkent, wordt het ook makkelijker om het patroon te doorbreken.

Hoe uitstelgedrag er op het werk uitziet

Uitstelgedrag herken je vaak pas achteraf. Je begint bijvoorbeeld eerst met kleine klusjes, terwijl je weet dat er eigenlijk een belangrijkere taak ligt te wachten.

Misschien herken je dit wel:

• een verslag dat je nog moet schrijven blijft liggen
• een lastig telefoontje stel je steeds uit
• een ingewikkelde planning schuif je door naar morgen
• een project waar je tegenop ziet blijft op je takenlijst staan

Ondertussen ben je wel druk bezig, maar niet met de taak die eigenlijk prioriteit heeft. Dat maakt uitstelgedrag soms lastig te herkennen.

Het helpt daarom om te onderzoeken waarom je een taak uitstelt. Vaak zit er een duidelijke reden achter.

Veel mensen herkennen één of meer van de volgende oorzaken van uitstelgedrag. Kijk eens welke voor jou herkenbaar zijn.

1. Onvoldoende kennis of vaardigheden

Soms stel je een taak uit omdat je niet zeker weet of je de juiste kennis of vaardigheden hebt om het goed te doen. Daardoor blijf je er maar tegenaan hikken.

Herken je dit? Vraag jezelf eerst af of die twijfel terecht is.

Misschien heb je inderdaad extra informatie nodig. In dat geval kun je bijvoorbeeld:

• om uitleg of hulp vragen
• extra informatie opzoeken
• een ervaren collega om advies vragen

Blijkt dat je de taak eigenlijk wel kunt uitvoeren? Dan helpt het vaak om gewoon te beginnen. Zodra je bezig bent, merk je vaak dat het minder ingewikkeld is dan je dacht.

2. Perfectionisme

Perfectionisme is een bekende oorzaak van uitstelgedrag. Wanneer je het gevoel hebt dat iets meteen perfect moet zijn, kan dat er juist voor zorgen dat je niet begint. De lat ligt dan zo hoog dat de taak bijna onmogelijk lijkt. Terwijl dat vaak helemaal niet nodig is…

Probeer daarom eens te werken met het  idee van “goed genoeg”. In veel situaties hoeft iets niet perfect te zijn om bruikbaar te zijn. Vaak kun je later nog dingen aanpassen of verbeteren. Begin dus liever gewoon eens met een eerste versie. Als je eenmaal bezig bent, merk je vaak dat het makkelijker wordt om verder te werken.

3. Angst voor feedback

Sommige mensen vinden het spannend om hun werk te laten zien. Ze zijn bang voor kritiek of negatieve feedback en stellen de taak daarom uit.

Zolang je niet begint, kan niemand beoordelen wat je hebt gedaan. Maar daardoor krijg je ook geen positieve feedback of waardering.

Probeer in zo’n geval een kleine eerste stap te zetten. Je kunt bijvoorbeeld een eerste opzet maken en die bespreken met degene voor wie je de taak uitvoert. Zo wordt de drempel om te beginnen vaak een stuk lager.

4. De taak lijkt te groot

Soms voelt een klus zo groot dat je niet weet waar je moet beginnen. In je hoofd groeit de taak uit tot een enorme berg werk. Een goede manier om hiermee om te gaan is om de taak op te delen in kleinere stappen.

Vraag jezelf bijvoorbeeld af:

• wat moet er precies gebeuren?
• welke stappen horen hierbij?
• wat is de eerste kleine actie die ik kan doen?

Door een grote taak op te splitsen, wordt het werk overzichtelijker en voelt de klus minder zwaar.

5. Steeds iets nieuws beginnen

Sommige mensen beginnen enthousiast aan nieuwe taken, maar vinden het lastig om iets echt af te ronden. Daardoor blijven er steeds meer losse eindjes liggen. Voor je het weet heb je dus een hele lijst met dingen die maar half af zijn. En dat kan onrust geven, omdat je het gevoel hebt dat er steeds werk blijft liggen.

Juist het afronden van taken kan veel energie geven. Als je een klus helemaal afmaakt, geeft dat vaak een gevoel van voldoening en motivatie om daarna weer iets nieuws op te pakken.

Probeer daarom bewust een taak eerst af te maken voordat je aan iets nieuws begint. Dat geeft overzicht en vaak ook meer rust in je werk.

4 praktische tips om uitstelgedrag te doorbreken op het werk

Merk je dat uitstelgedrag ervoor zorgt dat een taak steeds blijft liggen? Met deze praktische tips kun je vaak sneller weer in beweging komen.

1. Begin met een kleine stap

De eerste stap is vaak het moeilijkst. In plaats van te denken aan de hele taak, kun je beter beginnen met een kleine actie.

Bijvoorbeeld:

• een eerste alinea schrijven
• een to-do lijstje maken met wat er moet gebeuren
• alvast documenten verzamelen

Wanneer je eenmaal begonnen bent, merk je vaak dat het makkelijker wordt om verder te werken.

2. Maak een grote taak kleiner

Wanneer een taak te groot of onduidelijk is, stel je hem sneller uit. Probeer daarom de klus op te delen in kleinere stappen.

Door een taak op te splitsen wordt het werk overzichtelijker en voelt het minder zwaar.

3. Spreek een duidelijke deadline af

Een taak zonder duidelijke deadline blijft vaak liggen. Spreek daarom met jezelf of met een collega een realistische deadline af. Dat helpt om focus te houden en voorkomt dat je de taak steeds opnieuw vooruit schuift.

4. Beloon jezelf als je iets afrondt

Het afronden van een taak geeft vaak een gevoel van voldoening. Door daar bewust bij stil te staan, motiveer je jezelf om ook de volgende taak op te pakken.

Een kleine beloning kan bijvoorbeeld zijn:

• even een korte pauze nemen
• een kop koffie halen
• een taak van je lijstje afstrepen

Begin met de eerste stap

Iedereen heeft wel eens last van uitstelgedrag. Dat is heel normaal. Het belangrijkste is dat je leert herkennen waarom je een taak uitstelt.

De oplossing zit vaak niet in harder werken, maar in het zetten van een eerste kleine stap. Zodra je begint, merk je meestal dat het daarna makkelijker wordt om verder te gaan.

Door inzicht te krijgen in je eigen patronen en taken op te delen in kleinere stappen, wordt het makkelijker om werk niet langer uit te stellen, maar gewoon te beginnen.