Archiveren zonder een digitaal archiefsysteem doe je zo

Niet elke organisatie werkt met een digitaal archiefsysteem. In veel bedrijven (en waarschijnlijk ook thuis) werk je gewoon nog met mappen in de Verkenner, een gedeelde servermap of een eenvoudige thuismap. Dat kan prima werken, zolang je de structuur maar slim opbouwt. Zonder duidelijke afspraken verandert een archief al snel in een digitale bergkast waar je nooit vindt wat je zoekt. Gelukkig kun je met een paar eenvoudige keuzes een overzichtelijk archief opzetten dat rust en snelheid brengt in je werkdag. Hieronder vind je een praktische aanpak die geschikt is voor zowel kantoor- als thuisadministratie.

Waarom een goed archief zo waardevol is

• voorkomt tijdsverlies doordat je documenten niet kunt vinden
• voorkomt dubbele versies van één bestand
• geeft rust omdat alles een vaste plek heeft
• maakt samenwerken veel makkelijker
• zorgt ervoor dat collega’s dezelfde logica gebruiken

Stap 1: Begin met een duidelijke hoofdstructuur 📁

De basis van een goed archief is een indeling die iedereen snapt. Zonder archiefsysteem heb je geen slimme filters, automatische sortering of tags om op terug te vallen. Daarom is het belangrijk dat je één heldere structuur kiest die altijd hetzelfde blijft, ongeacht wie ermee werkt.

Een goede hoofdstructuur helpt je bij drie dingen:

• snel bepalen waar iets hoort
• documenten makkelijk terugvinden
• voorkomen dat iedereen zijn eigen mapjes gaat bedenken

Hoe kies je een logische structuur?

Ga na wat het meest natuurlijk past bij jouw werk of team. Denk aan vragen zoals:

• Werken we vooral projectmatig?
• Is jaarrapportage belangrijk?
• Zijn documenten per afdeling gescheiden?
• Moet ook een vervanger snel kunnen vinden wat hij of zij nodig heeft?

Het is handig om eerst een paar structuren schetsmatig uit te proberen. Zo zie je welke indeling logisch voelt voordat je deze definitief maakt.

Mogelijke indelingen

1. Per jaar > per project > per documentsoort
/Projecten/2024/Offertes
/Projecten/2024/Notulen
/Projecten/2024/Planning

2. Per afdeling > per taakgebied
/HR/Personeelszaken/Contracten
/Finance/Facturen/2025
/Marketing/Campagnes/Beeldmateriaal

3. Thuisadministratie per jaar of onderwerp
/Administratie/2025/Belasting
/Administratie/2025/Verzekeringen
/Administratie/2025/Werk

Waar moet je op letten?

• Begin breed, werk daarna pas in detail
• Kies namen die voor iedereen duidelijk zijn
• Test je structuur met een paar documenten

Stap 2: Gebruik duidelijke bestandsnamen 📝

Als je geen digitaal archiefsysteem hebt dat metadata kan lezen, wordt de bestandsnaam je belangrijkste zoekfunctie.

Gebruik een vaste opbouw:
jjjj-mm-dd – categorie – korte beschrijving

Goede voorbeelden:
2025-03-02_Contract_Leverancier_Akkoord.pdf
2024-11-18_Notulen_Teamoverleg_Concept.docx
2025-01-21_Offerte_Project-X_Definitief.pdf

Valkuilen:
scan0001.pdf
info_nieuw.docx
verslag_definitief_laatste_nu.docx
diversen_mapje.zip

Stap 3: Houd de structuur overzichtelijk en ondiep 📂

Hoe minder diep je mappenstructuur is, hoe sneller iedereen documenten terugvindt. Zonder archiefsysteem heb je geen slimme zoekfilters. Alles valt of staat dus met een overzichtelijke opbouw.

Een voorbeeld van een te diep opgebouwde map is:
/Projecten/Oud/2016/Definitief/NietZeker/Versie3/MapjeA

Bij dit soort structuren weet niemand meer wat de juiste plek is of wat nog actief gebruikt wordt.

Richtlijnen die echt werken

• maximaal tien hoofdmappen
• maximaal drie lagen diep
• vaste zones voor werkdocumenten en definitieve versies
• duidelijke mapnamen die meteen herkenbaar zijn

Stap 4: Wijs iemand aan die de structuur bewaakt 👥

Zonder archiefsysteem raakt een mappenstructuur snel vervuild. Daarom is het handig dat elke afdeling één aanspreekpunt heeft dat het overzicht bewaakt.

• let op logische nieuwe mappen
• voorkomt wildgroei
• signaleert dubbele of verkeerd geplaatste documenten
• helpt collega’s bij twijfel

Stap 5: Plan vaste opruimmomenten 🧹

Een archief blijft alleen overzichtelijk als je het regelmatig bijwerkt. Zonder digitaal systeem moet je dit zelf organiseren.

• één grote opruimronde per halfjaar
• controleren op dubbele of verouderde versies
• tijdelijke bestanden verwijderen
• jaarmappen afsluiten en nieuwe openen
• teamafspraken actualiseren

Stap 6: Houd bewaartermijnen in de gaten ⏳

Zonder digitaal systeem moet je zelf bijhouden hoe lang documenten bewaard moeten worden. Denk aan financiële stukken, contracten, personeelsdossiers en garantiebewijzen.

Tip: Wil je zeker weten welke termijnen gelden? Bekijk op SecretaresseNet het overzicht met de officiële bewaartermijnen. Zo weet je precies wat je moet bewaren en wat weg mag.

Tot slot: een goed archief begint bij kleine, slimme keuzes

Archiveren zonder digitaal archiefsysteem hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Met een logische structuur, duidelijke bestandsnamen en kleine, regelmatige opruimmomenten blijft je archief overzichtelijk, zowel thuis als op kantoor.

Door samen te kiezen voor één duidelijke indeling en een aanspreekpunt per afdeling aan te wijzen, voorkom je dat documenten verspreid raken. Het maakt samenwerken eenvoudiger en zorgt voor rust in je werkdag.

Heb jij nog handige archieftips of voorbeelden uit jouw praktijk? Deel ze gerust, we vullen het artikel graag aan!