Het registreren van inkomende en uitgaande documenten noemen we postregistratie. In veel organisaties wordt de post centraal gesorteerd, ingeboekt in een postregistratiesysteem en vervolgens de organisatie ingestuurd. Veel kleine bedrijven vinden een dergelijk postregistratiesysteem vaak te duur. Dat betekent dus dat je zelf een handmatig “postregistratiesysteem” moet maken om belangrijke documenten makkelijk te kunnen terugvinden.
Bij het opzetten van een (nieuw) archief zijn de volgende punten belangrijk: Heeft de organisatie meerdere vestigingen? Begeleid de manager verschillende vestigingen of afdelingen? Wellicht is het dan zinvol om de stukken per vestiging of afdeling te archiveren en het onderscheid aan te geven door middel van verschillende kleuren ordnerruggen/ tabs of verschillende kleuren ordners. Houd bij alle vestigingen vervolgens wel een uniforme indeling aan, bijvoorbeeld op volgorde van binnenkomst of op alfabetische volgorde....
Volg ons