Je manager vraagt: “Kun je dat contract van vorig jaar even doorsturen?” En meteen voel je lichte spanning. Niet omdat je het niet kunt, maar omdat je al voor je ziet dat je drie mappen, twee gedeelde schijven en een lange e-mailwisseling moet doorzoeken. Een rommelig archief is daarom zelden alleen een praktisch probleem. Het zorgt voor extra werkdruk, haalt je uit je concentratie en kan samenwerken onnodig ingewikkeld maken.
Papieren dossiers, digitale bestanden, gedeelde mappen… zonder goede structuur raak je al snel het overzicht kwijt. In dit artikel lees je hoe je een logisch archiefsysteem op kantoor opzet, zodat documenten snel terug te vinden zijn en het archief overzichtelijk blijft.
Niet elke organisatie werkt met een digitaal archiefsysteem. In veel bedrijven (en waarschijnlijk ook thuis) werk je gewoon nog met mappen in de Verkenner, een gedeelde servermap of een eenvoudige thuismap. Dat kan prima werken, zolang je de structuur maar slim opbouwt. Zonder duidelijke afspraken verandert een archief al snel in een digitale bergkast waar je nooit vindt wat je zoekt. Gelukkig kun je met een paar eenvoudige keuzes een overzichtelijk archief opzetten dat rust en snelheid brengt in je werkdag. Hieronder vind je een praktische aanpak die geschikt is voor zowel kantoor- als thuisadministratie.
Het bijhouden van bedrijfsadministratie en andere documenten is een verplichting voor bedrijven en zelfstandig ondernemers. Dit is vastgelegd in verschillende wetten, waaronder het Burgerlijk Wetboek, de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en de Archiefwet. In dit artikel lees je alles over de huidige bewaartermijnen die in 2024 van toepassing zijn.
Het registreren van inkomende en uitgaande documenten noemen we postregistratie. In veel organisaties wordt de post centraal gesorteerd, ingeboekt in een postregistratiesysteem en vervolgens de organisatie ingestuurd. Veel kleine bedrijven vinden een dergelijk postregistratiesysteem vaak te duur. Dat betekent dus dat je zelf een handmatig “postregistratiesysteem” moet maken om belangrijke documenten makkelijk te kunnen terugvinden.
Volg ons