Facturen sneller betaald krijgen: praktische cashflow-tips voor secretaresses

Waarom een goede cashflow jouw werk rustiger maakt

Een soepel debiteurenproces scheelt niet alleen rente en rekenwerk, maar ook een hoop stress. Geen last-minute telefoontjes van leveranciers, geen ongeduldige directeur die vraagt waar het geld blijft en geen paniek vlak voor de maandafsluiting.

Als secretaresse of support professional ben jij vaak degene die de eerste signalen opvangt: een boze mail over een herinnering die niet klopte, een factuur die vastzat in de goedkeuringsflow of een onduidelijke inkooporder. Juist in die schakelfunctie kun jij veel doen om facturen sneller betaald te krijgen én de relatie met klanten netjes te houden.

Met duidelijke afspraken, foutloze facturen en een vriendelijk maar strak reminderproces creëer je voorspelbaarheid. En die rust merk je overal terug: in je mailbox, in de agenda én in de cijfers.

Basis op orde: factuur en proces

De snelste factuur is een factuur waar niemand vragen over hoeft te stellen. Controleer daarom alles goed voordat je verzendt. Denk aan:

• een juist inkoopordernummer en referentie,
• correcte bedrijfs- en btw-gegevens,
• leverdata die overeenkomen met de afspraak,
• en een heldere omschrijving van wat is geleverd.

Voeg ook meteen bijlagen toe, zoals urenstaten of aftekenlijsten. Zo hoeft niemand te zoeken en kan de factuur direct worden goedgekeurd.

Maak intern duidelijke afspraken over wie de laatste check doet. Een mini-checklist helpt: juiste ontvanger in cc, heldere betaaltermijn, correcte bankgegevens en een contactpersoon voor vragen.

Gebruik waar mogelijk UBL- of e-facturen, want digitale verwerking versnelt het goedkeuringsproces aanzienlijk.

Leg daarnaast ook een vast ritme vast:

• facturen elke dinsdag versturen,
• na vijf werkdagen een vriendelijke statuscheck,
• op de vervaldag een korte reminder,
• en na tien dagen telefonisch contact.

Zijn betalingstermijnen structureel lang? Dan kan factuur factoring een oplossing zijn om financiële rust te bewaren, zonder steeds te hoeven najagen.

Slim herinneren zonder de relatie te schaden

Herinneringen werken het best als ze persoonlijk en concreet zijn. Verwijs naar de exacte factuur en leverdatum en houd de toon vriendelijk. Vermijd belerende zinnen als “u bent te laat” en stel liever een vraag: “Staat deze factuur al in de goedkeuringsflow?” of “Heeft u nog informatie nodig?” Zo blijft de relatie goed én beweegt de betaling toch sneller.

De driestappenreminder

• Stap 1: een korte statuscheck vijf werkdagen na verzending.
• Stap 2: een reminder op de vervaldag met alle gegevens overzichtelijk bij elkaar, inclusief betaalinstructie.
• Stap 3: een telefoontje vijf tot tien dagen na verval. Vraag of de factuur is ontvangen en welke datum realistisch is voor betaling. Noteer namen en afspraken, zodat je het vervolg makkelijk kunt bijhouden.

Telefoneren met tact

Een goed telefoongesprek begint met begrip. Zeg bijvoorbeeld: “Ik weet dat het druk is, mag ik het kort houden?” Houd het doel klein: ontvangst bevestigen, blokkade vinden, datum afspreken. Eindig met een korte samenvatting die je per mail bevestigt.

Een vast script helpt om professioneel te blijven:

• Eén zin met context.
• Eén vraag naar status.
• Eén vraag naar de eerstvolgende stap.

Zo blijft het gesprek kort, prettig en effectief.

Grip op risico: check, dispute en escalatie

Veel vertraging ontstaat door kleine misverstanden. Voorkom die door vooraf een ‘creditcheck light’ te doen: klopt het adres, is een inkooporder verplicht, wie keurt inhoudelijk goed en via welk systeem?

Vraag nieuwe klanten om hun administratieve spelregels op één A4. Dat voorkomt gedoe met onbekende portals, labels of vendorregistraties.

Bij een geschil werk je met feiten. Stuur een samenvatting van wat is geleverd, verwijs naar afspraken en voeg bewijs toe. Stel een nieuwe datum voor en vraag om bevestiging. Blijft reactie uit, plan dan een korte call met inkoop en finance. Escaleren is niet dreigen, het is helderheid terugbrengen.

Wanneer factoring zinvol is

Factoring kan een uitkomst zijn als facturen lang blijven openstaan of als je veel moet voorfinancieren. Voor kleine teams verlaagt het de druk op finance. Voor zelfstandige assistants of virtual assistants kan zzp-factoring helpen om inkomsten voorspelbaar te maken, vooral bij klanten met betalingstermijnen van 30 tot 60 dagen.

Let goed op transparante kosten, wie het debiteurenbeheer doet en hoe de communicatie met de klant verloopt. Maak een simpele beslisboom: vanaf welk bedrag, bij welke klanten en in welke periodes gebruik je factoring.

Tijd winnen met automatisering

Kleine automatiseringen leveren grote rust op. In Outlook kun je sjablonen en Snelle stappen gebruiken voor statusmails of herinneringen. Stel regels in die inkomende bevestigingen automatisch labelen op klantnaam of factuurnummer. Plan follow-ups met een datum en notitie, zodat je niets vergeet.

In Excel kun je een dashboard maken met openstaande posten, vervaldagen en kleurcodes voor risico’s. Voeg kolommen toe voor laatste actie, volgende stap en afgesproken betaaldatum. Deel wekelijks een update in Teams, zodat iedereen hetzelfde overzicht heeft.

Gebruik je een boekhoudpakket? Automatiseer dan UBL-verzending, stel automatische herinneringen in met je eigen tone of voice en koppel waar mogelijk aan klantportals.

Professionele details die het verschil maken

Details geven snelheid. Gebruik altijd dezelfde bestandsnaamstructuur, bijvoorbeeld:
Klantnaam_Factuurnummer_Vervaldatum

Zet betaalinstructies duidelijk onderaan de factuur en herhaal het factuurnummer in onderwerpregels en bijlagen. Bewaar bewijzen van levering in één map per klant, zodat je alles snel kunt terugvinden.

Plan intern een korte wekelijkse stand-up van tien minuten over openstaande facturen. Korte, vaste ritmes werken beter dan ad-hoc brandjes blussen.

Als jij het facturatieproces eenvoudig, vriendelijk en voorspelbaar maakt, volgt de rest vanzelf. Minder verrassingen in je inbox, sneller geld op de rekening en meer tijd voor het werk dat er écht toe doet.