Gezond en productief werken als secretaresse: zo richt je je werkplek slim in

Waarom je werkplek zo’n grote impact heeft

Als secretaresse of support professional ben je vaak het vaste ankerpunt op kantoor. Jij houdt agenda’s bij, plant vergaderingen, vangt spoedjes op en bent tussendoor ook nog vraagbaak voor collega’s. Dat betekent veel beeldschermwerk, veel zitten en regelmatig schakelen tussen verschillende taken en mensen. Juist daarom heeft de manier waarop je werkplek is ingericht meer invloed dan je misschien denkt op je energie, concentratie en werkplezier.

Een onhandig bureau, een stoel die nét niet goed staat afgesteld of een beeldscherm dat iets te laag staat, zorgen er vaak langzaam maar zeker voor dat je aan het einde van de dag met zere schouders, een duf hoofd of vermoeide ogen naar huis gaat. Het omgekeerde geldt gelukkig ook: een doordachte werkplek ondersteunt je lichaam én je brein zodat je langer fris blijft, beter overzicht houdt en soepeler met drukte omgaat.

Van statisch zitten naar dynamisch werken

Veel secretaresses herkennen dit patroon: je start de dag actief, maar voor je het weet is het eind van de middag en heb je bijna geen stap gezet. Je planning zat vol, er waren onverwachte vragen van collega’s en tussendoor was er die ene meeting die uitliep. Beweging schiet er dan gemakkelijk bij in, terwijl juist afwisselen tussen zitten en staan je concentratie en productiviteit een flinke boost kan geven.

Een praktische manier om meer dynamiek in je kantoordag te brengen is een zit sta bureau elektrisch. Daarmee wissel je met één druk op de knop van zithoogte naar stahoogte, waardoor je lichaam actief blijft en je minder snel “inkakt” achter je scherm. Ook zonder grote verbouwing in het kantoor kun je al stappen zetten door bijvoorbeeld afspraken te maken over staand overleggen, korte looprondjes tussen afspraken door of het plaatsen van een telefoonplek waar je automatisch gaat staan als je belt.

Ergonomische basis: wat heb je echt nodig?

Je hoeft geen arbo-specialist te zijn om een gezonde werkplek te creëren. Met een paar concrete uitgangspunten kom je al een heel eind. Begin bij je stoel: zorg dat je voeten plat op de grond staan, je knieën ongeveer in een hoek van 90 graden en je onderrug goed wordt ondersteund. Je armleuningen staan zo dat je schouders ontspannen zijn en je onderarmen ongeveer horizontaal op het bureaublad kunnen rusten.

Vervolgens kijk je naar de positie van je beeldscherm. De bovenrand van je scherm staat idealiter op ooghoogte en op armlengte afstand. Werk je veel met twee schermen, zet dan het belangrijkste scherm recht voor je en het tweede er schuin naast, zodat je niet de hele dag ver hoeft te draaien met je nek. Gebruik waar mogelijk een losse muis en een los toetsenbord, zeker als je vaak met een laptop werkt. Kleine, praktische aanpassingen, zoals een documenthouder tussen toetsenbord en scherm, voorkomen dat je steeds naar links of rechts moet reiken om informatie over te typen.

Slim inspelen op jouw werkdag

De ergonomische basis staat, maar jouw werkdag is vaak allesbehalve standaard. De ene dag notuleer je intensief tijdens lange vergaderingen, de andere dag ben je vooral bezig met mail, planning en ad-hoc vragen. Dat vraagt om een flexibele werkplek die met je meebeweegt. Tijdens vergaderingen of notuleersessies kan een stabiele zithouding met goede armondersteuning prettig zijn, terwijl je bij het uitwerken of structureren van projecten juist baat hebt bij afwisseling tussen zitten en staan.

Veel secretaresses merken dat ze tijdens staand werken net wat alerter zijn bij taken die concentratie en overzicht vragen, zoals het plannen van een druk vergaderrooster of het prioriteren van binnenkomende verzoeken. Door op vaste momenten op de dag bewust te wisselen van houding, voorkom je dat je vastroest in één stand en bouw je gezonde werkgewoonten op die weinig extra tijd kosten.

Focus houden in een drukke ondersteunende rol

Een goed ingerichte werkplek gaat niet alleen over meubels, maar ook over hoe je omgaat met prikkels. Als spil van het team word je vaak regelmatig onderbroken. Een overzichtelijk bureau helpt dan meer dan je denkt. Houd alleen wat je dagelijks gebruikt binnen handbereik en geef documenten die je tijdelijk nodig hebt een vaste plek, bijvoorbeeld in een stapelbakje “vandaag” en een map “deze week”. Zo voorkom je dat stapels papier in je ooghoek blijven roepen terwijl je met iets anders bezig bent.

Denk ook na over je digitale omgeving. Een logische mappenstructuur, duidelijke bestandsnamen en vaste afspraken met collega’s over waar wat wordt opgeslagen, besparen je eindeloos zoeken. Veel secretaresses werken met terugkerende takenlijsten of een simpel kanban-overzicht op hun scherm, zodat direct zichtbaar is wat “nu”, “binnenkort” en “later” vraagt om aandacht. Dat geeft rust in je hoofd en maakt het makkelijker om je niet te laten meeslepen door elke binnenkomende e-mail.

Grenzen stellen aan bereikbaarheid

Een valkuil in ondersteunende functies is de neiging om altijd direct beschikbaar te zijn. Daardoor wordt je dag één grote reeks onderbrekingen, met aan het eind het gevoel dat je nergens echt aan toegekomen bent. Spreek met je manager en directe collega’s af dat er momenten zijn waarop je even niet gestoord wordt, bijvoorbeeld als je notulen uitwerkt of complexe planningspuzzels maakt. Een simpele afspraak als: “Als het echt spoed is, bel of loop even langs, anders reageer ik later op je mail” helpt verwachtingen helder te houden.

Je kunt je werkplek inzetten om die afspraken visueel te maken. Sommige secretaresses werken met een klein bordje op het bureau met “even focussen” erop, of zetten hun bureaustoel net iets gedraaid als teken dat ze in concentratiemodus zitten. Het klinkt eenvoudig, maar het geeft collega’s een subtiele reminder dat jij niet alleen servicepunt bent, maar ook tijd nodig hebt voor inhoudelijk werk.

Beweging en micro-breaks slim inpassen

Een kantoordag vol afspraken lijkt misschien geen ruimte te laten voor extra beweging, toch kun je veel winnen met korte micro-breaks. Denk aan elke 30 tot 45 minuten even opstaan, je schouders losdraaien, je blik richten op een punt in de verte of een glas water halen. Het kost hooguit een paar minuten, maar het effect op je concentratie en fysieke klachten is vaak groter dan een langere pauze pas aan het eind van de ochtend.

Maak het jezelf makkelijk door beweging te koppelen aan bestaande routines. Moet je iets bespreken met een collega, kies dan voor een korte wandelafspraak door de gang in plaats van een zittend overleg. Wacht je op een print, gebruik die halve minuut om je nek en polsen rustig te rekken. Ook het wisselen tussen zitten en staan wordt vanzelf een gewoonte als je bijvoorbeeld besluit om standaard staand je mail van de ochtend door te nemen en zittend je notulen uit te werken.

Je manager en collega’s meekrijgen

Een gezonde, productieve werkplek is geen privéproject. Het wordt sterker als je je manager en het team erbij betrekt. Deel wat jij nodig hebt om duurzaam te kunnen blijven presteren, bijvoorbeeld een goed afgestelde stoel, een stabiel bureau of heldere afspraken over archiveren. Vaak blijken collega’s tegen dezelfde knelpunten aan te lopen en kun je samen praktische oplossingen bedenken die voor iedereen werken.

Je rol als secretaresse geeft je bovendien een mooi uitgangspunt om verbeteringen in gang te zetten. Je ziet welke vergaderruimtes altijd vol zitten, welke processen steeds weer vertraging oplopen en waar documenten kwijt raken. Door die observaties te koppelen aan concrete voorstellen voor een slimmere inrichting van werkplekken, processen en afspraken, laat je zien dat je niet alleen ondersteunt, maar ook actief bijdraagt aan een gezonde, efficiënte kantooromgeving.