Snel afspraken maken doe je met deze handige apps

Een afspraak plannen met mensen buiten je organisatie kan meer gedoe zijn dan je denkt. Iedereen werkt met een andere agenda, heeft zijn eigen voorkeuren en de één reageert sneller dan de ander. Voor je het weet zit je midden in een lange e-mailwisseling of een drukke WhatsApp-groep. Gelukkig zijn er tegenwoordig ook hele handige apps die dat hele proces veel makkelijker maken. Met deze 6 tools prik je in een paar minuten een datum die voor iedereen past.

1. Doodle: de meest gebruikte planner wereldwijd

Taal: Nederlands en Engels
Account: Alleen nodig voor de organisator (gratis of betaald account)
Platformen: iOS, Android en web

Zo werkt het:

1. Ga naar doodle.com of download de app.
2. Klik op ‘Maak een poll’ (“Create a poll”).
3. Voeg een titel toe (“Title”), vul de mogelijke data of tijden in (“Add times”).
4. Voeg eventueel een beschrijving of locatie toe (“Add description” / “Add location”).
5. Klik op ‘Volgende’ (“Next”) en kies je instellingen.
6. Deel de link via e-mail, Teams of WhatsApp (“Share invite”).
7. De deelnemers klikken op de link, kiezen hun beschikbare tijden (“Select options”) en bevestigen.

Je ziet direct een overzicht van wie wanneer kan. Zodra de meeste stemmen op een datum vallen, kun je die met één klik vastleggen.

Voordelen:

• Werkt samen met Outlook, Google Calendar en Teams
• Automatische herinneringen voor deelnemers
• Duidelijke interface en overzichtelijke resultaten

Nadelen:

• Gratis versie toont advertenties
• Sommige functies (zoals agenda-integratie) alleen bij betaalde accounts

💡 Tip: Doodle is ideaal voor hybride teams met zowel interne als externe deelnemers.

2. Datumprikker: de Nederlandse favoriet

Taal: Nederlands
Account: Niet verplicht (alleen voor de organisator)
Platformen: iOS, Android en web

Zo werkt het:

1. Ga naar datumprikker.nl of download de app.
2. Maak een nieuwe afspraak aan en vul een titel, beschrijving en mogelijke data in.
3. Verstuur de link naar je collega’s via e-mail of WhatsApp.
4. Iedereen klikt op de link en vinkt aan wanneer ze kunnen.

Zodra iedereen gereageerd heeft, zie jij in één overzicht de beste datum. Je kunt direct een bevestiging sturen met alle details.

Voordelen:

• Volledig Nederlandstalig en gratis
• Geen account nodig voor deelnemers
• Werkt snel op mobiel en desktop

Nadelen:

• Minder geschikt voor internationale teams
• Geen automatische koppeling met Outlook of Teams

💡 Praktisch weetje: je kunt de link later opnieuw openen om nog extra deelnemers toe te voegen.

3. Microsoft Forms: handig binnen je eigen Office 365-omgeving

Taal: Nederlands
Account: Microsoft 365-account vereist
Platformen: Web en mobiele browser (via Teams of Outlook)

Zo werkt het:

1. Open forms.microsoft.com of klik in Teams op Formulier toevoegen.
2. Maak een korte poll aan met bijvoorbeeld de vraag: “Welke datum past het beste voor het teamuitje?”
3. Voeg antwoordopties toe (bijv. drie data) en deel de link in Teams of via e-mail.
4. Deelnemers klikken op de link en kiezen hun voorkeursoptie.

De resultaten worden automatisch verzameld in Forms en zijn overzichtelijk te bekijken of te exporteren naar Excel.

Waarom kiezen voor Forms?
Microsoft Forms is geen echte datumprikker zoals Doodle of Datumprikker, maar het werkt wél prettig binnen de eigen bedrijfsomgeving van Microsoft 365. Je hoeft geen extra apps te downloaden of externe websites te gebruiken, wat het ideaal maakt voor organisaties met een strenger IT- of AVG-beleid.

Voordelen:

• Veilig en AVG-proof binnen Office 365
• Direct te gebruiken vanuit Teams of Outlook
• Geen externe apps of accounts nodig
• Resultaten makkelijk te delen met collega’s

Nadelen:

• Geen visuele kalenderweergave
• Je ziet niet per persoon wie wanneer kan
• Minder geschikt voor grote groepen

💡 Tip: Wil je een stapsgewijze uitleg over Forms? Lees dan het artikel: Zo maak je eenvoudig en snel formulieren in Microsoft Forms.

4. Erbij: de sociale datumplanner

Taal: Nederlands
Account: Niet verplicht (alleen voor de organisator)
Platformen: iOS, Android en web

Zo werkt het:

1. Ga naar erbij.app of download de app.
2. Vul een titel in (bijv. Teamuitje voorjaar 2025) en geef enkele datums op.
3. Kies of deelnemers mogen reageren via link of WhatsApp.
4. Deel de uitnodiging en laat iedereen zijn of haar beschikbaarheid invullen.

Zodra je de datum kiest, stuurt Erbij automatisch een bevestiging. Handig: je kunt ook een groepschat starten voor verdere afstemming.

Voordelen:

• Geen account nodig voor deelnemers
• Moderne, gebruiksvriendelijke interface
• Leuk design, perfect voor informele afspraken

Nadelen:

• Minder bekend dan Doodle of Datumprikker
• Geen directe koppeling met Outlook of Teams

💡 Leestip: Erbij werkt ook goed voor verjaardagen, borrels of etentjes – alles wat je snel wilt afstemmen met een groep.

5. Calendly: professionele planner voor afspraken

Taal: Engels (de interface is grotendeels intuïtief)
Account: Vereist voor de organisator (gratis of betaald plan)
Platformen: Web, iOS en Android

Zo werkt het:

1. Maak een account aan op calendly.com en koppel je agenda (Outlook, Google of iCloud).
2. Stel je beschikbaarheid in en bepaal hoe lang afspraken mogen duren.
3. Maak een uitnodigingslink aan en deel die via e-mail, Teams, WhatsApp of LinkedIn.
4. De ontvanger klikt op de link, kiest een vrij tijdslot en bevestigt de afspraak.
5. Calendly voegt het automatisch toe aan je agenda en stuurt bevestigingen en herinneringen.

Voordelen:

• Professionele uitstraling voor klant- of managementafspraken
• Automatische synchronisatie met je agenda’s
• Reminders, buffer-tijden en integraties met Teams, Zoom en Google Meet
• Ook geschikt voor 1-op-1, groeps- en teamplanning
• Gratis account beschikbaar voor persoonlijk gebruik (één type afspraak, beperkte functies)

Nadelen:

• Groepsplanning, teamfuncties en workflows alleen in betaalde versies
• Minder geschikt voor simpele teampeilingen met meerdere datums

💡 Tip: Gebruik Meeting Polls binnen Calendly om net als bij Doodle meerdere data voor te stellen, zodat deelnemers kunnen stemmen.

6. WhatsApp: snel een poll maken in je groepschat

Gebruik je WhatsApp om te overleggen met collega’s of een klein team? Dan kun je direct in de app zelf een poll (peiling) aanmaken. Dat is ideaal als je snel wilt peilen welke datum of activiteit de voorkeur heeft, zonder externe tools te gebruiken.

Zo werkt het:

1. Open de groepschat in WhatsApp.
2. Tik op het paperclip-icoon (Android) of het plusteken (iPhone).
3. Kies “Peiling” (Poll).
4. Typ je vraag, bijvoorbeeld “Welke datum komt het beste uit voor het teamuitje?”
5. Voeg meerdere antwoordopties toe, zoals drie mogelijke datums.
6. Verstuur de poll in de groep.

Iedereen in de groep kan stemmen en de resultaten zijn direct zichtbaar.

💡 Tip: dit werkt het best bij kleinere groepen (tot ongeveer 10 à 15 personen). Bij grotere groepen raken de reacties sneller onoverzichtelijk, zeker als er tussendoor nog andere berichten binnenkomen.

Voordelen:

• Geen aparte app of account nodig
• Werkt snel en binnen je bestaande groepschat
• Iedereen ziet meteen de tussenstand

Nadelen:

• Minder geschikt voor grotere groepen
• Geen automatische koppeling met agenda’s
• Niet handig als je meerdere polls tegelijk wilt beheren

Tot slot: Kies de app die bij jouw manier van plannen past

Er is niet één perfecte manier om afspraken te plannen, maar het hangt meer af van wat je nodig hebt. Welke app je ook kiest, met een van deze tools moet het zeker lukken!