Zo maak je eenvoudig en snel formulieren in Microsoft Forms
Het komt heel regelmatig voor dat er een secretaresse belt de graag wil dat ik haar wegwijs maak in het maken van formulieren in Microsoft Word. Daar zijn verschillende mogelijkheden voor, waar ik wel 4 blogartikelen over geschreven heb. Maar… in de meeste situaties kan het veel handiger. En ja, dat zeg ik terwijl ik zeker fan ben van Microsoft Word.
Heb je toegang tot Microsoft 365? Dan is de kans heel groot dat je toegang hebt tot Forms. En Forms is uitermate geschikt om formulieren te maken. Het maken van een formulier is echt niet moeilijk en het invullen ervan is uitermate makkelijk – al hangt dit uiteraard wel samen met de gestelde vragen.
Waar vind ik Forms?
Je vindt Forms via deze link. Klik vervolgens op de wafel linksboven, dat zijn de 9 puntjes. Open dan Forms.
Je kunt ook Forms rechtstreeks openen of naar je SharePoint-omgeving gaan en via de wafel Forms openen. Het kan zijn dat je in moet loggen, in veel gevallen kan dit met je normale inloggegevens.
Hoe maak ik een formulier?
Klik op de knop Nieuw formulier om een nieuw formulier te maken.
Klik op Naamloos formulier om het formulier een naam en eventueel een beschrijving te geven. Dit zien de invullers straks ook. Je voegt vragen toe via de knop. Je hebt keuze uit diverse vragen.
Per vraag heb je de keuze om te dupliceren, te verwijderen of de vraag naar boven of beneden te verschuiven.
Ook kun je bij iedere vraag aangeven of de vraag verplicht ingevuld moet worden of niet. Wees hier zuinig mee, het kan een drempel opwerpen om het formulier in te vullen.
Bij iedere vraag kun je rechtsonder via de drie puntjes opties toevoegen. Zo maak je ook vertakkingen, bijvoorbeeld: Is het antwoord op vraag 6 ja gaat diegene die het invult naar vraag 7, anders naar vraag 11.
Je kunt bij een vraag ook een afbeelding toevoegen door op het icoontje achter de vraag te klikken.
Secties
Is je formulier wat aan de lange kant? Voeg dan een Sectie toe. De invuller ziet dan eerst een aantal vragen en klikt de persoon daarna op Volgende dan komen de volgende vragen tevoorschijn.
Formulier bekijken
Via Preview kan je het formulier bekijken in desktop vorm en ook hoe het formulier eruit komt te zien op je mobiel.
Delen
Bij Delen vind je verschillende opties, bijvoorbeeld wie het formulier in mag vullen. Denk eraan dat als je hier invult dat iedereen mag reageren, Microsoft niet weet wie het formulier invult. Het is daarom handig als je eerste vraag gaat over wie de invuller is.
Antwoorden bekijken
Bij Antwoorden bekijk je de antwoorden in het geheel, klik je daarna op Resultaten weergeven, dan zie je het antwoord van 1 specifieke respondent. Klik op Openen in Excel om een Excel-bestand te downloaden waar je alle resultaten kunt bekijken.
Meer opties
Bij Thema kan je de opmaak bepalen, al is dit heel beperkt. Bij de drie puntjes rechtsboven vind je nog meer opties, bijvoorbeeld dat een formulier alleen in een bepaalde periode in te vullen is en/of de respondent het ingevulde formulier mag bekijken en mag printen (papier of pdf).
Succes
Mijn cursisten staan er steeds weer van te kijken hoe makkelijk het is om een formulier te maken. En nee, het is niet 100% altijd geschikt, maar in heel veel situaties wel. En heb je eenmaal gezien hoe het werkt maak je in no-time een formulier.
Veel succes!
Geschreven door: Joyce Dunnewold
Wil jij ook slimmer en sneller werken? Dat kan door meer handige functies van Microsoft Office te gebruiken. Daarmee bespaar je namelijk zeeën van tijd en krijg je ook veel meer overzicht. Wil jij dat ook? Neem dan eens contact met mij op om te kijken hoe jij deze winst kan behalen.
Volg ons