Vacature: Management Assistent bij TU Delft, directie ICT

Jij weet als geen ander wat er speelt binnen onze afdeling. Jij ondersteunt de directie ICT en helpt bij werving en selectie. Dat is jouw diverse rol als management assistent bij de TU Delft.

Functieomschrijving

Je komt het secretariaat versterken van de directie ICT, waar jij ondersteuning biedt aan de manager van het Shared Service Center ICT, de afdelingshoofden en de medewerkers van deze afdeling. Je ondersteunt het team op secretarieel en organisatorisch gebied. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het verzamelen van input, verspreiding van vergaderstukken en verslaglegging van het Management Team overleg. Je onderhoudt goed contact met de manager en de afdelingshoofden om te weten wat er speelt en hierop te kunnen anticiperen. Complex agendabeheer, het prioriteren van afspraken en de organisatie van bijeenkomsten zijn belangrijke secretariële taken. Daarnaast behoort ook de ondersteuning van de Werving & Selectie van nieuwe medewerkers binnen deze afdeling tot het takenpakket.

Binnen deze functie zijn zorgvuldigheid, anticiperen en helicopterview belangrijke vaardigheden.

Tevens maken alle voorkomende werkzaamheden op een secretariaat onderdeel uit van deze functie, omdat je komt te werken op een secretariaat van vier medewerkers waarin we elkaars taken overnemen bij afwezigheid.

Denk hierbij aan het registreren van ziek- en betermeldingen, het plaatsen van bestellingen, het reserveren van vergaderzalen, het regelen van catering en de ondersteuning van medewerkers bij vragen en verzoeken op het gebied van HR, Financiën en FM gerelateerde zaken.

Je kunt snel inspelen op wisselende situaties en ad hoc werkzaamheden. Als professioneel ondersteuner ben je betrouwbaar en kun je werken in een internationale omgeving. Je plant, regelt, adviseert en onderneemt. Daarnaast heb je een pro-actieve houding. De functie heeft een omvang van 32 uur (0.8 fte) per week. Voor een deel van de werkzaamheden is aanwezigheid op de campus vereist. Voor het andere deel van de werkzaamheden geldt dat dit vanuit huis kan worden gedaan.

Je komt het secretariaat versterken van de directie ICT, waar jij, samen met drie collega’s ondersteuning biedt aan de managers en medewerkers binnen de directie.

Functie-eisen

• Je hebt MBO/HBO werk- en denkniveau, aangevuld met kennis en een goede beheersing van computerprogramma’s zoals MS Outlook, MS Teams, Word en Excel.
• Je hebt ruime werkervaring in een vergelijkbare functie en een zeer goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Je hebt een oplossingsgerichte instelling, kunt uitstekend plannen, organiseren en samenwerken.
• Je bent leergiering, collegiaal, accuraat, flexibel en proactief.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 7 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 2.376,- en een maximum van € 3.208,- bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context. Bij TU Delft omarmen we diversiteit en streven we ernaar zo inclusief mogelijk te zijn (zie onze gedragscode). Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst – Directie ICT

De directie ICT bestaat uit een aantal afdelingen. Project management Services richt zich op projecten met een (grote) ICT component. De informatiebehoefte vanuit de verschillende werk-, onderwijs-, onderzoeks-, en valorisatieprocessen wordt door de afdeling Informatiemanagement vertaald naar een gebalanceerde informatievoorziening. Het team van Security & Privacy houdt zich bezig met informatieveiligheid en een juiste implementatie en uitvoering van de AVG-wetgeving bij de TU Delft. Het team van Architectuur beschrijft en bewaakt de samenhangende structuur van de informatievoorziening.

Het Shared Service Center ICT richt zich op de dienstverlening rondom de continuïteit en optimalisatie van de bestaande informatievoorziening. R&D/Innovatie focust op de ontwikkeling van nieuwe technologieën ten behoeve van kansrijke hulpmiddelen voor onderwijs en onderzoek.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Laura Carta, L.N.Carta@tudelft.nl, of 0152789704 of Chantal van Dooren, C.vanDooren@tudelft.nl, 0152789208.

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse? Upload uiterlijk 31 mei 2022 jouw motivatie en CV door gebruik te maken van het sollicitatieformulier.

• Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.