Vacature: Managementassistent (30-40 uur) bij TU Delft

Ben jij die managementassistent voor onze innovatieve en internationale afdeling?

Functieomschrijving

Binnen het secretariaat van de afdeling ESS verwelkomen we graag een nieuwe managementassistent. Wij zoeken een ervaren, proactieve managementassistent die het leuk vindt om in een grote technisch wetenschappelijke en internationale organisatie te werken. Het grootste deel van je tijd ondersteun je de wetenschappers, promovendi en studenten op secretarieel gebied en bij administratieve processen en vragen van allerlei aard.

Het secretariaat van ESS is verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de wetenschappelijke staf en hun medewerkers. Je komt te werken in een boeiende, internationale omgeving in een hecht, professioneel team van in totaal 5 management assistants met een grote mate van zelfstandigheid en je draagt samen met je collega’s zorg voor een uitstekende dienstverlening.

Als managementassistent verricht je zelfstandig diverse secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden in de breedste zin van het woord:

• Dagelijkse ondersteuning van een sectieleider, hoogleraren en een aantal universitair (hoofd)docenten.
• Plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen, bijeenkomsten (bijv. workshops, symposia).
• Catering regelen, reizen boeken.
• Uitvoeren van aanstellingen en personele mutaties.
• Wegwijs maken van nieuwe medewerkers.
• Ondersteuning van internationale medewerkers en gasten voor en na aankomst in Nederland (bij o.a. huisvesting).
• Vraagbaak voor medewerkers, studenten en externen.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, (gast)onderzoekers en bezoekers. Je communiceert en behandelt de binnenkomende telefoongesprekken en e-mails in foutloos Nederlands en Engels. Je werkt nauw samen met je collega-managementassistenten binnen het afdelingssecretariaat van de afdeling ESS en je vervangt elkaar bij afwezigheid. Je doet aanbevelingen voor het optimaal functioneren binnen het secretariaat. Je werkzaamheden zullen zich in eerste instantie richten op de ondersteuning van Energie & Industrie Sectie binnen de afdeling ESS.

Functie-eisen

Herken je jezelf in het onderstaande profiel, dan ben je van harte welkom om te solliciteren op deze functie:

• Je hebt een afgeronde administratieve/secretaresse opleiding en een mbo-/hbo-werk- en -denkniveau.
• Je hebt meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie.
• Je herkent prioriteiten, kunt schakelen tussen verschillende bezigheden en je blijft het overzicht en de samenhang zien.
• Je hebt ervaring met MS Office, en gevoel voor administratieve softwarepakketten en databases.
• Je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
• Je hebt oog voor organisatorische verhoudingen en culturele verschillen.
• Je hebt een servicegerichte en collegiale instelling.
• Je bent zelfstandig, verantwoordelijk, flexibel inzetbaar, gastvrij, nauwgezet en proactief.
• Schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is een vereiste.

Arbeidsvoorwaarden

• Een salaris volgens de cao van de Nederlandse Universiteiten, plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context. Bij TU Delft omarmen we diversiteit en streven we ernaar zo inclusief mogelijk te zijn (zie onze gedragscode). Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal.

Challenge. Change. Impact! 

Faculteit Techniek, Bestuur & Management

Met haar uitstekende onderwijs en onderzoek op het raakvlak van techniek, maatschappij en bestuur levert de faculteit TBM een belangrijke bijdrage aan het oplossen van complexe technisch-maatschappelijke vraagstukken, zoals de energie-transitie, mobiliteit, digitalisering, waterbeheer en (cyber)security.

Daarbij combineren we inzichten uit de technische wetenschappen, de sociale en de geesteswetenschappen. We zijn ontwerpgericht, internationaal georiënteerd en beschikken over een uitgebreid netwerk met kennisinstellingen, bedrijven, maatschappelijke organisaties en overheden.

Kijk op www.tudelft.nl/tbm om naar de website van faculteit Techniek, Bestuur en Management te gaan.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Ellen Schwencke, telefoonnummer 015-27 82870. FleXelect (onderdeel van TU Delft) zal de eerste selectie uitvoeren. Voor vragen over de sollicitatieprocedure neem contact op met Tineke Wiersma, fx@tudelft.nl.

Kijk voor meer informatie ook op www.tudelft.nl/over-tu-delft/werken-bij-tu-delft.

Heb je interesse in deze vacature? Upload dan z.s.m. je sollicitatie via het sollicitatieformulier op de website. Geschikte kandidaten worden direct uitgenodigd voor een gesprek. Wij sluiten de vacature zodra we de juiste kandidaat gevonden hebben.

Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.

Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Sollicitatieprocedure

Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.