Zakelijke mobiliteit binnen je organisatie: zo regel je het slim

Waarom mobiliteit op het bord van de secretaresse ligt

Veel secretaresses en support professionals herkennen dit scenario. Een collega staat aan je bureau met de vraag of er al een auto beschikbaar is voor de nieuwe accountmanager. Even later mailt HR over een medewerker die drie dagen per week naar een andere locatie moet reizen. Voor je het weet ben jij degene die het overzicht moet houden over reserveringen, declaraties, leaseauto’s en deeloplossingen.

Mobiliteit is allang niet meer alleen een onderwerp voor de directie of de wagenparkbeheerder. Juist ondersteunende professionals vangen de praktische vragen op, houden het overzicht en zorgen ervoor dat afspraken worden nagekomen. Het is daarom handig als je de basisprincipes van mobiliteitsbeleid én de bijbehorende praktische oplossingen goed kent.

De basis: welke vormen van zakelijke mobiliteit zijn er?

Voordat je goede afspraken kunt maken, is het belangrijk dat je de meest voorkomende opties kent. Denk aan een reiskostenvergoeding per kilometer, een mobiliteitsbudget, een poolauto of deelauto, een zakelijke fiets, OV-abonnementen of een individuele leaseauto. Elke vorm heeft zijn eigen impact op de kosten, de administratie en de flexibiliteit voor de medewerker.

Bij grotere organisaties speelt vaak ook de vraag of een collega recht heeft op een eigen auto, of dat een pooloplossing handiger is. Daarbij komt zakelijk leasen meestal als optie op tafel, naast korte termijn huur of het vergoeden van privégebruik. Hoe beter jij dit speelveld begrijpt, hoe makkelijker je kunt meedenken met HR, Finance en de directie.

Wanneer een individuele auto logisch is

Een eigen auto is vooral handig voor functies met veel externe afspraken, zoals accountmanagers of consultants. Zij hebben baat bij zekerheid: er moet altijd vervoer klaarstaan. Als secretaresse krijg je in dat geval vaak vragen over het uitgeven van sleutels, het plannen van onderhoud, het regelen van bandenwissels en het organiseren van vervangend vervoer.

Ook als je niet formeel wagenparkbeheerder bent, verwachten collega’s vaak dat jij weet hoe alles geregeld is. Denk daarom vooraf na over een duidelijke information sheet. Wat doe je bij schade, pech, een boete of inleverschade? Een korte, praktische instructie voorkomt tientallen losse mails en telefoontjes.

Poolauto’s en deeloplossingen: flexibel, maar vraagt om structuur

Voor organisaties met wisselend autogebruik kunnen poolauto’s of deelauto’s aantrekkelijk zijn. Collega’s boeken dan een auto voor een dagdeel of een langere periode. Dat klinkt flexibel, maar zonder heldere afspraken loopt het al snel vast. Twee collega’s die dezelfde auto hebben gereserveerd, een vergeten tankbeurt of een auto die rommelig wordt achtergelaten: als ondersteunende professional mag jij dit vaak oplossen.

Een helder reserveringsproces, een standaard reminder mail de dag vooraf en duidelijke afspraken over tanken, laden en het schoon achterlaten van de auto maken een groot verschil. Het helpt daarnaast als er één centrale plek is waar collega’s alle afspraken kunnen terugvinden, bijvoorbeeld op het intranet of in een Teams-kanaal.

Van losse vragen naar een compact mobiliteitsbeleid

Misschien herken je dat mobiliteit bij jullie vooral bestaat uit “we doen wat we altijd deden”, aangevuld met wat ad-hoc oplossingen. Als secretaresse zit je vaak precies op de plek waar je ziet dat het slimmer kan. Jij merkt de extra administratie, de vragen uit het team en de frustratie die ontstaat wanneer afspraken niet helder zijn.

Een compact mobiliteitsbeleid hoeft geen dik rapport te zijn. Een praktische set afspraken van een paar pagina’s is vaak al genoeg om rust te creëren. Daarin leg je vast welke vervoersvormen wanneer worden gebruikt, wie waarvoor in aanmerking komt, hoe declaraties werken en bij wie medewerkers terechtkunnen met vragen. Zo voorkom je dat ieder MT-lid of iedere manager eigen uitzonderingen gaat creëren.

Belangrijke vragen om intern te stellen

Als je helpt bij het opstellen van zo’n overzicht, zijn dit nuttige vragen om met HR en Finance te bespreken. Welke functies hebben structureel vervoer nodig en welke alleen incidenteel? Hoeveel budget is er beschikbaar voor mobiliteit in brede zin? Is duurzaamheid een expliciet doel, bijvoorbeeld meer fietsgebruik of minder korte autoritten? Hoeveel tijd willen we besteden aan administratie en declaraties? En waar loopt het nu het vaakst mis of ontstaan irritaties?

De antwoorden op deze vragen helpen je om heldere keuzes te formuleren. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat medewerkers binnen een bepaalde straal standaard de fiets of het OV gebruiken, en dat pas vanaf een bepaalde afstand een auto wordt ingezet.

Communicatie: zo krijg je collega’s mee

Een set regels is één ding, maar collega’s meekrijgen is minstens zo belangrijk. Een korte kickoff in het teamoverleg werkt vaak beter dan een lange mail die nauwelijks wordt gelezen. Leg kort uit waarom er afspraken zijn gemaakt, wat er voor medewerkers verandert en waar zij alle informatie kunnen terugvinden.

Laat ruimte voor vragen en verzamel de veelgestelde vragen in een FAQ. Als jij bekendstaat als eerste aanspreekpunt, helpt het enorm als je die FAQ letterlijk naast je hebt liggen. Dat scheelt nadenktijd en zorgt voor consistente antwoorden, ook wanneer een collega-secretaresse een keer de telefoon opneemt.

Jouw rol richting externe partijen en leveranciers

Zodra er sprake is van structureel vervoer, krijg je ook te maken met externe partijen. Denk aan autodealers, leasemaatschappijen, tankpasleveranciers of aanbieders van deelauto’s. Vaak ben jij degene die de praktische communicatie verzorgt: van het doorgeven van kentekens tot het plannen van aflevermomenten.

Daarbij is het handig als je weet wie binnen de organisatie welke beslissingen neemt. Een directielid bepaalt meestal de koers, HR en Finance bewaken beleid en budget, en jij regelt de uitvoering en detailcommunicatie. In de praktijk ben je daarmee de schakel tussen interne wensen en de afspraken die worden gemaakt met een partij als Multilease of een andere mobiliteitsaanbieder.

Checklist voor een soepel traject met leveranciers

Of het nu gaat om leaseauto’s, een fietsregeling of OV-abonnementen, deze checklist helpt je om geen stappen te vergeten.

• Leg vast wie binnen de organisatie mag tekenen voor contracten
• Bepaal wie bevoegd is om bestellingen te plaatsen
• Werk met één vast aanvraagformat voor mobiliteit
  • Naam van de medewerker
  • Functie
  • Startdatum
  • Standplaats
  • Gewenste regeling (auto, OV, fiets, km-vergoeding)
• Spreek af dat er één vast aanspreekpunt is bij de leverancier
• Documenteer afspraken over doorlooptijden
  • Hoe lang duurt het van aanvraag tot aflevering?

Door deze punten vooraf helder te hebben, bespaar je jezelf veel ad-hoc stress en telefoontjes als: “Waar blijft die auto nu eigenlijk?”

Praktische tips om het overzicht te bewaren

Een simpel maar actueel overzicht is vaak waardevoller dan een geavanceerde tool die niemand bijhoudt. Veel secretaresses kiezen daarom voor een goed ingerichte Excel of een overzicht in SharePoint of Microsoft Teams. Zolang duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het bijwerken, blijft zo’n overzicht overzichtelijk en bruikbaar.

Handige kolommen zijn bijvoorbeeld:

• Naam van de medewerker
• Type regeling
  • Auto
  • OV
  • Fiets
  • Kilometervergoeding
• Contractdatum
• Einddatum
• Eventuele eigen bijdrage
• Bijzonderheden
  • Laadpas
  • Thuislaadoplossing
  • Overige afspraken

Praktische tip:
Koppel aan dit overzicht een herinnering in je agenda voor het aflopen van contracten of proefperiodes. Zo voorkom je verrassingen vanuit collega’s of leveranciers en houd je grip op de planning.

Administratie en declaraties stroomlijnen

Reiskostendeclaraties kunnen een flinke tijdvreter zijn als iedereen ze anders aanlevert. Maak daarom gebruik van één vast format of formulier. Benoem daarin expliciet welke gegevens verplicht zijn, zoals de datum, het traject, het aantal kilometers, de reden van de reis en eventueel de klantnaam of het projectnummer. Hoe minder jij hoeft na te zoeken, hoe sneller je declaraties kunt afhandelen.

Bespreek daarnaast met een boekhouder of een afdeling Finance hoeveel detail echt nodig is. Soms wordt er standaard te veel informatie gevraagd “voor het geval dat”, terwijl een beperkte set gegevens al ruim voldoende is voor de administratie én de belastingdienst. Dat scheelt tijd voor collega’s én voor jou.

Mobiliteit als extra troef in jouw professionele rol

Wie mobiliteit goed organiseert, valt positief op. Je zorgt niet alleen voor praktische oplossingen, maar draagt ook zichtbaar bij aan kostenbeheersing, tevreden medewerkers en minder onduidelijkheid. Zeker in organisaties waar hybride werken de norm is, wordt een soepel geregelde reis- en autostructuur steeds belangrijker.

Door je licht te verdiepen in de mogelijkheden, gerichte vragen te stellen aan HR en Finance en een paar slimme overzichten te bouwen, maak jij van een rommelig onderwerp een professioneel geregelde dienst. Dat geeft rust op de werkvloer én versterkt jouw positie als onmisbare spil binnen de organisatie.